Plan intégré de vérification et d’évaluation axé sur les risques 2016-2021
Table des matières
- Sommaire
- Contexte de planification
- Approche de planification
- Résumé du plan de vérification et d’évaluation
- Annexe A. Plan de vérification et d’évaluation détaillé
- Annexe B. Priorités en matière de vérification et d’évaluation
- Annexe C. Univers de vérification et d’évaluation
1. Sommaire
1.1 Introduction
Le présent document expose le Plan intégré de vérification et d’évaluation axé sur les risques (PVEAR) du Commissariat au lobbying du Canada (CAL) pour une période de cinq ans (de 2016-2017 à 2020 2021). Le PVEAR a pour objectif d’affecter les ressources aux secteurs qui présentent les risques les plus importants et qui sont prioritaires pour le CAL, et aussi de satisfaire aux exigences des politiques du Conseil du Trésor (CT) en matière de vérification interne et d’évaluation.
L’approche axée sur les risques cerne les secteurs les plus importants afin de respecter les priorités organisationnelles tout en équilibrant les ressources de sorte qu’elles sont utilisées de façon efficiente et efficace pour les activités relatives à l’assurance et offrent le plus grand avantage au CAL.
En tant qu’agent du Parlement, le CAL est indépendant du gouvernement et n’est pas soumis à la supervision du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Par conséquent, il estime que ses mécanismes de surveillance interne (y compris les vérifications internes et les évaluations) revêtent une importance majeure pour s’assurer que des méthodes de gestion appropriée ont été mises en place.
1.2 Vérifications et évaluations proposées
La portée de la vérification et de l’évaluation proposées dans le PVEAR vise à atteindre un judicieux équilibre entre plusieurs besoins et facteurs dans le contexte des contraintes budgétaires, et prévoit l’exécution d’un à deux projets par année. Le plan quinquennal tient compte de l’harmonisation nécessaire avec les risques et les priorités de l’organisation.
| Année | Nom du projet de vérification | Entité principale | Budget estimatif |
|---|---|---|---|
| 2016-2017 | Évaluation de la sensibilisation et de l’éducation | Sensibilisation et éducation | $60 000 |
| 2017-2018 | Vérification de suivi à la vérification du Système d’enregistrement des lobbyistes de 2013 | Enregistrements et services à la clientèle | $25 000 |
| Évaluation du Système d’enregistrement des lobbyistes | $50 000 | ||
| 2018-2019 | Vérification de la technologie de l’information, de la gestion de l’information et de la sécurité | Services internes | $75 000 |
| 2019-2020 | Vérification des activités de conformité et des mesures d’application de la loi | Examens et enquêtes | $60 000 |
| 2020-2021 | Vérification des services internes | Services internes | $50 000 |
2. Contexte de planification
2.1 Contexte
Le commissaire au lobbying est l’agent du Parlement chargé de l’application de la Loi sur le lobbying (la Loi). Celle-ci vise à améliorer la transparence et la reddition de comptes à l’égard des communications entre les lobbyistes et les titulaires d’une charge publique fédérale et à accroître la confiance des Canadiens et Canadiennes en l’intégrité du processus décisionnel du gouvernement. Les pouvoirs du commissaire au lobbying découlent de la Loi et son mandat est le suivant :
- établir et maintenir le Registre des lobbyistes, qui contient et met à la disposition du public les renseignements divulgués par les lobbyistes lors de leur enregistrement;
- élaborer et mettre en œuvre des programmes éducatifs pour faire connaître les exigences de la Loi;
- entreprendre des examens administratifs et des enquêtes pour veiller à l’application de la Loi et du Code de déontologie des lobbyistes (le Code).
En vertu de la Loi, le commissaire au lobbying peut également accorder une exemption aux anciens titulaires d’une charge publique désignée auxquelles on interdit d’exercer des activités de lobbying pour une période de cinq ans.
Le CAL vise le résultat stratégique suivant : la transparence et l’obligation de rendre compte des activités de lobbying effectuées auprès des titulaires de charge publique contribuent à inspirer confiance à l’égard de l’intégrité des décisions prises par le gouvernement.
Trois programmes appuient la réalisation du mandat et des résultats stratégiques. Ces programmes et leurs résultats attendus sont indiqués ci-après :
- Éducation et recherche
- Les lobbyistes, leurs clients, les titulaires d’une charge publique et le public sont au courant des exigences de la Loi.
- Enregistrement des lobbyistes
- Les lobbyistes peuvent s’enregistrer conformément aux exigences de la Loi sur le lobbying.
- Les Canadiens ont accès à de l’information sur les activités de lobbying.
- Examens et enquêtes
- Les infractions soupçonnées, présumées ou connues à la Loi sur le lobbying et au Code de déontologie des lobbyistes font l’objet d’un examen ou d’une enquête et des mesures appropriées sont prises pour assurer la conformité.
- Les exemptions de l’interdiction quinquennale d’exercer des activités de lobbying sont accordées ou refusées de manière à respecter l’esprit de la Loi sur le lobbying.
- Les renseignements contenus dans les rapports mensuels de communications fournis au Commissariat au lobbying sont exacts et complets.
2.2 Priorités du gouvernement
Comme on pouvait s’y attendre, les priorités du gouvernement du Canada sont assez vastes et, dans une certaine mesure, soumises à certaines fluctuations dans le contexte mondial complexe. Les restrictions budgétaires, Objectif 2020 et la résultologie sont des priorités gouvernementales qui touchent le mandat du CAL.
Restrictions budgétaires
Le gouvernement actuel a établi certaines priorités de premier plan qui devraient exiger des investissements substantiels, tout en indiquant son intention d’atteindre l’équilibre budgétaire d’ici 2019 2020 et de continuer à réduire le ratio de la dette au PIB. Dans ce contexte, il est raisonnable de présumer que les restrictions budgétaires actuelles demeureront une réalité au cours des années à venir.
Objectif 2020
Objectif 2020 établit la vision d’un service public de classe mondiale outillé pour servir le Canada et les Canadiens maintenant et à l’avenir. La fonction publique aura la réputation de faire collaborer les personnes les plus compétentes avec les citoyens, d’utiliser intelligemment les nouvelles technologies et de produire les meilleurs résultats possible, à l’aide de processus, de structures et de systèmes efficaces, inter-reliés et adaptables. L’objectif premier de la fonction publique est d’améliorer la vie de nos concitoyens et d’assurer un avenir prospère pour notre pays.
La vision d’Objectif 2020 énonce quatre principes directeurs pour examiner comment nous accomplissons notre travail dans la fonction publique fédérale :
- Un environnement axé sur l’ouverture et la collaboration qui mobilise les citoyens et les partenaires dans l’intérêt public.
De concert avec… - Une approche pangouvernementale qui améliore la prestation de services et permet d’optimiser les ressources.
Grâce à… - Un milieu de travail moderne qui utilise intelligemment les nouvelles technologies pour faciliter le réseautage, l’accès aux données et le service à la clientèle.
Et… - Un effectif compétent, confiant et très performant, qui adopte de nouvelles méthodes de travail et qui met à contribution la diversité des talents pour répondre aux besoins en évolution du pays.
Le mandat du CAL est d’assurer la transparence et l’obligation de rendre compte des activités de lobbying auprès de titulaires d’une charge publique pour inspirer confiance en l’intégrité des décisions prises par le gouvernement. La demande de mécanismes de responsabilité et de transparence est en hausse au Canada. Ce phénomène s’inscrit dans la tendance mondiale à l’augmentation du nombre de bureaux de lobbyistes ou de processus d’enregistrement dans tous les paliers de gouvernement. Une fonction publique considérée comme une référence à l’échelle internationale devrait donc prévoir des mécanismes dans le mandat du CAL et par conséquent, celui-ci est tout à fait pertinent à la vision d’Objectif 2020.
Résultologie
La résultologie vise à mesurer les progrès réalisés par un gouvernement quant au respect de ses promesses. Cette approche de gestion fondée sur les résultats constitue l’une des priorités de premier plan du gouvernement actuel.
2.3 Résultat stratégique et priorités opérationnelles du CAL
Dans son Rapport sur les plans et les priorités (RPP) de 2016-2017, le CAL présente son résultat stratégique ainsi : « La transparence et l’obligation de rendre compte des activités de lobbying effectuées auprès des titulaires d’une charge publique contribuent à inspirer confiance à l’égard de l’intégrité des décisions prises par le gouvernement. »
Telles qu’énoncées dans le RPP de 2016-2017, les priorités opérationnelles du CAL sont les suivantes :
- moderniser l’application du Système d’enregistrement des lobbyistes (SEL);
- évaluer et accroître l’efficacité du programme de sensibilisation et d’éducation;
- améliorer les processus de vérification de la conformité;
- mettre en œuvre la stratégie de gestion de l’information/technologie de l’information (GI/TI) en transférant le reste de l’infrastructure de TI du CAL au même fournisseur de services que pour le SEL.
2.4 Principaux risques organisationnels
De mai à juillet 2016, le CAL a entrepris un exercice de mise à jour de son profil de risques organisationnels afin de cerner, de mettre à jour et d’évaluer les principaux risques. Le profil des risques jette les bases d’une gestion et d’une atténuation des risques efficaces, et contribue à éclairer les décisions et la planification de l’organisation. Les sept risques suivants ont été cernés par la direction.
| Secteur fonctionnel | Risque |
|---|---|
| Opérationnel | Le CAL pourrait ne pas être suffisamment pro-actif dans ses efforts pour sensibiliser les personnes susceptibles de ne pas respecter la Loi ou le Code. |
| Gouvernance | Le commissaire, en tant qu’administrateur général, pourrait ne pas être en mesure d’assurer le fonctionnement efficace et efficient du CAL avec les ressources disponibles. |
| Le CAL pourrait ne pas être en mesure de définir et mesurer les progrès réalisés par rapport à son mandat. | |
| Ressources humaines | Le CAL pourrait ne pas être en mesure d’attirer et de maintenir en poste les bonnes personnes possédant les combinaisons appropriées de connaissances. |
| Gestion et technologie de l’information | Les systèmes d’information actuels pourraient ne pas être optimisés pour appuyer les opérations courantes. |
| Le CAL pourrait ne pas avoir accès à l’expertise nécessaire à la poursuite de la maintenance appropriée du SEL et des autres systèmes. | |
| La mémoire organisationnelle du CAL pourrait ne pas être conservée de façon efficace. |
3. Approche de planification
3.1 Principales exigences en matière de vérification et d’évaluation
Un certain nombre de politiques du Conseil du Trésor (CT) ainsi que de directives et lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) déterminent les exigences et les pratiques exemplaires aux fins de la planification, de la vérification et de l’évaluation au sein du gouvernement fédéral.
3.1.1. Politique sur l’évaluation du Conseil du Trésor
Au gouvernement du Canada, l’évaluation consiste en la collecte et l’analyse systématiques de données probantes sur les résultats des programmes afin d’en évaluer la pertinence et le rendement et de trouver d’autres modes de prestation ou d’autres façons d’obtenir les mêmes résultats.
Conformément à la Politique sur l’évaluation du CT, les institutions fédérales sont tenues de préparer un plan d’évaluation quinquennal continu et de le mettre à jour chaque année. Conformément à la Directive sur la fonction d’évaluation du CT, les plans d’évaluation doivent :
- respecter et appuyer la Structure de gestion, des ressources et des résultats du ministère;
- appuyer les exigences du Système de gestion des dépenses, y compris les examens stratégiques;
- comprendre toutes les dépenses de programmes directes, à l’exception des subventions et des contributions;
- comprendre tous les programmes de subventions et de contributions dont leur ministère est responsable, comme le stipule le paragraphe 42.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques;
- comprendre le volet administratif des principales dépenses législatives;
- comprendre les programmes qui prennent fin automatiquement après une période déterminée, à la demande du secrétaire du Conseil du Trésor, après consultation auprès de l’administrateur général touché;
- comprendre des évaluations distinctes, à la demande du secrétaire du Conseil du Trésor, après consultation auprès de l’administrateur général touché.
3.1.2 Plan de vérification interne et d’évaluation
Les vérifications internes et les évaluations fournissent des conclusions indépendantes, objectives et consignées par écrit sur l’efficacité des processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance. L’accent est mis sur tous les systèmes, les processus et les pratiques de gestion, y compris l’intégrité de l’information financière et non financière. Les services de certification de la vérification interne fournissent des opinions fondées sur des données probantes quant à la mesure dans laquelle le système de contrôle interne est approprié et appuie le respect des impératifs suivants de manière efficace :
- la réalisation des objectifs opérationnels;
- la protection des biens;
- l’efficacité et l’efficience des opérations;
- la fiabilité et l’intégrité de l’information financière et opérationnelle;
- la conformité aux différentes lois, politiques et lignes directrices.
Conformément à la politique du CT, les plans de vérification interne et d’évaluation doivent couvrir les secteurs à risque et à importance plus élevés. Le plan de vérification interne et d’évaluation doit aussi présenter les caractéristiques suivantes :
- être axé sur les risques;
- être examiné par le Comité de vérification;
- se concentrer principalement sur la prestation de services de certification;
- s’appuyer sur un horizon pluriannuel;
- traiter les risques et les vérifications internes désignés par le contrôleur général dans le cadre de la couverture pangouvernementale;
- soutenir le rapport annuel global d’assurance sur l’état des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de l’organisation.
3.2 Approche de planification
La méthode sur laquelle s’appuie ce plan est fondée sur le Cadre de référence international des pratiques professionnelles de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes (Institute of Internal Auditors (IIA)). Le PVEAR a été élaboré à l’aide de l’approche décrite dans l’illustration suivante :
Approche de planification de la vérification et de l’évaluation axée sur les risques
- Définition de l'univers de vérification et d'évaluation
- AAP harmonisée
- Définit la portée possible de l’activité de vérification interne et d’évaluation
- Détermination des entités « vérifiables » ou « évaluables »
- Analyse de l’environnement de l’univers de vérification et d’évaluation
- Consultations stratégiques avec le commissaire, la haute direction et le président du Comité de vérification
- Examen des principaux documents (p. ex. AAP, RPP, PRO)
- Tirer profit du récent profil de risques organisationnels
- Priorisation des entités de l’univers de vérification et d’évaluation
- Approche fondée sur des critères adaptés au contexte pour chaque entité de l’univers
- Exposition au risque – 40 %
- Importance – 60 %
- Sélection de projets et élaboration du plan
- Tenir compte de la faisabilité, des vérifications antérieures, des évaluations et d’autres évaluations
- Tenir compte des ressources disponibles, du délai, de la portée des objectifs
- Mettre à jour annuellement
3.2.1 Définition de l’univers de la vérification et de l’évaluation
L’univers de vérification et d’évaluation définit la portée possible des missions proposées et comprend les entités individuelles de l’univers qui peuvent faire l’objet d’une vérification interne ou d’une évaluation. Afin d’assurer l’harmonisation entre l’objet des projets de vérification interne et d’évaluation et la structure opérationnelle du CAL, les entités de l’univers ont été alignées sur les services internes et les programmes du CAL, qui figurent dans l’Architecture d’alignement des programmes 2016-2017 (AAP).
Le tableau suivant présente l’univers de vérification et d’évaluation du CAL. L’Annexe C présente un sommaire plus détaillé de chacun des éléments.
| Programme | Entités de l’univers de vérification et d’évaluation | ||
|---|---|---|---|
| 1. Registre des lobbyistes | Maintenance du Système d’enregistrement des lobbyistes (SEL) et services d’enregistrement | ||
| Services consultatifs à la clientèle | |||
| 2. Sensibilisation et éducation | Sensibilisation et éducation | ||
| 3. Conformité et application de la loi | Enquêtes et examens administratifs dans les cas présumés de non-conformité | ||
| Examen des demandes d’exemption | |||
| Vérification de la conformité | |||
| 4. Services internes | Gestion des ressources humaines | Gestion de l’information | Technologie de l’information |
| Gestion de la sécurité | Gestion financière | Contrats et approvisionnement | |
3.2.2 Analyse environnementale
Une analyse environnementale approfondie a été réalisée en vue de mettre à jour le profil de risques organisationnels (PRO) du CAL en mai et juin 2016. Cet exercice donne un portrait fidèle et à jour des conditions opérationnelles et des risques au CAL en date du mois de juillet 2016. Elles constituent le fondement de l’analyse des risques qui a été effectuée pour chaque volet de l’univers de vérification.
Le Comité de vérification a formulé des commentaires lors de la réunion du 8 juillet 2016 visant à cerner les changements organisationnels, les principaux risques auxquels les activités sont exposées et les domaines dans lesquels la vérification interne ou l’évaluation pourraient présenter la plus grande valeur à l’appui de la réalisation des objectifs organisationnels. Des discussions de suivi ont eu lieu avec le directeur des finances et adjoint au dirigeant principal des finances afin d’examiner l’analyse des risques initiale pour chaque volet de l’univers de vérification. Le 10 août 2016, l’équipe de direction a révisé l’analyse complète et la classification des risques afin de garantir que l’ensemble des considérations liées aux risques avaient été prises en compte.
3.2.3 Priorisation des entités de l’univers de vérification et d’évaluation
En ce qui concerne les opérations du CAL, la priorisation générale des entités de l’univers de vérification et d’évaluation a compris la prise en compte du risque inhérent, soit le risque engendré par l’absence de contrôles ou de mesures d’atténuation, et le risque résiduel, soit le risque qui subsiste après que des contrôles ont été envisagés. Chaque entité de l’univers de vérification a été classée par ordre de priorité en fonction de deux critères : l’exposition au risque et l’importance. Chaque critère a été évalué et pondéré en fonction de l’importance relative de trois sous-éléments, à savoir :
Exposition au risque
- examen du profil de risque organisationnel et consultations;
- degré et caractère récent des changements;
- complexité, dépendances et exigences prévues par la Loi.
Importance
- importance relative (budget de l’entité : faible = <100 000 $; moyenne = >100 000 $, mais <400 000 $; élevée = >400 000 $);
- sensibilité et visibilité;
- lien avec le mandat.
Ensemble, ces critères ont été utilisés pour dégager une priorité pondérée totale à partir de laquelle une liste préliminaire des priorités de l’univers de vérification a été dressée. Puis, la récente activité de vérification de l’entité a été prise en compte avant d’exiger une cote de vérification. Une liste préliminaire a été établie, qui énumérait les priorités de vérification par ordre d’importance, dont les détails figurent à l’Annexe B.
3.2.4 Sélection des projets et élaboration du plan
L’équipe de projet a sélectionné des projets de vérification et d’évaluation à inclure dans le PVEAR quinquennal. À cette fin, les priorités de vérification les plus élevées relevées ont servi de point de départ, et fourni la principale, mais non la seule, considération pour la sélection des projets. L’équipe a examiné les entités dont la priorité était la plus élevée par rapport à diverses contraintes et opportunités, parmi lesquelles :
- le budget pour les ressources affectées à la vérification interne et à l’évaluation au cours de la période de cinq ans;
- la faisabilité de l’exécution d’une vérification ou d’une évaluation;
- les autres examens de surveillance (évaluations, vérifications du Bureau du vérificateur général [BVG]);
- les projets de vérification obligatoires (suivis, BVG et obligations de la Commission de la fonction publique pour les vérifications horizontales);
- les demandes de la direction;
- le Comité de vérification et d’évaluation et l’orientation de la haute direction.
Lors de la mise au point du PVEAR, des mesures ont été prises afin de s’assurer que l’univers de vérification et d’évaluation a été couvert de manière appropriée.
4. Résumé du plan de vérification et d’évaluation
La portée de la vérification et de l’évaluation proposée par le PVEAR vise à établir un juste équilibre entre diverses exigences et considérations dans le contexte des contraintes budgétaires et prévoit la réalisation d’un ou deux projets par année. Le plan quinquennal tient compte de l’harmonisation nécessaire avec les risques et les priorités de l’organisation. L’Annexe B présente un survol de l’évaluation des risques des éléments de l’univers du CAL.
Il est prévu que le CAL réussira à respecter ses plus hautes priorités de vérification et d’évaluation au cours de la période de planification de cinq ans. Lorsque la faisabilité ou la valeur de la conduite ou de la poursuite d’un projet de vérification ou d’évaluation est remise en question, en raison de facteurs tels que des changements importants, de nouvelles priorités ou d’un manque de ressources ou d’expertise en la matière, le commissaire adjoint portera cette situation à l’attention du Comité de vérification et d’évaluation aux fins d’examen officiel et d’approbation.
À ce jour, le CAL a réalisé les vérifications suivantes :
- Vérification de l’enregistrement et des services à la clientèle, et du Système d’enregistrement des lobbyistes du CAL;
- Vérification de la dotation (Commission de la fonction publique);
- Vérification des contrats et de l’approvisionnement;
- Vérification des contrôles internes en matière de rapports financiers pour des dépenses sélectionnées;
- Évaluation des menaces et des risques.
Le tableau suivant résume l’ensemble des projets de vérification et d’évaluation prévus au cours des cinq prochaines années. Il est structuré en fonction de l’univers de vérification et d’évaluation. Un survol plus détaillé des entités de l’univers de vérification et d’évaluation est présenté à l’Annexe C.
| Univers du risque | Évaluation du risque | Calendrier | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2016-2017 | 2017-2018 | 2018-2019 | 2019-2020 | 2020-2021 | ||
| 1. Registre des lobbyistes | ||||||
| 1.1 Maintenance du Système d’enregis- trement des lobbyistes (SEL) | Élevé |
Vérification de suivi – Vérification de 2013 de l’enregistrement et des services à la clientèle, et du Système d’enregistrement des lobbyistes du CAL Évaluation du Système d’enregistrement des lobbyistes, du processus d’enregistrement et des services à la clientèle |
||||
| 1.2 Services consultatifs à la clientèle | Modéré |
Vérification de suivi – Vérification de 2013 de l’enregistrement et des services à la clientèle, et du Système d’enregistrement des lobbyistes du CAL Évaluation du Système d’enregistrement des lobbyistes, du processus d’enregistrement et des services à la clientèle |
||||
| 2. Sensibilisation et éducation | ||||||
| 2.1 Sensibili- sation et éducation | Élevé | Évaluation de la sensibili- sation et de l’éducation | ||||
| 3. Conformité et application de la loi | ||||||
| 3.1 Enquêtes et examens administratifs des cas présumés de non-conformité | Élevé | Vérification de la conformité et de l’application de la loi | ||||
| 3.2 Examen des demandes d’exemption | Faible | Vérification de la conformité et de l’application de la loi | ||||
| 3.3 Vérification de la conformité | Faible | Vérification de la conformité et de l’application de la loi | ||||
| 4. Services internes | ||||||
| 4.1 Gestion des ressources humaines | Faible | Vérifi- cation des services internes | ||||
| 4.2 Gestion de l’information | Faible | Vérification de la technologie de l’information, de la gestion de l’information et de la sécurité | ||||
| 4.3 Technologie de l’information | Élevé | Vérification de la technologie de l’information, de la gestion de l’information et de la sécurité | ||||
| 4.4 Gestion de la sécurité | Faible | Vérification de la technologie de l’information, de la gestion de l’information et de la sécurité | ||||
| 4.5 Gestion financière | Faible | Vérifi- cation des services internes | ||||
| 4.6 Contrats et approvi- sionnement | Faible | Vérifi- cation des services internes | ||||
Annexe A. Plan de vérification et d’évaluation détaillé
A.1 Plan de vérification interne et d’évaluation détaillé
Le tableau suivant présente l’objectif, la portée et la justification de chacun des projets de vérification et d’évaluation de 2016 à 2021. Il convient de noter que la portée, les objectifs et les budgets estimés finaux des projets de vérification et d’évaluation sont sujets à confirmation dans le cadre de l’étape de planification détaillée de chaque projet.
| Année | Nom du projet de vérification | Entité principale | Budget estimatif | Portée, objectif et justification de la vérification |
|---|---|---|---|---|
| 2016-2017 | Évaluation de la sensibilisation et de l’éducation | Sensibilisation et éducation | 60 000 $ |
Portée : Efforts pour informer les déclarants potentiels au sujet des exigences liées à la Loi sur le lobbying et au Code. Objectif : Évaluer l’efficacité des éléments suivants :
Justification : Si le CAL ne joue pas un rôle proactif dans la sensibilisation des groupes qui ne sont pas déjà enregistrés, mais qui sont susceptibles de se livrer à des activités de lobbying, il risque de manquer l’occasion de cerner les activités non conformes et, par conséquent, de réduire l’efficacité de ses efforts axés sur la conformité. |
| 2017-2018 | Vérification de suivi – Vérification de 2013 de l’enregistrement et des services consultatifs à la clientèle, et du Système d’enregistrement des lobbyistes du CAL | Système d’enregistrement des lobbyistes et services consultatifs à la clientèle | 25 000 $ |
Portée : Services liés à l’enregistrement, aux rapports mensuels de communication et à la formation des employés afin de traiter les demandes générales des lobbyistes, des médias et du grand public, y compris sur la façon d’interpréter la Loi. Objectif : Contrôler la mise en œuvre des recommandations issues de la vérification de 2013 de l’enregistrement et des services à la clientèle ainsi que du Système d’enregistrement des lobbyistes du CAL, afin de déterminer si le cadre de gouvernance des TI ainsi que les contrôles et les pratiques de gestion liées au Système d’enregistrement des lobbyistes sont adéquats pour fournir de l’information fiable et en temps opportun, compte tenu des améliorations majeures qui seront apportées au SEL en 2016-2017. Justification : Le fonctionnement efficace et efficient du Système d’enregistrement des lobbyistes est essentiel à la réalisation du mandat du CAL, soit de fournir un environnement transparent aux lobbyistes pour enregistrer leurs activités. Les ressources humaines et financières (y compris les fonds de TI) affectées à l’enregistrement et à la maintenance du SEL représentent une part importante du budget global du CAL. |
| 2017-2018 | Évaluation du Système d’enregistrement des lobbyistes, du processus d’enregistrement et des services à la clientèle | Système d’enregistrement des lobbyistes et services consultatifs à la clientèle | 50 000 $ |
Portée : Services liés à l’enregistrement, aux rapports mensuels de communication et à la formation des employés afin de traiter les demandes générales des lobbyistes, des médias et du grand public, y compris sur la façon d’interpréter la Loi. Objectif : Évaluer la mesure dans laquelle le Système d’enregistrement des lobbyistes, le processus d’enregistrement et les services à la clientèle contribuent à l’atteinte du résultat stratégique du CAL, soit « la transparence et l’obligation de rendre compte des activités de lobbying effectuées auprès des titulaires d’une charge publique désignée contribuent à inspirer confiance à l’égard de l’intégrité des décisions prises par le gouvernement », tout en mettant l’accent sur le rendement des programmes. Les critères d’évaluation peuvent inclure :
Justification : Conformément à la priorité actuelle du gouvernement en matière de « résultologie », cette évaluation s’aligne sur un plan d’action plus vaste du gouvernement en matière de gestion fondée sur les résultats. |
| 2018-2019 | Vérification de la technologie de l’information, de la gestion de l’information et de la sécurité | Technologie de l’information, gestion de l’information et sécurité | 75 000 $ |
Portée : Pratiques de gestion liées à la technologie de l’information, la gestion de l’information et la sécurité. Objectif : Déterminer si le cadre de contrôle de la gestion du CAL est efficace pour régir la gestion de ses activités de TI et de GI conformément aux objectifs organisationnels et aux exigences législatives. Justification : La capacité du CAL à gérer les ressources et la stratégie de TI exerce une influence directe sur le SEL, qui constitue le moteur des activités d’enregistrement essentielles au respect des exigences prévues par la Loi sur le lobbying. Le degré de changement et de complexité de la TI est intrinsèquement élevé. La gestion de l’information est essentielle à la capacité du CAL à faire preuve de diligence raisonnable dans le cadre de ses enquêtes. |
| 2019-2020 | Vérification de la conformité et de l’application de la loi |
Enquêtes administratives des évaluations des cas présumés de non-conformité Examen des demandes d’exemption Vérification de la conformité |
60 000 $ |
Portée : Pratiques de gestion liées aux enquêtes administratives des évaluations des cas présumés de non-conformité, aux examens des demandes d’exemption et à la vérification de la conformité. Objectif : Garantir que le CAL a mis en place un cadre de contrôle global et efficace afin d’assurer le respect de la Loi sur le lobbying, en prenant compte des éléments suivants : Un cadre global des contrôles de gestion pour les activités d’application de la loi a-t-il été établi? Les mesures d’application de la loi sont-elles prises de façon cohérente, et ce, conformément aux exigences prévues par la Loi sur le lobbying? Les mesures d’application de la loi sont-elles efficaces? Justification : Les activités d’application de la loi efficaces et cohérentes alignées sur la Loi sur le lobbying sont essentielles à la réalisation du mandat du CAL. |
| 2020-2021 | Vérification des services internes |
Gestion des ressources humaines Gestion financière Contrats et approvisionnement |
50 000 $ |
Portée : Pratiques de gestion et évaluation des contrôles liés aux ressources humaines, à la gestion financière ainsi qu’aux contrats et à l’approvisionnement. Objectif : Déterminer si les pratiques et les contrôles de gestion relatifs aux ressources humaines, à la gestion financière, aux contrats et à l’approvisionnement sont alignés sur les attentes de la Politique sur le contrôle interne et appuient le CAL de façon adéquate dans la réalisation de son mandat. Justification : La Politique sur le contrôle interne requiert que les risques relatifs à la gérance des ressources publiques soient gérés adéquatement grâce à des contrôles internes efficaces, y compris les contrôles internes en matière de rapports financiers. L’alignement sur les attentes de la Politique peut assurer à la direction du CAL que la gestion financière, les ressources humaines, les contrats et l’approvisionnement sont bien administrés. |
A.2 Ressources de vérification et d’évaluation
Le tableau suivant présente des estimations, par exercice, des ressources requises pour mener à bien les missions de vérification et d’évaluation proposées. Les ressources réelles attribuées à chaque mission peuvent varier selon la portée du projet.
| Missions de vérification et d’évaluation du CAL | 2016-2017 | 2017-2018 | 2018-2019 | 2019-2020 | 2020-2021 |
|---|---|---|---|---|---|
| Évaluation de la sensibilisation et de l’éducation | 60 000 $ | ||||
| Vérification de suivi – Vérification de 2013 de l’enregistrement et des services consultatifs à la clientèle, et du Système d’enregistrement des lobbyistes du CAL | 25 000 $ | ||||
| Évaluation du Système d’enregistrement des lobbyistes, du processus d’enregistrement et des services à la clientèle | 50 000 $ | ||||
| Vérification de la technologie de l’information, de la gestion de l’information et de la sécurité | 75 000 $ | ||||
| Vérification de la conformité et de l’application de la loi | 60 000 $ | ||||
| Vérification des services internes | 50 000 $ |
Annexe B. Priorités en matière de vérification et d’évaluation
B.1 Critères de priorisation
Le PVEAR cible les secteurs à risque élevé. Les critères suivants servent à évaluer le risque global associé à chaque volet de l’univers de vérification.
| Risque | Importance |
|---|---|
| Incidence sur les activités 50 % |
Importance relative 20 % |
| Complexité et dépendance 25 % |
Sensibilité 40 % |
| Changement 25 % |
Lien avec le mandat 40 % |
| 40 % | 60 % |
| Incidence sur les activités (50 %)
Fondés sur les échelles de risque d’incidence du CAL, ces critères permettent d’évaluer les répercussions du volet de l’univers de vérification sur l’ensemble des activités (c.-à-d. l’incidence sur les objectifs du CAL si l’univers de vérification présente des problèmes). Dans le cas du CAL, les volets qui ont le plus d’influence sur l’ensemble des secteurs de l’organisation ont obtenu la cote de 10 et les autres volets ont reçu la cote de 5, ayant une incidence directe sur les objectifs (analyse de 2016). |
1=Faible 5=Modéré 10=Élevé/extrême |
| Complexité et dépendance (25 %)
Plus un secteur est complexe et interdépendant, plus la coordination requise est importante et le risque inhérent élevé. Les secteurs qui exigent un niveau de jugement élevé en matière de prise de décisions ou de connaissances et d’infrastructures spécialisées sont plus complexes et présentent un risque inhérent plus élevé. |
1=Faible 5=Modéré 10=Élevé/extrême |
| Changement (25 %)
Les conséquences des changements comprennent l’ampleur, l’historique et l’échéancier des changements. Les changements envisagés comprennent la loi, les règlements et les politiques internes, la structure de gouvernance, le personnel, le financement, la restructuration opérationnelle et la nouvelle technologie et les nouveaux systèmes. |
1 = Aucun changement apporté/prévu 5 = Quelques changements importants 10 = Changements très importants |
| Dans le contexte du CAL, la pondération de la complexité et la dépendance et du changement était la même (50 %) que pour les répercussions sur les activités (50 %). Les vérifications et les évaluations doivent donc cibler les secteurs qui auraient une forte incidence sur les activités. Les activités sont directement liées au mandat du CAL. La complexité et le changement augmentent d’autant plus le risque global et rehaussent le profil des secteurs, plus particulièrement celui des secteurs essentiels aux activités. | |
| Importance relative (20 %)i Ce critère vise à examiner le modèle d’établissement des coûts pour les dépenses dans un volet de l’univers de vérification. Autrement dit, toutes les dépenses et le salaire du personnel qui travaille dans le secteur pour réaliser les objectifs sont affectés à la valeur globale des dépenses. |
1 =< 100 000 $ 5 => 100 000 $ et < 400 000 $ 10 => 400 000 $ |
| Sensibilité (40 %)Facteurs et activités externes et internes qui influent sur le programme de gestion et de politique d’une organisation, notamment la visibilité publique, l’influence politique, l’influence sociale, l’examen des médias et les répercussions sur les parties intéressées. | 1 = Faible 5 = Modéré 10 = Élevé |
| Lien avec le mandat (40 %)Toutes les activités liées directement au résultat stratégique du CAL comportent, par définition, des risques élevés, car elles sont essentielles à l’exécution du mandat de l’organisation. Dans le contexte du CAL, les activités qui décrivent directement le mandat en trois volets ont obtenu une cote de 10 (tout comme la technologie de l’information qui fait partie de chacune d’entre elles); tous les autres secteurs ont été définis comme étant liés au mandat (aucun élément n’a aucun lien direct). | 1 = Aucun lien direct avec le mandat 5 = Lien indirect avec le mandat 10 = Lien direct avec le mandat |
| Dans le contexte du CAL, l’importance relative a moins de poids que la sensibilité et le lien avec le mandat, qui ont la même pondération, car le financement et les dépenses sont concentrés sur les salaires du personnel. Le risque de manque de fonds est plus directement lié à la réalisation du mandat du CAL et à la perception qu’en a le public. | |
Tous les critères se fondent sur une échelle de trois (3) points équidistants, 1, 5 et 10 points, selon les descriptions ci-dessus.
Pour déterminer les cotes de priorité des vérifications de chaque entité, l’échelle suivante a été utilisée :
- Faible : <6
- Modérée : 6 à <8
- Élevée : > ou égale à 8
Ensemble, ces critères ont été utilisés pour dégager une priorité pondérée totale à partir de laquelle une liste préliminaire des priorités de l’univers de vérification a été dressée. Ensuite, la récente activité de vérification de l’entité a été prise en compte avant d’exiger une cote de vérification. Une liste préliminaire a été établie, qui énumérait les priorités de vérification par ordre d’importance, dont les détails figurent à l’Annexe B.
Lors de l’élaboration du plan, chaque entité de l’univers a été évaluée par rapport au champ d’application de l’évaluation indiqué et la valeur perçue de l’information obtenue par la direction pour accroître l’efficacité et l’efficience des activités du CAL.
B.2 Priorisation des projets de vérification interne
Le tableau suivant fournit une analyse complète de l’exposition au risque, de l’importance et de l’étendue des vérifications récentes pour chaque activité comprise dans l’univers de vérification. Cette analyse permet de s’assurer que le PVEAR visera les secteurs à risque élevé et les sources de difficulté pour la direction.
| Priorisation des vérifications 2016-2021 | Vérifications et évaluations proposées pour 2016-2021 | |
|---|---|---|
| Exigence en matière de vérifications et justification | ||
| 1. Registre des lobbyistes | ||
| 1.1 Maintenance du Système d’enregistrement des lobbyistes (SEL) |
Exigence en matière de vérification : élevée Le risque global est élevé puisque le fonctionnement efficace et efficient du Système d’enregistrement des lobbyistes est essentiel à la réalisation du mandat du CAL, soit de fournir un environnement transparent aux lobbyistes pour enregistrer leurs activités. Les ressources humaines et financières (y compris les fonds de TI) affectées à l’enregistrement et à la maintenance du SEL représentent une part importante du budget global du CAL. |
Vérification de suivi – Vérification de 2013 de l’enregistrement et des services consultatifs à la clientèle, et du Système d’enregistrement des lobbyistes du CAL Évaluation du Système d’enregistrement des lobbyistes, du processus d’enregistrement et des services à la clientèle |
| 1.2 Services consultatifs à la clientèle |
Exigence en matière de vérification : modérée Le risque global est modéré, car la Direction de l’enregistrement constitue le premier point de contact pour la plupart des demandes externes; toutefois, les demandes plus délicates et complexes relèvent généralement du SEL et de l’enregistrement. Bien que les autres services consultatifs à la clientèle soient directement liés au maintien du mandat du CAL, davantage d’efforts sont axés sur l’enregistrement. |
Vérification de suivi – Vérification de 2013 de l’enregistrement et des services consultatifs à la clientèle, et du Système d’enregistrement des lobbyistes du CAL Évaluation du Système d’enregistrement des lobbyistes, du processus d’enregistrement et des services à la clientèle |
| 2. Sensibilisation et éducation | ||
| 2.1 Sensibilisation et éducation |
Exigence en matière de vérification : élevée Les activités de sensibilisation et d’éducation représentent l’un des trois volets du mandat du CAL. Ce volet bénéficie d’une grande visibilité auprès du public. Bien que les résultats des efforts de sensibilisation n’ont généralement pas d’influence sur les activités liées à la politique et la conformité du CAL, la réponse du public aux communications externes à une incidence sur le risque à la réputation. |
Évaluation de la sensibilisation et de l’éducation |
| 3. Conformité et application de la loi | ||
| 3.1 Enquêtes et examens administratifs des cas présumés de non-conformité |
Exigence en matière de vérification : élevée Le risque global est élevé, car les enquêtes et les examens permettent de garantir la conformité avec la loi et la réalisation du mandat du CAL. Le degré de changement est modéré étant donné que la Loi et le Code ont subi peu de changements. Certains changements ont toutefois été apportés au système de gestion des cas utilisé pour consigner les enquêtes. La complexité liée à l’interprétation de la Loi peut entraîner un risque plus élevé. Le risque lié aux activités globales est modéré puisque le CAL serait en mesure d’atteindre ses objectifs même si les enquêtes sont suspendues à court terme. Toutefois, à long terme, des résultats dans ce secteur sont nécessaires afin de démontrer sa pertinence. |
Évaluation de la conformité et de l’application de la loi |
| 3.2 Examen des demandes d’exemption |
Exigence en matière de vérification : faible Le risque global est faible étant donné que l’examen des demandes d’exemption est l’un des éléments qui permettent d’assurer la conformité avec la Loi (interdiction quinquennale); toutefois, l’intérêt des médias est principalement axé sur les enquêtes. Le déroulement des examens des demandes d’exemption subit peu de changements d’une année à l’autre. De façon générale, le nombre de demandes augmente uniquement lors des changements de gouvernement. |
Évaluation de la conformité et de l’application de la loi |
| 3.3 Vérification de la conformité |
Exigence en matière de vérification : faible Le risque global est faible. Dans la mesure où environ la moitié des dossiers d’examen et d’enquête sont ouverts à l’interne, la Direction des enquêtes doit être au fait des activités de lobbying grâce à la surveillance de l’environnement externe et des publications des médias. Toutefois, les processus d’exécution demeurent statiques et leur niveau de complexité est relativement faible. La Direction des enquêtes consacre la majeure partie de son temps aux enquêtes et aux examens des demandes d’exemption et, de façon plus limitée mais continue, aux vérifications de la conformité. |
Évaluation de la conformité et de l’application de la loi |
| 4. Services internes | ||
| 4.1 Gestion des ressources humaines |
Exigence en matière de vérification : faible Le risque global est faible. La gestion des ressources humaines est indirectement liée au mandat, mais a une incidence majeure sur les activités, plus particulièrement pour le CAL en tant qu’organisation de petite taille. Un PE est en place avec SPAC (anciennement TPSGC) pour la gestion des services de ressources humaines. Les fonds affectés à ces services ne sont pas significatifs. La sensibilité de la gestion des RH est modérée. Le degré de changement est modéré à la lumière des changements récents à la politique de RH du gouvernement fédéral qui ont engendré une croissance des demandes et un recul du fournisseur de services de RH. |
Vérification des services internes |
| 4.2 Gestion de l’information |
Exigence en matière de vérification : faible Le risque global est faible. Bien que la gestion de l’information ne soit pas directement liée au mandat du CAL et dispose de peu de ressources, elle a toutefois une incidence sur la capacité du CAL à faire preuve de diligence raisonnable lors de ses enquêtes (et à garantir la protection des renseignements). Par conséquent, la GI a une incidence modérée sur les activités. La tendance vers la numérisation et la mise en œuvre imminente de SharePoint entraînent un certain degré de changement. Les considérations liées à la protection de l’information recueillie et utilisée par le CAL font partie de la section « Gestion de la sécurité ». Remarque : Bien que la cote attribuée à ce secteur soit faible, la possibilité que la gestion de l’information constitue un défi dans les années à venir soulève encore certaines préoccupations. La nouvelle stratégie de GI du CAL exigera une attention particulière ainsi que des ressources au cours des prochaines années. |
Vérification de la technologie de l’information, de la gestion de l’information et de la sécurité |
| 4.3 Technologie de l’information |
Exigence en matière de vérification : élevé Le risque inhérent global est élevé puisque la capacité du CAL à gérer la stratégie et les ressources de TI a une incidence directe sur le SEL, qui constitue le moteur des activités d’enregistrement. La TI présente un risque inhérent élevé compte tenu du haut degré de changement et de complexité. La complexité et le changement au sein du CAL sont élevés en raison de la maintenance et du développement du SEL en tant que solution logicielle interne. L’ensemble des secteurs de programme comportent un volet de TI. Par conséquent, celle-ci est directement liée à la réalisation du mandat global. |
Vérification de la technologie de l’information, de la gestion de l’information et de la sécurité |
| 4.4 Gestion de la sécurité |
Exigence en matière de vérification : faible Le risque global est faible. Bien que la nature de ce secteur soit particulièrement délicate en raison de la sécurité de l’information, il s’agit d’un secteur modérément complexe qui subit peu de changements (une nouvelle politique de sécurité existe pour le GC). |
Vérification de la technologie de l’information, de la gestion de l’information et de la sécurité |
| 4.5 Gestion financière |
Exigence en matière de vérification : faible Le risque global est faible en raison du degré modéré de complexité et de sensibilité; toutefois, peu de ressources sont affectées à ce secteur. L’incidence sur les activités (et la réputation) est modérée si les rapports financiers sont manquants ou inexacts. Certains changements sont en cours avec la mise en œuvre du nouveau SAP. |
Vérification des services internes |
| 4.6 Contrats et approvisionnement |
Exigence en matière de vérification : faible Le risque global est faible. Le degré de complexité des pratiques en matière d’approvisionnement ainsi que leur degré de sensibilité inhérent sont modérés, étant assujetties à un examen minutieux. Le CAL dispose de contrats avec des conseillers indépendants qui maintiennent et développent le SEL, qui fait partie intégrante des activités du CAL, bien que peu de ressources soient affectées à la passation et la gestion de ces contrats. |
Vérification des services internes |
i L’importance relative est le terme utilisé pour définir le seuil à partir duquel l’information présentée dans les états financiers est importante pour les décideurs. Un élément d’information ou un groupe d’éléments d’information est important s’il est probable que son omission ou qu’une anomalie à son sujet influence ou modifie une décision. Elle fait appel au jugement en fonction des circonstances.
Annexe C. Univers de vérification et d’évaluation
C.1 Univers de vérification et d’évaluation du CAL
L’univers de vérification et d’évaluation définit la portée possible des activités de vérification interne et d’évaluation et désigne des « entités vérifiables et évaluables » qui peuvent faire l’objet d’une vérification ou d’une évaluation. Le tableau suivant décrit l’univers de vérification et d’évaluation du CAL, et fournit une description de chacune des entités.
| 1. Registre des lobbyistes | |
|---|---|
| Maintenance du Système d’enregistrement des lobbyistes (SEL) |
La Loi sur le lobbying reconnaît que le lobbying auprès du gouvernement fédéral est une activité légitime, mais qu’il doit être exercé de manière transparente. Le Système d’enregistrement des lobbyistes (SEL) tenu par le CAL permet aux personnes qui sont payées pour faire du lobbying auprès de titulaires d’une charge publique de déclarer leurs activités de lobbying. Le CAL examine les enregistrements de tous les lobbyistes pour vérifier s’ils sont complets et les met à la disposition du public au moyen d’un registre électronique, assurant ainsi la transparence des activités de lobbying. Le rendement de ce programme est mesuré au moyen d’indicateurs donnés, comme le pourcentage d’enregistrements traités conformément aux normes de service établies. Aux fins de la présente analyse des risques, les mises à jour de la base de données du SEL pour la maintenance et la mise à niveau des TI sont intégrées à la section « Technologie de l’information ». Toutefois, les activités de maintenance et les changements apportés au SEL pour répondre aux exigences et aux besoins opérationnels (p. ex. améliorer la convivialité pour les utilisateurs finaux ou refléter un changement apporté à la Loi) font partie de ce volet de l’univers de vérification. Ce volet comprend également les salaires et les efforts de la Direction de l’enregistrement visant à répondre aux demandes des lobbyistes concernant l’enregistrement. |
| Services consultatifs à la clientèle |
La Direction de l’enregistrement constitue généralement le premier point de contact pour les lobbyistes qui utilisent le SEL et pour les membres du grand public qui soumettent des demandes ou effectuent des recherches au sujet du SEL. Elle fournit des services aux lobbyistes en vue de les aider à enregistrer leurs activités et à soumettre des rapports sur le SEL, et répond aux questions des personnes qui souhaitent obtenir de l’information au sujet du SEL. Aux fins de la présente analyse des risques, les efforts de la Direction de l’enregistrement visant à répondre aux demandes liées à l’enregistrement sont intégrés au Système d’enregistrement des lobbyistes et toutes les autres questions de première ligne sont incluses dans le volet de l’univers de vérification. |
| 2. Sensibilisation et éducation | |
| Sensibilisation et éducation |
La Loi sur le lobbying donne au commissaire le mandat d’élaborer et de mettre en œuvre des programmes éducatifs afin de veiller à ce que les activités de lobbying auprès du gouvernement fédéral soient menées de façon éthique et transparente, et en conformité avec les exigences de la Loi. L’éducation et la recherche comprennent l’élaboration et la mise en œuvre d’une stratégie de sensibilisation afin d’éduquer les lobbyistes, leurs clients, les titulaires d’une charge publique et le grand public à propos des exigences en matière d’enregistrement découlant de la Loi. Aux fins du Plan pluriannuel de vérification et d’évaluation, les fonctions liées aux communications et aux relations avec les médias sont intégrées à la sensibilisation et l’éducation. |
| 3. Conformité et application de la loi | |
| Enquêtes et examens administratifs des cas présumés de non-conformité | Le CAL mène des activités de surveillance et de vérification de la conformité afin de veiller à ce que les activités de lobbying enregistrables soient adéquatement déclarées, et que les renseignements fournis par les lobbyistes soient détaillés, exacts et complets. Les cas soupçonnés et allégués de non-conformité à la Loi sur le lobbying et au Code de déontologie des lobbyistes font l’objet d’un examen et, lorsqu’il y a lieu, des enquêtes officielles sont menées afin d’assurer que les activités de lobbying sont exercées de manière éthique et transparente. Le commissaire fait état de ses constatations et de ses conclusions dans des rapports d’enquête qui sont déposés au Parlement. |
| Examen des demandes d’exemption |
La Loi sur le lobbying prévoit une interdiction quinquennale d’exercer des activités de lobbying pour les anciens titulaires d’une charge publique désignée. Cette interdiction vise à empêcher d’anciens décideurs fédéraux de haut niveau de profiter, à des fins de lobbying, des avantages et des relations personnelles découlant de la charge qu’ils occupaient au gouvernement. La Loi autorise à exempter de cette interdiction les personnes visées, lorsqu’une telle exemption n’est pas incompatible avec l’objet de la Loi. Un processus d’examen des demandes d’exemption a été élaboré et mis en œuvre afin de veiller à ce que le commissaire obtienne suffisamment d’information pour déterminer s’il y a lieu ou non d’accorder une exemption. La Loi identifie les circonstances ou les facteurs qui peuvent être pris en considération au moment de déterminer si une exemption devrait être octroyée. |
| Vérification de la conformité |
La Direction des enquêtes effectue un certain nombre d’activités de vérification de la conformité afin d’assurer le respect de la Loi et du Code. Elle surveille les médias et les publications liées aux activités de lobbying et établit des correspondances avec les données du Système d’enregistrement des lobbyistes. Les écarts sont ensuite examinés et des décisions sont prises afin de déterminer si des examens plus rigoureux doivent être effectués. Des analyses de la conformité sont également réalisées afin de cerner les secteurs de l’économie qui pourraient se livrer à des activités nécessitant un enregistrement. Des évaluations sont réalisées auprès des personnes ayant déjà enfreint la Loi et le Code afin de s’assurer qu’elles sont désormais conformes. Un échantillon des rapports mensuels de communication est vérifié afin de garantir qu’ils contiennent les renseignements adéquats et complets et qu’aucun rapport n’a été omis par les déclarants. Les renseignements contenus dans les enregistrements soumis au commissaire peuvent également faire l’objet d’une vérification pour en assurer l’exactitude. |
| 4. Services internes Les services internes sont des groupes d’activités et de ressources connexes qui sont gérés de façon à répondre aux besoins des programmes et des autres obligations générales d’une organisation. Ces activités et services sont les suivants : gestion et surveillance, ressources humaines, gestion financière, gestion et technologie de l’information, communication, accès à l’information et protection des renseignements personnels, services d’acquisition et de passation de marchés. Les services internes comprennent uniquement les activités et les ressources destinées à l’ensemble de l’organisation, et non celles fournies dans le cadre d’un programme particulier. |
|
| Gestion des ressources humaines |
Le CAL dispose d’une stratégie globale de gestion des ressources humaines pour attirer du personnel et le maintenir en poste et s’assurer qu’il a les compétences requises pour accomplir ses tâches de façon efficace et efficiente. Le CAL facilite la transmission d’informations aux fournisseurs de services externes liés aux RH. Certaines fonctions liées aux RH telles que les services de paie et les services consultatifs en matière de RH sont sous-traitées; toutefois, elles sont incluses dans ce volet aux fins de l’analyse des risques. Aux fins de la présente analyse des risques, les salaires font partie du secteur d’influence et sont pris en considérations dans les cotes liées à l’importance relative et au risque du volet de l’univers de vérification des activités. |
| Gestion de l’information | La gestion de l’information englobe les méthodes qu’utilise le CAL pour organiser ses dossiers physiques et électroniques, en prévoyant la protection de la vie privée et l’accès qui conviennent. La prise en considération des demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) et les processus pour y répondre sont inclus dans ce secteur. |
| Technologie de l’information | La technologie de l’information fait référence à la stratégie globale de TI pour l’ensemble du matériel et des logiciels du CAL, les ressources destinées à la mise en œuvre de cette stratégie ainsi que les logiciels et le matériel connexes, notamment le Système d’enregistrement des lobbyistes (SEL), le Système de gestion des cas (SGC), CCM Enterprise (suivi de la correspondance) et Segnet (réseau séparé). La maintenance et le développement du SEL ainsi que le PE du CAL en lien avec le SEL font également partie de ce secteur. |
| Gestion de la sécurité | Le CAL est chargé d’assurer la sécurité de l’information recueillie ainsi que la sécurité de ses employés et des installations où ils travaillent. |
| Gestion financière | Les services de gestion financière au CAL englobent l’établissement du budget et des prévisions, la préparation des états financiers et les examens trimestriels. La planification financière et les rapports couvrent une vaste gamme d’activités comme la gestion des ressources et des processus, la planification et la gestion budgétaire, la gestion des salaires, les décisions de financement et l’attribution des ressources. Le RPP et le RMR comportent un volet de planification financière et d’établissement du budget. |
| Contrats et approvisionnement | Le CAL gère les étapes du processus de passation de marchés qui exigent un certain jugement et une bonne connaissance des travaux prévus au contrat, telles que l’évaluation des soumissions et l’approbation des factures connexes. Les Services de paiement des factures sont impartis à la Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) qui effectue les examens, conformément à l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et les paiements. La CCDP fournit également des conseils sur la création de contrats et d’offres permanentes. |
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