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Comité de vérification et d'évaluation — Mandat (révisé le 19 septembre 2017)

Table des matières


Introduction

La Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor est entrée en vigueur le . Elle vise à appuyer une gestion solide du secteur public qui garantit la reddition de comptes en veillant au maintien d'une fonction de vérification interne efficace au sein des ministères et dans l'ensemble du gouvernement.

La commissaire au lobbying est une agente du Parlement et, à ce titre, le Commissariat au lobbying (Commissariat) n’est pas directement visé par la surveillance du Conseil du Trésor. La Politique précise que les principes qui y sont énoncés s’appliquent aux agents du Parlement. La commissaire peut approuver toute dérogation à certaines exigences de la politique qu’elle juge appropriée, compte tenu des mécanismes de gouvernance et du profil de risque de l’organisation, ainsi que du mandat que lui confère la Loi.

Les agents du Parlement ont examiné la Politique sur la vérification interne, et afin de préserver leur indépendance à l’égard du gouvernement, ont l’intention d’en respecter les principes avec les adaptations suivantes :

  • La responsabilité de nommer les membres du Comité de vérification qui proviennent de l’extérieur de la fonction publique incombera exclusivement à l’agent du Parlement.
  • Les agents du Parlement ne relèvent pas d’un ministre. Les plans de vérification interne et les résultats sont publiés sur le site Web du Commissariat.
  • Les rapports de vérification interne ne portant pas sur les fonctions d’enquête seront publiés.
  • Dirigeant principal de la vérification : Compte tenu de la taille, du profil de risque et des ressources des organismes dirigés par un agent du Parlement, il n’est pas réaliste ni faisable de nommer un dirigeant principal de la vérification à temps plein. Par conséquent, la responsabilité de la vérification interne sera confiée, avec d’autres responsabilités, si possible, à un cadre supérieur qui est titulaire, dans la mesure du possible, d’une désignation de CIA ou de CPA, et qui relève directement de l’agent du Parlement.
  • Les agents du Parlement n’appartiennent pas au pouvoir exécutif du gouvernement. Toutefois, on envisagera la possibilité d’intégrer les risques horizontaux identifiés par le Bureau du contrôleur général dans les plans de vérification annuels des fonctionnaires du Parlement.

La Politique sur l'évaluation du Conseil du Trésor est entrée en vigueur le et a remplacé la Politique sur l’évaluation qui était en vigueur depuis le 1er avril 2009. Elle vise à hausser le degré d’atteinte des résultats à l’échelle du gouvernement et à faire mieux comprendre les résultats que le gouvernement cherche à atteindre, qu’il atteint, et les ressources qu’il utilise pour y arriver. Étant donné la taille du Commissariat, la commissaire a pris la décision que le Comité servirait aussi à lui fournir, en tant que comité consultatif, des conseils relatifs au plan d’évaluation, à l’affectation des ressources et aux rapports d’évaluation finaux, et il peut également prendre les décisions ultimes concernant toutes les autres activités d’évaluation du Commissariat.

Ce mandat décrit le rôle, les responsabilités et le fonctionnement du Comité de vérification et d’évaluation du Commissariat au lobbying.

Raison d'être

Le Comité de vérification et d’évaluation est un organisme consultatif indépendant qui conseille la commissaire au lobbying. Il fournit à la commissaire des conseils objectifs et des recommandations sur le caractère suffisant, la qualité et les résultats des assurances quant au caractère adéquat et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de l’organisation (y compris les systèmes de reddition de comptes et de vérification). Afin d’assurer ce soutien à la commissaire, le Comité assure la surveillance des aspects essentiels de la gestion, du contrôle et de la responsabilisation, y compris l’établissement de rapports. Il doit agir pour ce faire d’une manière intégrée, méthodique et axée sur le risque.

En sa qualité de ressource stratégique de la commissaire, le Comité de vérification et d’évaluation donne également des conseils et des recommandations à la demande de la commissaire au sujet des priorités nouvelles, des préoccupations, des risques, des possibilités ou des rapports de reddition de comptes.

Composition du Comité

Membres

Le Comité de vérification et d’évaluation est composé de trois membres externes et de la commissaire (membre d’office). Un membre externe présidera le Comité de vérification et d’évaluation. Au moins un membre doit être un expert financier détenant une désignation comptable professionnelle reconnue (CIA ou CPA). La commissaire, à titre de membre d’office, est la seule membre provenant du Commissariat. Si d’autres membres de la fonction publique devaient éventuellement être nommés au Comité de vérification et d’évaluation en plus de la commissaire, il faudrait limiter le choix aux sous-ministres et aux sous-ministres délégués qui font partie ou non du Ministère.

Tous les membres du Comité de vérification et d’évaluation sont nommés par la commissaire. Les membres sont sélectionnés de façon à ce que leurs capacités, leurs connaissances et leurs expériences, une fois mises en commun, permettent au Comité de s’acquitter de ses fonctions de manière compétente et efficace.

Présidence

Un membre externe présidera le Comité de vérification et d'évaluation.

Le président du Comité de vérification et d'évaluation a les responsabilités suivantes :

  • Préparer un plan en vue de s’assurer que les responsabilités annuelles et courantes du Comité sont traitées et que des réunions sont fixées en fonction des besoins. Ce plan sera présenté au Comité pour qu’il soit approuvé et recommandé à la commissaire.
  • Définir l’ordre du jour du Comité en consultation avec la commissaire et en tenant compte des points proposés par les autres membres du Comité et la haute direction, et présider les délibérations du Comité.
  • Veiller à ce que des conseils et des recommandations pertinents soient fournis à la commissaire, surveiller la bonne mise en œuvre des décisions du Comité et s’assurer que des mesures pertinentes sont prises pour toutes les questions se rapportant au mandat du Comité.
  • S'assurer que les représentants du Bureau du vérificateur général sont tenus au courant des délibérations du Comité de vérification et d’évaluation et recueillir des commentaires et des conseils auprès du Bureau du vérificateur général sur les questions se rapportant au Comité et à la fonction de vérification interne.
  • Veiller à ce que le mandat du Comité de vérification et d’évaluation soit pertinent et proposer au Comité des modifications visant à actualiser le mandat s’il le juge utile.
  • Veiller à la préparation d’un rapport annuel du Comité de vérification et d’évaluation à l’intention de la commissaire, tel que décrit à la section 8 de ce mandat.

En vue de s’acquitter de ses responsabilités efficacement, le président du Comité de vérification et d’évaluation peut directement rencontrer la commissaire, le dirigeant principal des finances, le dirigeant de la vérification, et le Bureau du vérificateur général, au besoin, hors du cadre des réunions du Comité.

Durée des fonctions

Un membre de l’extérieur siège à la discrétion de la commissaire, mais il n’occupe généralement pas ce poste plus de huit ans. En général, étant donné la formation offerte et le temps qu’il faut pour connaître le fonctionnement du Commissariat et les politiques, les membres externes devraient s’engager à faire partie du Comité pour au moins quatre années consécutives.

Responsabilités et fonctions du Comité

Les principaux secteurs de responsabilité qui doivent être abordés par le Comité de vérification et d’évaluation sont présentés ci-après. Toutefois, la commissaire établira les priorités et les points d’intérêt particuliers en consultation avec le Comité et en tenant compte du mandat, des objectifs et priorités du Commissariat ainsi que des risques correspondants pour l’organisation et le gouvernement. En conséquence, il incombe à la commissaire de veiller à ce que chacun des secteurs suivants soit examiné en tenant compte des risques et selon un cycle approprié.

Valeurs et éthiques

Les mesures prises par la direction pour incarner les valeurs de la fonction publique et en faire la promotion, ainsi que pour assurer la conformité avec les lois, les règlements, les politiques et les normes d’éthique;

Gestion des risques

Le profil de risque ministériel et la pertinence des mesures en place pour gérer les risques.

Cadre de contrôle de la gestion

Les dispositions en matière de contrôle interne, y compris les vérifications pouvant être entreprises par les gestionnaires.

Fonction de vérification interne

Recommander et revoir périodiquement une charte ou une politique de vérification interne, aux fins d’approbation par l’administrateur général.

Examiner les ressources affectées à la fonction de vérification interne pour déterminer si elles sont adéquates.

Examiner et recommander aux fins d’approbation l’évaluation annuelle des risques et le plan pluriannuel de vérification interne préparés par le dirigeant principal de la vérification.

Surveiller et évaluer le rendement de la fonction de vérification interne.

Obtenir et recommander aux fins d’approbation les rapports de vérification interne et les plans d’action correspondants de la direction produits par le dirigeant principal de la vérification, qui visent à donner suite aux recommandations.

Obtenir et examiner les rapports périodiques présentant les progrès réalisés par rapport au plan de vérification interne, y compris un rapport annuel de la situation produit par le dirigeant principal de la vérification.

Obtenir et examiner les rapports périodiques faisant le point sur les mesures prises par la direction pour donner suite aux recommandations formulées lors des vérifications internes antérieures produites par le dirigeant principal de la vérification.

Obtenir et recommander aux fins d’approbation un rapport annuel global d’assurance mis au point par le dirigeant principal de la vérification.

Être informé des activités de vérification interne qui n’entraînent pas la présentation d’un rapport et recevoir du dirigeant principal de la vérification l’information sur toutes les questions importantes associées à ces travaux.

Fonction d'évaluation

Examiner le caractère adéquat de la portée des évaluations, telle qu’exprimée dans le plan d’évaluation élaboré par le chef de l’évaluation, ainsi que de l’approche fondée sur les risques utilisée pour déterminer la méthode d’évaluation et le niveau d’effort devant s’appliquer aux évaluations individuelles prévues dans le plan, et recommander le plan aux fins d’approbation par l’administrateur général.

À la demande du chef de l'évaluation :

  • examiner les principaux éléments d’une évaluation, comme les modalités, et en recommande l’approbation;
  • examiner les principaux problèmes en matière d’évaluation et prendre des mesures pour les régler;

Examiner les rapports d’évaluation définitifs, y compris les réponses de la direction et les plans d’action, et en recommander l’approbation à l’administrateur général.

Assurer le suivi des plans d'action approuvés par l'administrateur général.

Vérifier si les ressources affectées à la fonction d’évaluation sont suffisantes et recommander à l’administrateur général un niveau de ressources adéquat conforme au plan d’évaluation.

Vérifier si les ressources affectées aux activités de mesure de rendement liées à l’évaluation sont suffisantes, et recommander à l’administrateur général un niveau de ressources suffisant pour ces activités.

Examiner le rendement des activités d’évaluation et recommander des mesures visant à corriger les éventuels points faibles.

Bureau du vérificateur général et autres agents du Parlement
(par exemple le commissaire aux langues officielles, le commissaire à l’information, le commissaire à la protection de la vie privée, le commissaire à l’éthique)

Conseiller la commissaire au sujet du caractère adéquat des mesures qui visent à appuyer le Bureau du vérificateur général et les autres agents du Parlement en vue d’exécuter le travail de vérification au sein du Commissariat.

Être informé de tous les travaux de vérification relatifs au Commissariat, examiner les ébauches des rapports de vérification que peut soumettre la commissaire et, comme peut le demander la commissaire, recommander l’approbation des réponses et des plans d’action de la direction, le cas échéant.

Rencontrer périodiquement des représentants du Bureau du vérificateur général et recueillir leurs commentaires et leurs conseils au sujet des questions relatives aux risques, aux contrôles et à la gouvernance au sein de l’organisation.

Organismes centraux

Être informé des questions et des priorités qui se rapportent à la vérification et qui ont été soulevées par les organismes centraux et, comme peut le demander la commissaire, recommander les mesures qui devraient être prises.

Être informé des répercussions des initiatives lancées à l’échelle du gouvernement dans le but d’améliorer les pratiques de gestion, et conseiller la commissaire à ce sujet.

Suivi des plans d'action de la direction

Conseiller la commissaire au sujet de l’efficacité des mesures établies pour surveiller la mise en œuvre et assurer le suivi des plans d’action de la direction qui donnent suite aux recommandations des vérifications internes, des rapports d’évaluation, du Bureau du vérificateur général, d’autres agents du Parlement ou d’autres sources.

Obtenir un rapport périodique du dirigeant principal de la vérification indiquant si les plans d’action de la direction ont été mis en œuvre et, selon les travaux de suivi axés sur le risque, si les mesures prises ont été efficaces et si, à son avis, la direction a accepté un niveau de risque excessif.

Le Comité de vérification et d’évaluation examinera, lorsque la commissaire le lui demande, tout rapport concernant une plainte liée à la divulgation des actes répréhensibles en milieu de travail, et donnera des conseils à la commissaire en se basant sur les faits présentés dans le rapport.

États financiers et rapports des comptes publics

De concert avec la direction, examiner les états financiers et les comptes publics du Commissariat, ainsi que tous les principaux jugements et toutes les principales estimations comptables qu’ils renferment, et donner des conseils à la commissaire au sujet de toute question apparente d’importance. Lorsque les états financiers font l’objet d’une vérification, ces conseils incluront une recommandation concernant l’acceptation, ou non, des états financiers par la commissaire.

Examiner, s’il y a lieu, les états financiers vérifiés en collaboration avec le Bureau du vérificateur général et la direction, discuter de toute modification importante devant être apportée aux états financiers à la suite de la vérification et de toute difficulté ou de tout désaccord avec la direction s’étant produit au cours de la vérification.

Examiner les lettres de la direction découlant de la vérification et les constatations et les recommandations concernant les mécanismes de contrôle interne visant les rapports sur les états financiers, ainsi que les réponses de la direction.

Rapports sur les risques et la reddition de comptes

Examiner le profil de risque du Commissariat et donner tout conseil pertinent à la commissaire. Examiner également le Rapport annuel du Commissariat au Parlement, le Rapport sur les plans et priorités, le Rapport ministériel sur le rendement, les Comptes publics, et tout autre rapport important de reddition de comptes afin de s’assurer, au mieux de la connaissance des membres du Comité de vérification et d’évaluation, qu’il n’y a aucune inexactitude ou omission importante.

Réunions du Comité

Réunions

Les réunions sont convoquées par le président, prévues normalement environ quatre fois l’an. Le président peut convoquer d’autres réunions lorsque les circonstances l’imposent. Il doit convoquer une réunion si la commissaire ou un autre membre du Comité de vérification et d’évaluation le lui demande.

Une fois par an, le président du Comité de vérification et d’évaluation proposera un plan afin que les responsabilités annuelles et continues du Comité soient exécutées intégralement. Le plan sera présenté au Comité pour approbation et précisera le nombre, la date et l’heure, ainsi que la durée des réunions régulières du Comité. L’horaire des réunions du Comité de vérification et d’évaluation sera donc déterminé un an à l’avance pour permettre à la direction et aux vérificateurs internes de préparer l’information et les rapports nécessaires pour appuyer les travaux du Comité. Les réunions du Comité ne sont reportées qu’à titre exceptionnel.

Quorum

Le quorum du Comité de vérification et d’évaluation est formé si le président ou le président intérimaire et un des membres sont présents.

Un membre externe du Comité de vérification et d’évaluation peut remplacer le président en son absence. Seuls le président ou la commissaire peuvent confier à un autre membre externe du Comité la responsabilité de présider temporairement les réunions.

Il ne peut y avoir de remplaçants en ce qui concerne les membres, à l’exception de personnes ayant la capacité officielle d’agir à titre intérimaire pour la commissaire (membre d’office) qui pourrait être en congé.

Préparation et présence des membres

En vue d'améliorer l'efficacité des réunions du Comité, chaque membre doit faire ce qui suit :

  • consacrer le temps nécessaire à la préparation et à la participation pour chacune des réunions, notamment par la lecture des rapports et des documents de référence fournis à l’avance de la réunion;
  • assister assidûment aux réunions.

Présence de non-membres

Le sous-commissaire, le dirigeant principal des finances, le dirigeant principal de la vérification et le chef de l’évaluation assistent à toutes les réunions du Comité.

Au besoin, le président peut demander à un haut fonctionnaire du Bureau du vérificateur général d’assister à une réunion du Comité de vérification et d’évaluation. D’autres participants peuvent être invités à la discrétion du président du Comité.

Le président peut demander que certains points à l’ordre du jour soient traités en l’absence de certains ou de tous les non-membres qui assistent à la réunion.

Compte rendu de réunion

Chaque réunion fait l’objet d’un compte rendu renfermant la liste des personnes présentes. Il devra afficher le nom des personnes présentes, les décisions prises et un sommaire des discussions, en plus de fournir une source de renseignements sur les sujets et sous-sujets dont il a été question.

Réunions à huis clos

Au moins une fois par année, le Comité de vérification et d’évaluation doit tenir une réunion à huis clos et rencontrer individuellement chacune des personnes suivantes :

  • le dirigeant principal des finances;
  • le dirigeant principal de la vérification;
  • le représentant du Bureau du vérificateur général, lorsqu'il est présent;
  • tout autre représentant si le Comité de vérification et d'évaluation en décide ainsi.

À la discrétion de la commissaire, des réunions à huis avec des représentants du Bureau du vérificateur général, du CALou d’autres organismes peuvent avoir lieu avec les membres externes seulement.

Fonctionnement

Accès au/du Comité

Le Comité de vérification et d’évaluation a librement accès au sous-commissaire et dirigeant principal des finances, au directeur des enquêtes et au directeur, Enregistrement et services à la clientèle, ainsi qu’aux autres employés du Commissariat, et à la documentation (sous réserve des lois qui s’appliquent) suivant les exigences pour remplir ses fonctions.

Le sous-commissaire et dirigeant principal des finances a librement accès au Comité de vérification et d’évaluation, ainsi qu’au président du Comité.

Orientation, formation et apprentissage permanent du Comité

Le rôle du Comité de vérification et d’évaluation ne peut être rempli que si ses membres sont bien informés. La réunion annuelle avec le BCG et d’autres membres de comités de vérification ministériels (qui a habituellement lieu au mois de novembre) est une activité précieuse. Un processus de formation continue – par exemple, des séances d’information et des renseignements sur des problèmes et des risques nouveaux – doit aussi être mis sur pied.

Soutien du Comité

On fournira au Comité de vérification et d’évaluation les ressources dont il a besoin pour remplir son rôle et s’acquitter de ses responsabilités et de ses tâches. Dans la mesure où il le juge nécessaire pour ce faire, et conformément à son mandat, le Comité a le pouvoir d’obtenir des conseils et de l’aide d’intervenants externes.

Des employés du Commissariat devront fournir des services de secrétariat pour appuyer le fonctionnement du Comité. Cela comprend :

  • la préparation en temps utile de tous les avis et ordres du jour des réunions;
  • la coordination de présentations et la distribution de rapports ou de documents connexes rédigés à titre informatif pour le Comité;
  • la préparation et la distribution en temps opportun des procès-verbaux des réunions;
  • l'exécution d’autres fonctions pouvant être attribuées.

Le dirigeant principal des finances du Commissariat agira à titre de secrétaire du Comité de vérification et d’évaluation et demandera à un employé d’assister aux réunions pour qu’il rédige les procès-verbaux. Le soutien administratif pour le Comité et chacun des membres sera fourni par les employés du Commissariat comme convenu avec le dirigeant principal des finances.

Évaluation du rendement du Comité

Auto-évaluation du Comité

Le Comité de vérification et d’évaluation procédera à une auto-évaluation de son rendement sur une base annuelle et soumettra un rapport confidentiel à la Commissaire.

En tant qu’organisation de petite taille qui embauche des spécialistes de l’extérieur pour la réalisation de ses vérifications et de ses évaluations et qui ne comprend aucun personnel chargé des vérifications internes, on ne prévoit aucune inspection extérieure des pratiques de vérification interne. Les vérifications au Commissariat sont effectuées par des firmes de vérification externes qui répondent aux exigences du gouvernement fédéral en matière d’approvisionnement.

Rapports du Comité

Le Comité rend compte à la commissaire.

Le Comité doit préparer un rapport annuel à l’intention de la commissaire. Ce rapport doit :

  • résumer les activités du Comité et les résultats de ses examens;
  • présenter son évaluation du système de contrôle interne du Commissariat au lobbying (CAL);
  • exposer les préoccupations importantes que le Comité peut avoir en ce qui a trait au cadre et aux processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance du Commissariat;
  • présenter son évaluation de la capacité et du rendement de la fonction de vérification interne;
  • formuler, au besoin, des recommandations en vue de l’amélioration du cadre et des processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance, y compris des recommandations en vue de l’amélioration de la fonction de vérification interne du Commissariat;
  • présenter les renseignements ou les documents que le Comité juge importants pour brosser un tableau juste et complet de ses activités et de ses résultats — et le contexte dans lequel ils devraient être examinés (p. ex. inclure le mandat du Comité dans son rapport annuel constitue une bonne pratique);
  • veiller à ce que la commissaire soit pleinement informée du contenu du rapport annuel du Comité avant qu’il ne soit mis au point définitivement.

Examen du mandat du Comité

Le Comité doit examiner annuellement la pertinence de son mandat, pour qu’il soit confirmé de nouveau par la commissaire.

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