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Annexe — Évaluation du contrôle interne en matière de rapports financiers pour l'exercice s'étant terminé le 31 mars 2015 (non vérifié)

1. Introduction

Le présent document est annexé à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers pour l'exercice 2014-2015 du Commissariat au lobbying du Canada. Comme l'exige la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, ce document présente des renseignements sommaires sur les mesures prises par le Commissariat au lobbying (CAL) en vue de maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF). Plus particulièrement, il fournit de l'information sur les travaux réalisés par le CAL au , compris des renseignements sur les progrès, les résultats et les plans d'action connexes, ainsi que les principales données financières permettant de comprendre l'environnement de contrôle propre au CAL.

1.1 Pouvoirs, mandat et activités du programme

Le Commissariat au lobbying a été créé en 2008 en vertu de la Loi sur le lobbying. Le commissaire au lobbying est un agent du Parlement et est chargé de l'application de la Loi sur le lobbying (la Loi). Celle-ci vise à améliorer la transparence et la reddition de comptes à l'égard des communications entre les lobbyistes et les titulaires d'une charge publique fédérale et à accroître la confiance des Canadiens et Canadiennes en l'intégrité du processus décisionnel du gouvernement.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les programmes du CAL sont donnés dans son Rapport ministériel sur le rendement, son Rapport sur les plans et les priorités ainsi que son Rapport annuel.

1.2 Principales données financières

Des renseignements financiers importants pour l'exercice 2014-2015 sont présentés ci-dessous. D'autres renseignements se trouvent dans les états financiers du CAL. Il est également possible d'obtenir de l'information dans les Comptes publics du Canada.

  • Les dépenses totales ont atteint 5,3 M$. Les salaires et les avantages sociaux des employés comptent pour la majorité de ces dépenses (62 % ou 3,3 M$ pour 27 employés), suivis des services professionnels et spéciaux (18 % ou 1 M$).
  • Les immobilisations corporelles représentent 60 % de l'ensemble des actifs du CAL (1,4 M$).
  • Les avantages sociaux futurs des employés représentent 25 % du total des passifs (0,9 M$), suivis des créditeurs et des charges à payer (62 %).
  • Le CAL utilise le système financier GX.

1.3 Ententes de service pertinentes aux états financiers

Le CAL a recours à d'autres organismes pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers.

Ententes courantes

  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) administre centralement le paiement des salaires et l'acquisition de certains biens et services et fournit des services d'émission de chèques ainsi que de locaux.
  • Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) fournit des renseignements qui sont utilisés pour calculer diverses charges à payer et provisions, comme les cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires.
  • Le Bureau du vérificateur général fournit des services de vérification au CAL.

Ententes particulières

  • La Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) fournit la plateforme du système financier pour saisir toutes les opérations financières et en rendre compte et traite les opérations financières et en rend compte pour le compte du CAL. La portée et les responsabilités sont traitées dans l'entente interorganisationnelle signée entre la CCDP et le CAL, et dans l'attestation et le résumé des résultats préparés par la CCDP dans son contrôle interne des rapports financiers (CIRF) quant aux effets sur ses clients. Le CAL se fonde sur le contrôle interne des rapports financiers de la CCDP et sur le système de gestion financière pour traiter les données financières qui ont été approuvées, autorisées et transmises par le CAL. Le CAL doit s'assurer que les rapports financiers sont exacts et qu'ils présentent une image fidèle de sa situation financière et de ses résultats financiers.

1.4 Changements importants pendant l'exercice 2014-2015

Aucun changement important touchant les états financiers ne s'est produit en 2014-2015.

2. Environnement de contrôle du CAL par rapport au CIRF

Le CAL est une petite entité où les risques associés à son système de contrôle interne sont faibles. Il reconnaît qu'il incombe à la haute direction de donner le ton pour que les employés de tous les niveaux comprennent leur rôle dans le maintien d'un système efficace de CIRF et qu'ils soient en mesure d'exercer leurs responsabilités à cet égard avec compétence. Le CAL a pour priorité de s'assurer que les risques sont bien gérés grâce à un environnement de contrôle adaptable et axé sur le risque, qui permet d'améliorer et d'innover constamment.

2.1 Postes, rôles et responsabilités clés

Nous présentons ci-dessous les principaux postes et comités du CAL qui ont la responsabilité de maintenir et d'évaluer l'efficacité de son système de CIRF.

Commissaire (administrateur général) : En tant qu'agente comptable, la commissaire assume la responsabilité générale et le leadership des mesures prises en vue de maintenir l'efficacité du système de contrôle interne. À ce titre, la commissaire préside le Comité de la haute direction et est membre du Comité de vérification et d'évaluation.

Commissaire adjoint et dirigeant principal des finances : Le commissaire adjoint et dirigeant principal des finances est chargé de la planification intégrée stratégique et opérationnelle, ce qui inclut la coordination et la mise en œuvre des mesures du rendement, la gestion des risques et la gestion des ressources humaines. Le commissaire adjoint fournit également des avis sur les politiques stratégiques et les communications et coordonne toutes les activités de sensibilisation. Son bureau gère les services financiers et administratifs pour l'organisation, et s'efforce également de répondre à tous les besoins du Commissariat en ce qui a trait à la sécurité, à la gestion des installations et à la sécurité au travail.

Dans ce rôle, le commissaire adjoint et dirigeant principal des finances exerce un leadership afin de soutenir la coordination, la cohérence et l'orientation de la conception et du maintien d'un système de CIRF efficace et intégré, y compris son évaluation et son examen tous les ans.

Étant donné la taille, le profil de risques et les ressources du CAL, il ne serait pas pratique d'y maintenir en poste un dirigeant principal de la vérification à plein temps. Pour cette raison, ce rôle est exercé par le commissaire adjoint et dirigeant principal des finances, qui assume la responsabilité administrative de la fonction de vérification interne. Vu la petite taille et les ressources limitées du CAL, celui-ci doit compléter sa capacité de vérification interne en externalisant la plupart de ses activités de vérification interne.

Directeur des finances et dirigeant principal des finances adjoint : Sous la supervision du commissaire adjoint et dirigeant principal des finances, le directeur des finances assume la responsabilité de l'établissement, de la mise en œuvre et de la gestion du régime de contrôle financier et comptable du CAL. Le titulaire de ce poste est également chargé de la gestion des activités de planification et de rapports financiers, de comptabilité et de passation de marchés de l'organisation. Il assure un soutien à la fonction de vérification interne, et il fournit des conseils et recommandations au sujet des finances à titre d'expert en la matière au commissaire adjoint et dirigeant principal des finances.

Comité de la haute direction (CHD) : Ce comité est le principal organe décisionnel du CAL. Il est présidé par la commissaire et comprend également le commissaire adjoint et dirigeant principal des finances, les deux directeurs et l'avocat-conseil principal.

L'objectif premier du CHD consiste à établir et à surveiller les politiques stratégiques du Commissariat et les orientations de la direction. Il sert de tribune pour réfléchir aux décisions à prendre en ce qui concerne les politiques, les pratiques administratives et les problèmes de gestion, et assure que la commissaire est stratégiquement préparée à donner des orientations en ce qui concerne les activités clés du Commissariat, ce qui vise à l'aider à remplir son mandat. Le CHD aide la commissaire à prendre des décisions stratégiques en ce qui concerne les grands enjeux relatifs aux politiques et à la planification opérationnelle, veille à l'intégration des décisions transversales, et traite des questions ayant une incidence sur les activités du CAL. Il conseille la commissaire et vient à l'appui de la fonction de surveillance en ce qui a trait à la planification des activités, aux finances, aux ressources humaines, à la technologie de l'information, à la gestion de l'information, aux langues officielles, aux activités de sensibilisation et à la santé et sécurité au travail, et conseille la commissaire au sujet de la répartition des ressources avant la prise de décisions à ce sujet. 

Comité de vérification et d'évaluation (CVE) : Le CVE fournit à la commissaire des conseils indépendants et objectifs en matière de vérification interne, d'évaluation des programmes, de gestion des risques, de cadre de contrôle et de pratiques d'établissement de rapports. Il se compose de trois membres externes et de la commissaire, qui est membre d'office. Le Comité examine le profil de risque de l'organisation ainsi que les états financiers du CAL et son système de contrôles internes, dont les rapports de vérification interne, et les évaluations et plans d'action relatifs au système de CIRF. Le CVE rencontre le BVG afin de recevoir les résultats de leur vérification annuelle des états financiers du CAL. Il examine également d'autres rapports de reddition de comptes, comme le RPP et le RMR, et des ébauches de rapports de vérification interne. Le Comité présente ses observations dans un rapport annuel à la commissaire.

2.2 Mesures clés prises par le CAL

Le CAL possède un cadre complet de contrôle interne de la gestion financière qui est harmonisé avec le processus de gestion des dépenses du gouvernement fédéral. Le financement du CAL est contrôlé au moyen d'un processus de contrôle des budgets et des engagements au sein de son système financier intégré. Les dépenses sont approuvées aux étapes de l'engagement des dépenses, du contrôle des engagements, de la passation des marchés, de l'attestation de l'exécution et de l'approbation de paiement. Les résultats financiers sont surveillés au moyen d'un processus d'établissement de rapports financiers mensuels, puis sont validés par la direction.

L'environnement de contrôle du CAL prévoit en outre un ensemble de mesures et des structures visant à aider les employés à gérer efficacement les risques grâce à une sensibilisation accrue, à des connaissances et des outils pertinents ainsi qu'au perfectionnement de leurs compétences. Parmi les principales mesures, mentionnons :

  • une structure de gouvernance et une orientation stratégique par l'entremise du Comité de la haute direction (CHD) appuyé par le Comité de la vérification et d'évaluation;
  • des rapports sur le rendement financier présentés régulièrement au CHD;
  • des politiques financières adaptées à l'environnement de contrôle du CAL et aux exigences de la Politique sur le contrôle interne;
  • des examens périodiques et des mises à jour de l'instrument de délégation des pouvoirs financiers;
  • la documentation des principaux processus financiers et des risques clés liés ainsi que des points de contrôle à l'appui de la gestion et de la supervision du système de CIRF du CAL;
  • l'établissement d'un plan de vérification interne pluriannuel fondé sur les risques;
  • l'établissement et la mise en œuvre de plans d'action de la direction en réponse aux observations et recommandations formulées au cours de l'examen de l'efficacité des contrôles.

3. Évaluation du système de CIRF du CAL

3.1 Approche à l'évaluation

Le CAL maintient un système de CIRF efficace dans le but de fournir une assurance raisonnable à l'égard des points suivants :

  • les opérations sont dûment autorisées;
  • les dossiers financiers sont adéquatement tenus;
  • les actifs sont protégés;
  • les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Au fil du temps, il s'agit d'évaluer l'efficacité de la conception et l'efficacité opérationnelle du système de CIRF afin d'assurer la surveillance et l'amélioration continue du système de CIRF.

L'efficacité de la conception signifie que les principaux points de contrôle sont définis, consignés et mis en place et qu'ils sont adaptés aux risques (c'est-à-dire que les contrôles sont proportionnels aux risques qu'ils visent à atténuer) et que les correctifs nécessaires ont été apportés. Cela inclut, au besoin, la mise en correspondance des processus et systèmes clés de technologie de l'information avec les principaux comptes par emplacement.

L'efficacité opérationnelle signifie que les principaux contrôles ont fait l'objet d'essais au cours d'une période déterminée et que tous les correctifs ont été apportés.

Ces tests couvrent tous les niveaux de contrôle ministériels, tant au niveau corporatif ou de l'entité, qu'au niveau des processus d'affaires et des systèmes généraux informatiques.

Le maintien d'un système efficace de CIRF constitue un processus continu dont le but est de repérer les risques importants et les contrôles connexes, de les évaluer et d'apporter les correctifs nécessaires, de même que de surveiller le fonctionnement du système lui-même afin de l'améliorer continuellement. Par conséquent, la portée, la fréquence et l'état d'avancement des évaluations relatives à l'efficacité du système de CIRF sont axés sur les risques et tiennent compte de la taille de l'organisation.

3.2 Méthode d'évaluation du CAL

En 2014-2015, le CAL a procédé à la mise en œuvre de ses contrôles financiers internes dans le but de se conformer à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor et de s'assurer que les contrôles en place sont solides et offrent une assurance raisonnable que les opérations financières ont été menées conformément aux règlements et aux politiques et directives applicables.

Le CAL a couché par écrit les importants processus et contrôles suivants : dépenses salariales, approvisionnement et paiement aux fournisseurs, cartes d'achat, cartes de voyages d'affaires, délégation financière, frais d'accueil, frais de voyage, petite caisse, gestion des biens, et téléphones cellulaires et autres appareils sans fil.

La mise en œuvre des processus de contrôle interne a consisté à passer en revue les processus avec divers intervenants.

En tant que petite organisation, le CAL acquiert certains de ses services internes auprès d'autres institutions gouvernementales au moyen de protocoles d'entente visant les technologies de l'information, les ressources humaines et les services financiers. Dans les cas où le CAL fait appel à ces autres entités, celles-ci ont la responsabilité d'évaluer elles-mêmes leurs contrôles internes.

4. Résultats de l'évaluation

La préparation des documents sur les contrôles internes et les évaluations ultérieures de l'efficacité des contrôles font partie d'un processus d'amélioration continue qui permettra au CAL de mettre en œuvre de saines pratiques de gestion financière.

La vérification interne réalisée en 2011-2012 a permis de constater que la haute direction démontre un ferme engagement à l'égard des contrôles internes. Mis à part les exceptions notées dans le rapport de vérification, la documentation continue dans les dossiers d'opérations vérifiés était complète, approuvée aux niveaux décisionnels appropriés et conforme aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor et du CAL. Le cadre de contrôle repose sur un fondement solide, y compris des politiques et directives appropriées et des pratiques efficaces d'encadrement de la direction et de surveillance. Les résultats de la vérification démontrent que les contrôles internes du CAL à l'égard de l'information financière fonctionnent généralement bien, même si certains nécessitent des améliorations mineures. Un plan d'action a été élaboré pour renforcer ces derniers. Les recommandations découlant de cette vérification se trouvent sur ce site Web.

En 2014-2015, une vérification interne de l'approvisionnement et des marchés a été réalisée. Les résultats ont confirmé que le CAL a mis en place des contrôles internes appropriés et a renforcé l'application de ces contrôles au cours du dernier exercice. Les recommandations qui découlent de cette vérification peuvent être consultées sur ce site Web.

En 2014-2015, les états financiers du CAL ont été vérifiés par le Bureau du vérificateur général (BVG) pour une troisième fois. L'information comparative présentée dans les états financiers pour l'exercice ayant pris fin le est vérifiée.

Le CAL a reçu une opinion sans réserve de ses états financiers.

À la lumière des travaux de vérification réalisés, les auditeurs du BVG n'ont cerné aucune possibilité de modifier les procédures qui permettrait d'améliorer les systèmes de contrôle interne, de rationaliser les activités ou d'améliorer les pratiques d'information financière.

En 2014-2015, le CAL a continué à améliorer ses processus de contrôle interne et a vérifié leur efficacité. Au besoin, des modifications mineures ont été apportées aux processus.

Les principales constatations et les modifications importantes requises à la lumière des activités d'évaluation de l'exercice en cours sont résumées ci-après.

Nouveaux contrôles clés ou contrôles grandement modifiés : Au cours de l'exercice, une approche révisée pour la surveillance et la documentation de l'attestation que les biens ont été reçus ou les services fournis a été mise en place pour préciser les responsabilités du rôle du gestionnaire du centre de responsabilité explicitées dans la Directive sur la vérification des comptes. 

Programme de surveillance continue : Dans le cadre de son plan de surveillance continue, le CAL examine et met à jour chaque année, en collaboration avec la CCDP, ses diagrammes et descriptions de processus, ce qui comprend les contrôles. En 2014-2015, aucun problème important en lien avec les contrôles n'a été décelé. Des procédures complètes et des rapports détaillés sur les écarts sont établis afin d'obtenir de manière efficiente une assurance interne supplémentaire à l'égard des rapports financiers.

5. Plan d'action

5.1 Progrès réalisés au

Au cours de l'exercice 2014-2015, le CAL a continué à accomplir des progrès sur le plan de l'amélioration de ses contrôles clés. Ces progrès se résument comme suit :

  • Il a terminé la mise en œuvre de son plan d'action donnant suite aux constatations et aux recommandations de la vérification des contrôles internes à l'égard de l'information financière pour des dépenses sélectionnées.
  • Il a élaboré un processus de surveillance et d'établissement des coûts des projets.
  • Il a préparé un plan intégré des activités comprenant un plan détaillé de ressources humaines.
  • Il a mis à jour son profil de risque organisationnel.
  • Il a mis à jour son plan de vérification interne pluriannuel.
  • Il a préparé de nouveaux rapports mensuels sur la situation financière, y compris les pressions, afin d'améliorer les prévisions financières et d'aider la direction à prendre des décisions.

5.2 Plan d'action pour le prochain exercice et les exercices subséquents

Au cours de l'exercice 2015-16, le CAL continuera à renforcer son cadre de responsabilisation de gestion, y compris ses instruments de planification et de rapport comme le cadre de mesure du rendement. Les travaux d'évaluation du programme d'éducation et de recherche du CAL commenceront.

En tirant parti des progrès accomplis jusqu'à aujourd'hui, le CAL est en bonne posture pour mettre à jour la documentation et mettre au point un plan d'évaluation en ce qui concerne l'efficacité de la conception et l'efficacité opérationnelle de ses contrôles au niveau de l'entité et contrôles au niveau de la TI générale. Le CAL travaillera également en collaboration avec d'autres agents du Parlement afin d'élaborer un plan de surveillance continue axé sur les risques.

Les cadres supérieurs s'engagent pleinement envers le maintien et l'amélioration continus d'un cadre solide pour un système de CIRF efficace, incluant la mise en œuvre d'une surveillance continue pour s'assurer que les contrôles clés comblent les attentes de l'administration et des intervenants et qu'ils atténuent adéquatement les risques associés. Des travaux seront entrepris pour mettre à jour le profil de risque organisationnel et le plan de vérification et d'évaluation pluriannuel.

L'instrument de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers sera révisé de manière à rendre compte des changements récemment apportés à l'instrument de politique du CT et à tenir compte des besoins organisationnels.

Tableau sommaire des progrès et des plans pour l'avenir
Documentation Efficacité de la conception Efficacité du fonctionnement
Contrôles au niveau de l'entité 2015-2016 Années à venir Années à venir
Contrôles informatiques généraux 2015-2016 Années à venir Années à venir
Contrôles de processus opérationnels
Dépenses salariales Terminée Terminée Terminée
Approvisionnement et paiements aux fournisseurs Terminée Terminée Terminée
Cartes d'achat Terminée Terminée Terminée
Cartes de voyages d'affaires Terminée Terminée Terminée
Délégation financière Terminée Terminée Terminée
Frais d'accueil Terminée Terminée Terminée
Frais de voyage Terminée Terminée Terminée
Petite caisse Terminée Terminée Terminée
Gestion des biens Terminée Terminée Terminée
Cellulaires et autres appareils sans fil Terminée Terminée Terminée

Le CAL mettra au point un plan cyclique de surveillance continue en 2015-2016 à mettre en application au cours des trois exercices subséquents, qui sera fondé sur une validation annuelle des processus et contrôles présentant un risque élevé.

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