Loi sur la protection des renseignements personnels - Rapport annuel 2020-2021

Table des matières

• Introduction
  • Le Commissariat au lobbying
  • Responsabilité à l’égard des droits en matière de protection des renseignements personnels/délégation de pouvoirs
• Administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Rapport statistique
  • Frais
  • Fonds de renseignements
  • Site Web du CAL
  • Salle de consultation
  • Activités de sensibilisation et de formation
  • Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
  • Divulgation de renseignements personnels
  • Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives mises en oeuvre
  • Plaintes
  • Demandes devant la Cour fédérale
  • Activités d’échange et de couplage de données
  • Suivi du temps requis pour traiter les demandes d’accès à l’information
  • Cas d’atteinte subtantielle à la vie privée
• Annexe A - Arrêtés de délégation
• Annexe B - Rapport statistique 2020-2021

Il est possible, sur demande, d'obtenir cette publication sur supports accessibles.

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) (Lois révisées du Canada (1985), chapitre P-21) a été promulguée le 1^er juillet 1983. La LPRP confère aux Canadiens et aux résidents permanents un droit d’accès aux renseignements que détient le gouvernement à leur sujet, sous réserve de certaines conditions précises et limitées. Elle protège également la vie privée des particuliers en empêchant les tiers d'avoir accès à des renseignements personnels, et elle leur permet d'exercer un contrôle important sur la collecte et l'utilisation de ces renseignements.

En vertu de l’article 72 de la LPRP, le responsable de toute institution fédérale doit, à chaque exercice, préparer un rapport sur l’application de cette Loi au sein de son organisation et le soumettre au Parlement.

Ce rapport est donc présenté par le Commissariat au lobbying (CAL) en vertu de la LPRP. Il décrit comment le CAL s'est acquitté de ses responsabilités en vertu de cette Loi au cours de la période d’établissement de rapport, soit du 1^er avril 2020 au 31 mars 2021.

Le Commissariat au lobbying

Le mandat de la commissaire au lobbying est dérivé de la Loi sur le lobbying (la Loi). Il consiste à assurer la transparence des activités de lobbying auprès de titulaires d’une charge publique fédéraux ce qui contribue à inspirer la confiance des Canadiens en l’intégrité des décisions prises par le gouvernement.

Son mandat comporte trois volets :

• gérer le registre des lobbyistes, qui contient et diffuse les renseignements divulgués par les lobbyistes;
• élaborer et mettre en oeuvre des programmes de sensibilisation du public aux exigences de la Loi; et
• effectuer des enquêtes pour assurer la conformité à la Loi et au Code de déontologie des lobbyistes (le Code).

En vertu de la Loi, la commissaire a également le pouvoir d'exempter d'anciens titulaires d'une charge publique désignée de l'interdiction quinquennale d'exercer des activités de lobbying.

La commissaire doit produire un rapport annuel au Parlement en ce qui concerne l’application de la Loi et du Code. Elle est également tenue de soumettre au Parlement des rapports d’enquête exposant ses constatations et ses conclusions ainsi que les motifs de ces dernières.

Responsabilité à l’égard des droits en matière de protection des renseignements personnels et délégation des pouvoirs

La LPRP octroie à la commissaire au lobbying la délégation d’exercer tous les pouvoirs conférés par la Loi. Ces derniers sont délégués au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du CAL par l’entremise d’un arrêté de délégation. Une copie de l’arrêté de délégation est fournie à l’annexe A. Le CAL compte deux employés chargés de l’application de la LPRP, soit un coordonnateur de l’AIPRP et une adjointe exécutive.

Le directeur des services intégrés a agi à titre de coordonnateur de l’AIPRP du 1^er avril 2020 au 31 mars 2021. Le coordonnateur de l'AIPRP est chargé d'élaborer, de coordonner et de mettre en oeuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures efficaces visant à assurer la conformité du CAL aux exigences de la LPRP. Le coordonnateur prend les décisions quant à la disposition des demandes en vertu de la LPRP, s’occupe de la sensibilisation à la LPRP. De plus, il promeut les exigences de la législation afin d’assurer que l’organisation s’acquitte de ses obligations, surveille l’observation de la LPRP ainsi que des règlements, politiques et procédures connexes et dispense des conseils à cet égard. Il est en outre porte-parole du CAL auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, du Commissariat à la protection de la vie privée ainsi qu’auprès des autres ministères et organismes fédéraux. De plus, le coordonnateur de l'AIPRP procède à des consultations auprès d'autres gouvernements au Canada et d'autres organismes fédéraux, au besoin. Enfin, le coordonnateur agit comme personne-ressource pour toute question ayant trait à la collecte de renseignements personnels et à la protection de ceux-ci.

Le CAL compte également une adjointe exécutive qui assure un soutien au coordonnateur de l'AIPRP dans le traitement des demandes reçues sous la LPRP.

En raison du nombre peu élevé de demandes reçues, le CAL n’a disposé d’aucun contrat en vertu de l’article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période d’établissement de rapport, soit du 1^er avril 2020 au 31 mars 2021.

En vertu de la Loi, le CAL recueille des renseignements provenant des déclarants et des lobbyistes, et leurs déclarations peuvent être consultées dans le Registre des lobbyistes à : lobbycanada.gc.ca.

Le rapport annuel du CAL et les rapports d’enquête complétés doivent être déposés aux deux chambres du Parlement. Ils sont publiés sur le site Web du CAL ainsi que sur le portail du Gouvernement ouvert du Canada.

Administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport statistique

L'annexe B fourni un résumé statistique des demandes reçues en vertu de la LPRP. En 2020-2021, le CAL n'a reçu aucune demande en vertu de la Loi.

Puisque le CAL n’a reçu aucune demande en vertu de la LPRP, la pandémie COVID-19 n’a pas eu d’impacts sur l’habilité du CAL à respecter ses responsabilités sous la Loi sur la protection des renseignements personnels. Aucune mesure d’atténuation n’a donc été mise en place.

Frais

Aucuns frais ne s'appliquent en relation avec la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Fonds de renseignements

Le CAL doit fournir au Secrétariat du Conseil du Trésor un inventaire complet des fonds de renseignements et transmettre des mises à jour dans un délai permettant de les inclure dans la publication du Canada.ca. Celle-ci contient la description des catégories de documents institutionnels tenus par le CAL , et peut être consultée dans une bibliothèque publique ou universitaire ou sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor, à Canada.ca. Le CAL ne compte aucune banque de renseignements exemptées.

Site Web du CAL

Le site Web du CAL, à l’adresse lobbycanada.gc.ca, permet aux utilisateurs d’accéder au Registre des lobbyistes, d’y faire des recherches, et d’obtenir des rapports, de consulter les rapports annuels du CAL sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. Des sommaires à propos des demandes d’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels sont aussi publiés sur le site Web du CAL.

Salle de consultation

Une salle de consultation est disponible à nos bureaux, au 8^e étage, 410 avenue Laurier ouest, Ottawa (Ontario) K1R 1B7, Canada.

Activités de sensibilisation et de formation

En 2020-2021, le CAL n’a pas offert d’activité de sensibilisation et de formation en lien avec la Loi sur la protection des renseignements personnels à ses employés.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Trois évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) ont eu lieu pendant l’année 2020-2021.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée sur l’utilisation des caméras de sécurité

La première EFVP concernait l’utilisation de caméras de sécurité dans les entrés du bureau du CAL dans l’objectif d’assurer la protection contre l’accès non-autorisé et pour atténuer les menaces physiques pesant sur le personnel et toute menace pesant sur les renseignements et les biens du CAL.

Il est à noter que puisqu’aucun élément sonore n’est capté par les caméras, cette EFVP a été limitée à l’incidence sur la vie privée de la collecte d’éléments visuels. De plus, il est à noter que les caméras ne sont pas un outil utilisé par les gestionnaires du CAL afin de surveiller les activités quotidiennes du personnel. À aucun moment, l’accès au système n’est donné aux gestionnaires qui ne sont pas désignés par la commissaire ou le dirigeant principal de la sécurité. Également, les caméras de sécurité ne sont pas installées dans des zones privées ou sécurisées telles que les toilettes, les stations de travail et les salles de réunion.

Il a été déterminé que le niveau de risque relatif à la vie privée à la suite de l’installation des caméras de sécurité demeure faible. Des mesures d’atténuation ont été mises en place afin d’adresser certaines préoccupations qui pourraient résulter de l’installation des caméras de sécurité.

Un sommaire détaillé de cette EFVP peut être consulté sur le site Web du CAL accessible au lobbycanada.gc.ca.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du système de gestion de l’information de la direction des enquêtes

La deuxième EFVP concernait le système de gestion de l’information de la direction des enquêtes (SGIDE).

Le SGIDE est un système d’information qui stocke les données relatives à l’examen et aux enquêtes sur les personnes soupçonnées d’avoir enfreint la Loi sur le lobbying (Loi) ou le Code de déontologie des lobbyistes (Code), aux demandes d’exemption de l’interdiction quinquennale d’exercer des activités de lobbying et aux vérifications de la conformité. Les renseignements contenus dans le système sont « PROTÉGÉ B » et ne sont pas divulgués au public, sauf en vertu de dispositions spécifiques de la Loi, par exemple, dans le cas d’un renvoi à un agent de la paix pour des poursuites supplémentaires si la commissaire a des motifs raisonnables de croire qu’une infraction à la Loi a été commisse ou d’un rapport d’enquête déposé au Parlement.

Le CAL envisage d’étendre l’accès au SGIDE aux conseillers du service à la clientèle, qui sont chargés d’aider les lobbyistes à s’enregistrer, sur la base du principe du besoin de connaître et afin d’améliorer l’efficacité et la prise de décision.

Au total, dix recommandations ont été soumises au CAL afin de réduire les risques qui pourraient découler de l’élargissement de l’accès au système. Le CAL veillera à mettre ces recommandations en place avant d’élargir l’accès au SGIDE aux conseillers du service à la clientèle.

Un sommaire détaillé de cette EFVP peut être consulté sur le site Web du CAL accessible au lobbycanada.gc.ca.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du système d’enregistrement des lobbyistes

La troisième EFVP concernait le système d’enregistrement des lobbyistes (SEL).

Le SEL est un système conçu par le CAL pour faciliter l’enregistrement des lobbyistes et de leurs activités de lobbying ainsi que le dépôt des rapports de communication mensuels (RCM) conformément à la Loi sur le lobbying. Le SEL contient les noms des déclarants et des lobbyistes exerçant des activités de lobbying, ainsi que le nom, les adresses professionnelles, les adresses électroniques professionnelles et les numéros de téléphone de leur entreprise (lobbyistes-conseils) et de leurs employeurs (lobbyistes d’entreprises et d’organisations). Il contient également le nom des institutions gouvernementales avec lesquelles ils communiquent, ainsi que l’objet des activités de lobbying qu’ils sont tenus de déclarer au titre de la Loi et du Règlement sur l’enregistrement des lobbyistes. Dans le cas des anciens titulaires d’une charge publique, la base de données contient des renseignements relatifs aux postes qu’ils ont occupés dans le passé au sein du gouvernement fédéral. Le registre en ligne, conformément à la Loi, comprend également des renseignements prescrits concernant les communications des lobbyistes avec les titulaires d’une charge publique désignée (TCPD) et des renseignements concernant l’interdiction de cinq ans de faire du lobbying par les anciens TCPD, ainsi que les dates d’entrée en vigueur, les exemptions et d’autres données pertinentes. Grâce au registre des lobbyistes en ligne, les membres du public peuvent rechercher des lobbyistes et des activités de lobbying. Bien que toutes les données transmises au CAL soient du domaine public afin de garantir la transparence des activités de lobbying, de sorte que le grand public, les médias et les titulaires d’une charge publique puissent savoir qui exerce des activités de lobbying auprès du gouvernement, dans quel but et dans l’intérêt de qui, certains renseignements fournis par les déclarants – par exemple, les dialogues internes avec les conseillers du CAL, les avertissements du tableau de bord du SEL concernant les dépôts tardifs, etc. – ne sont pas rendus publics.

Dans le passé, le processus de demande d’exemption du CAL exigeait que les anciens TCPD fassent une demande écrite conformément aux renseignements décrits par le CAL sur son site Web. La mise à disposition du processus d’exemption par le SEL vise à le rendre plus efficace.

La présente EFVP a examiné les aspects du processus opérationnel et des flux de données ainsi que les politiques et procédures relatives au SEL, notamment le processus de demande d’exemption en ligne, afin de cerner et d’évaluer tout risque pour la confidentialité des renseignements personnels, et de recommander des options possibles pour atténuer les risques cernés en matière de confidentialité.

Il a été déterminé que le niveau de risque relatif à la vie privée demeure faible. Des mesures ont été mises en place afin d’atténuer certaines préoccupations qui pourraient résulter de la mise à disposition d’un processus d’exemption par le SEL.

Un sommaire détaillé de cette EFVP peut être consulté sur le site Web du CAL accessible au lobbycanada.gc.ca.

Divulgation de renseignements personnels

Au cours de la période visée par ce rapport, il n'y a eu aucune divulgation de renseignements personnels par le CAL aux termes des dispositions suivantes de la LPRP : alinéas 8(2)m), 19(1)e) ou f), ou articles 22.2, 22.3, 69.1 ou 70.1.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives mises en oeuvre

Pendant la période visée, le CAL n’a pas mis en oeuvre de nouvelles politiques, lignes directrices, procédures ou initiatives en lien avec la Loi sur les renseignements personnels.

Plaintes

Le CAL n’a reçu aucune plainte provenant du Commissariat à la protection de la vie privée en ce qui concerne la LPRP en 2020-2021.

Demandes devant la Cour fédérale

Aucune demande liée à la LPRP n'a été interjetée en 2020-2021.

Activités d’échange et de couplage de données

Aucune activité d’échange et de couplage de données n’ont été entreprises en 2020-2021.

Suivi du temps requis pour traiter les demandes d’accès à l’information

En raison du petit nombre de demandes reçues et traitées par le CAL, aucun système formel de suivi n’était nécessaire au cours de la période de référence.

Cas d’atteinte substantielle à la vie privée

Aucun cas d’atteinte substantielle à la vie privée n’a eu lieu en 2020-2021.

Annexe A - Arrêtés de délégation

Arrête de délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le 29 octobre, 2020

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Commissaire au lobbying délègue au titulaire du poste mentionné ci-après, ainsi qu'à la personne occupant à titre intérimaire ledit poste, les attributions dont elle est, en qualité de responsable du Commissaire au lobbying, investie par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrête antérieur.

Annexe

Position

Directeur, Services intégrés

Loi sur l’accès à l’information et Règlement

Autorité absolue

Loi sur la protection des renseignements personnels et Règlement

Autorité absolue

Nancy Bélanger

Commissaire au lobbying

Annexe B - Rapport statistique 2020-2021

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Commissariat au lobbying du Canada

Période d'établissement de rapport : 2020-04-01 au 2021-03-31

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

2.2 Exceptions

2.3 Exclusions

2.4 Support des documents communiqués

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

2.5.3 Autres complexités

2.6 Demandes fermées

2.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

2.7 Présomptions de refus

2.7.1 Motifs du non respect des délais prévus par la loi

2.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)

2.8 Demandes de traduction

Section 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

Section 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Section 7- Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 8 - Plaintes et enquêtes

Section 9 - Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

9.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

9.2 Fichiers de renseignements personnels

Section 10: Atteintes substantielles à la vie privée

Section 11 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

11.1 Coûts

11.2 Ressources humaines

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.