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Rapport annuel 2017-2018 du CVE à la commissaire au lobbying

Table des matières


Présentation

Le Comité de vérification et d’évaluation (CVE) du Commissariat au lobbying (CAL) continue d’être un élément actif du régime de gouvernance et de gérance du Commissariat. Le CVE fournit des conseils et des recommandations objectifs à la commissaire sur une gamme complète de questions de gestion ainsi que sur la pertinence et le fonctionnement de la gouvernance, de la gestion des risques et des cadres et processus de contrôle du Commissariat. Le CVE est responsable devant la commissaire.

Conformément à la section 8 de son mandat, le Comité doit préparer un rapport annuel à l’intention de la commissaire. Ce rapport doit :

  • résumer les activités du Comité et les résultats de ses examens;
  • présenter son évaluation du système de contrôle interne du Commissariat;
  • exposer les préoccupations importantes que le Comité peut avoir en ce qui a trait au cadre et aux processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance du Commissariat;
  • présenter son évaluation de la capacité et du rendement de la fonction de vérification interne et des progrès accomplis au chapitre de l’évaluation des programmes et de la mesure du rendement;
  • formuler, au besoin, des recommandations en vue de l’amélioration du cadre et des processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance, y compris des recommandations en vue de l’amélioration de la fonction de vérification interne et de l’évaluation des programmes du Commissariat;
  • fournir toute autre information ou justification jugée importante pour donner un résumé de haut niveau de ses activités et de leurs résultats, ainsi que du contexte dans lequel cela doit s’inscrire.

De plus, conformément à la section 8 de son mandat, le Comité doit veiller à ce que la commissaire soit pleinement informée du contenu de son rapport annuel avant qu'il ne soit mis au point définitivement.

Objectif

Le Comité fait office d’organe consultatif auprès de la commissaire. Il fournit à la commissaire des conseils, des avis et une assurance en ce qui a trait à la gestion des risques, au cadre de contrôle, à la vérification, à l’évaluation, à la mesure du rendement et à la reddition de comptes, de manière objective et indépendante.

Le Comité est guidé dans son travail par les politiques du Bureau du contrôleur général (BCG) et du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) dans ces domaines. Le Comité exerce ses responsabilités en exécutant judicieusement et rigoureusement son mandat.

Comité

Pendant l’exercice financier 2017-2018, le CVE était composé de trois membres externes et de la commissaire, qui est membre d’office. Les trois membres externes étaient : M. Thomas K. Gussman, M.A., évaluateur accrédité, M. Michael J. McLaughlin, FCPA, FCMA, et M. Alan Winberg, Ph.D., évaluateur accrédité.

Le mandat de M. Thomas Gussman à titre de membre du Comité a pris fin le . Le Comité souhaite reconnaître son importante contribution au travail du CVE depuis 2009.

Qualifications des membres

L’expérience, les compétences et les connaissances collectives des membres du CVE permettent au Comité d’exercer ses fonctions efficacement et avec compétence. Les membres du CVE sont indépendants et ne font l’objet d’aucun conflit d’intérêts réel ou perçu.

Réunions tenues

Conformément à son mandat et à la directive du BCG, le CVE tient des réunions ordinaires ainsi que des réunions à huis clos.

Dans l’exercice financier débutant le 1er avril 2017 et se terminant le 31 mars 2018, le CVE s’est rencontré aux dates suivantes : 5 au 8 juin 2017; 11 juillet 2017; 18 et 19 septembre 2017, 15 et 16 février 2018.

Lors de la rencontre du 11 juillet, les membres ont rencontré des représentants du Bureau du vérificateur général (BVG) pour examiner les résultats de leur vérification annuelle des états financiers du CAL et en discuter.

Responsabilités et fonctions

Mandat : Le mandat du CVE présente les rôles et les responsabilités du Comité.

Orientation au sujet des travaux du Commissariat : Lors de la première série de réunions qui a fait suite à sa création, le Comité a reçu une orientation rigoureuse au sujet de tous les secteurs d’activité du Commissariat au lobbying (CAL). Au fil des ans, depuis mars 2009, en assistant aux réunions du Comité, en examinant la documentation et les activités du CAL, et en formulant des conseils à l’intention de la commissaire, les membres externes ont acquis une compréhension approfondie des enjeux auxquels le CAL est confronté. Grâce aux réunions continues du Comité et à ses délibérations, les membres du CVE jugent qu’ils possèdent une très bonne connaissance des activités du Commissariat, de l’environnement de travail dans son ensemble, des principales questions de politique publique liées à la Loi sur le lobbying, ainsi que des principaux risques et des stratégies en place au CAL pour atténuer ces risques au quotidien.

Plan annuel du CVE : Le président a présenté des dates pour les réunions devant avoir lieu au cours du prochain exercice et un ordre du jour provisoire pour chacune de ces réunions, en fonction des ordres du jour que le Comité a utilisés au cours des dernières années. Quatre réunions sont prévues au cours des 12 prochains mois afin de couvrir les secteurs de responsabilité établis dans le mandat. Le Comité a pour pratique de confirmer les dates de chacune de ses réunions pour les 12 prochains mois. Cette planification à long terme a plutôt bien fonctionné jusqu’à maintenant.

Les dates prévues pour les réunions futures sont les suivantes :

  • Mardi 10 avril 2018 (la réunion a eu lieu comme prévu)
  • Vendredi 27 juin 2018 (téléconférence prévue pour examiner les états financiers)
  • Mercredi 11 juillet 2018, y compris la réunion du BVG
  • Mardi 16 octobre 2018
  • Jeudi 10 janvier 2019
  • Mercredi 10 avril 2019
  • Juin 2019 (téléconférence prévue pour examiner les états financiers)
  • Mercredi 10 juillet 2019

Auto-évaluation du CVE : Conformément à notre mandat et aux lignes directrices du BCG, nous comptons effectuer une auto-évaluation chaque année. Nous avons effectué notre auto-évaluation pour 2017-2018 le lundi . Comme l’indique le mandat du Comité, nous avons adopté la pratique de soumettre à la commissaire un rapport confidentiel sur les résultats de cette auto-évaluation.

Faits saillants 2017-2018

Au cours de la dernière année, nous avons constaté que la mise en œuvre des mesures relatives à la gouvernance, à la gestion des risques, à la reddition de comptes et au contrôle continuait de progresser de façon constante.

Nancy Bélanger a été nommée commissaire en date du . Nous sommes honorés de continuer à conseiller la commissaire quant à l’exécution de son mandat. Nous avons conseillé l’ancienne commissaire pour la fin de son mandat.

Au cours des 12 derniers mois, nous avons fourni des conseils à l’ancienne commissaire et à la nouvelle commissaire au sujet de la structure organisationnelle du Commissariat, de l’établissement des principales priorités du Commissariat, de l’établissement de relations avec les fournisseurs de services externes, de la dotation des postes clés et de la préparation des politiques et des plans de gestion.

Pour la période allant d’avril à décembre 2017, le mandat de l’ancienne commissaire avait été prolongé à titre de mesure provisoire, afin d’accorder plus de temps pour la nomination de la nouvelle commissaire. Afin d’assurer la continuité et de mettre les conseils du CVE à la disposition de la nouvelle commissaire, les mandats des membres du CVE ont été prolongés avec des dates de fin échelonnées.

Avec la fin du mandat de Thomas K. Gussman, le CVE comptera dorénavant deux membres.

Lors des réunions que nous avons tenues au cours de la dernière année, nous avons examiné la documentation et nous avons eu des discussions pour examiner diverses questions et fournir des conseils à la commissaire sur les sujets suivants :

  • préparatifs en vue de la nomination de la nouvelle commissaire;
  • considérations relatives à la structure du Commissariat à la suite de la nomination de la nouvelle commissaire;
  • considérations pour la nouvelle commissaire concernant un plan stratégique triennal, assorti d’un ensemble de priorités stratégiques pour le Commissariat, y compris quatre résultats clés :
    • un système moderne d’enregistrement des lobbyistes
    • l’amélioration de la sensibilisation et des communications avec les Canadiens et les Canadiennes
    • des activités efficaces de conformité et d’application de la loi
    • un milieu de travail exceptionnel
  • les mesures à prendre pour obtenir les ressources nécessaires à une représentation juridique supplémentaire du Bureau à la Cour fédérale;
  • les considérations et les mesures à prendre pour obtenir les ressources nécessaires pour le déménagement prévu du Commissariat à l’expiration de ses baux actuels;
  • les considérations et les mesures pour obtenir les ressources nécessaires au maintien et à l’amélioration du Système d’enregistrement des lobbyistes (SEL);
  • l’environnement de contrôle et le système de contrôles internes du Commissariat, y compris la mise en œuvre des réponses de la direction aux recommandations découlant des vérifications et des évaluations internes effectuées et d’une vérification externe menée par la CFP;
  • les initiatives en matière de valeurs et d’éthique au Commissariat et la création d’un milieu de travail exceptionnel;
  • les plans et le cadre du Commissariat pour la gestion des risques, la vérification interne, la mesure du rendement, l’évaluation des programmes, l’établissement de rapports sur les résultats et les processus de responsabilisation;
  • les mesures que le Commissariat doit prendre pour maintenir et renforcer sa relation avec le BVG pour les travaux de vérification prévus, y compris l’exécution de la vérification annuelle des états financiers du CAL par le BVG;
  • les états financiers et les rapports de responsabilisation du Commissariat (plan ministériel, rapport ministériel sur le rendement et rapport annuel au Parlement);
  • les arrangements avec les fournisseurs de services qui fournissent des services ministériels essentiels au Commissariat pour le bon fonctionnement de ses opérations.

De plus, lors des séances à huis clos, nous avons examiné la documentation, rencontré le dirigeant principal des finances et les cadres supérieurs, discuté de la reddition de comptes et des questions organisationnelles et fourni des conseils à l’ancienne et à la nouvelle commissaires en ce qui concerne les questions financières, la gestion des risques et les consultations avec les intervenants.

Pendant nos travaux au cours des 12 prochains mois, le Comité continuera d’examiner ces questions et les travaux en cours pour mettre en œuvre : les priorités de la nouvelle commissaire telles qu’indiquées dans le plan stratégique triennal du Commissariat; les mesures d’atténuation des risques indiquées dans le profil de risque ministériel du CAL; les mesures requises pour obtenir les ressources financières et humaines nécessaires pour maintenir et améliorer les systèmes et l’infrastructure de TI du CAL et pour améliorer et continuer à moderniser le SEL; les plans pluriannuels du CAL pour la vérification interne et l’évaluation des programmes; la stratégie de mesure du rendement du CAL; les ententes permanentes du CAL avec les fournisseurs de services; la résolution des problèmes liés au système de paie Phénix; et les services communs essentiels fournis par Services partagés Canada. De plus, le CVE prévoit fournir des conseils sur la réalisation d’une évaluation du SEL (actuellement en cours) et sur la mise en œuvre des recommandations d’une étude d’évaluation du Programme d’éducation et de sensibilisation. Comme par le passé, le CVE examinera le plan et les résultats de la vérification financière annuelle que doit effectuer le BVG.

Le mandat du Comité englobe à la fois la vérification et les résultats internes, de même que l’évaluation des programmes. Le CAL a procédé étape par étape dans le cadre de la mise en œuvre progressive des politiques de vérification interne et d’évaluation des programmes. Le Comité a examiné la Politique sur la vérification interne et la Politique sur les résultats du CT ainsi que les directives, les normes et les lignes directrices connexes. Le Comité a l’intention de se tenir au courant des directives et des politiques émises par les organismes centraux dans ces domaines et de formuler des conseils à l’intention de la commissaire en temps opportun.

Discussion et analyse

Le Comité est heureux de noter que le Commissariat a mis en place des systèmes, des structures organisationnelles et des politiques financières et administratives, des contrôles internes et des mesures de reddition de comptes afin d’accomplir son important travail de manière efficace. Nous sommes d’avis que le CAL a mis en place toutes les politiques et procédures de gestion importantes. L’année prochaine sera une année de mise au point et de mise en œuvre de nouvelles politiques du CT ou de modifications aux politiques existantes du CT.

Le CVE sera heureux de conseiller la nouvelle commissaire pour la mise en œuvre de son plan stratégique triennal. On s’attend à ce qu’un certain nombre de dossiers clés requièrent son attention au cours du prochain exercice financier. Il s’agit notamment des options pour la structure de gestion du Commissariat, de la mise en œuvre des priorités du Plan stratégique et de la préparation des commentaires de la commissaire en vue du prochain examen quinquennal de la Loi sur le lobbying par le Parlement.

Nous félicitons la commissaire et applaudissons la signature récente d’un protocole d’entente avec le commissaire aux conflits d’intérêts et à l’éthique.

Nous prenons note des excellents progrès réalisés par le Commissariat au chapitre de l’examen de son environnement de contrôle, de la mise à jour de son profil de risque organisationnel en bonne et due forme et de stratégies explicites d’atténuation des risques, et de la mise en œuvre de son plan pluriannuel de vérification interne et d’évaluation des programmes. Nous notons que les rapports de vérification interne et d’évaluation ont été réalisés comme prévu, avec professionnalisme et en temps opportun, et que le rapport de suivi sur la mise en œuvre des réponses de la direction a été examiné adéquatement et a été mis en application.

Nous notons que la commissaire a mis en place de bonnes communications avec les représentants du BVG aux fins de la vérification interne annuelle des états financiers du CAL par ce bureau. Nous avons examiné avec le BVG ses plans de vérification et les résultats de la dernière vérification annuelle effectuée. Nous avons également tenu une séance à huis clos avec des représentants du BVG. En résumé, le BVG a constaté en 2017 que les états financiers présentaient fidèlement, dans tous ses aspects significatifs, la situation financière du CAL, et a constaté en outre que les transactions, à tous égards importants, étaient conformes à la Loi sur la gestion des finances publiques et à ses règlements, et à la Loi sur le lobbying.

Nous avons attentivement examiné le profil de risque organisationnel du CAL et ses plans pluriannuels de vérification interne d’évaluation des programmes. Nous avons examiné les rapports produits et le plan d’action de la direction pour ces rapports et en avons discuté. À la lumière de la documentation examinée dans le cadre de la réunion de notre comité, de la planification détaillée et des discussions qui y ont eu lieu, et prenant en considération le fait que ceci est une micro-organisation, nous jugeons que le Commissariat a accompli de très bons progrès dans l’établissement de son programme de vérification et d’évaluation. Nous constatons que l’évaluation du programme de sensibilisation et d’éducation a été achevée l’an dernier et que ce programme est une priorité pour la commissaire.

Nous constatons que l’environnement de contrôle en place au Commissariat est bien conçu et que d’importantes mesures ont été prises par la commissaire (et l’ancienne commissaire) pour mettre en œuvre de saines pratiques de gestion, notamment en ce qui a trait au contrôle, à la gestion des risques et à l’établissement de rapports au sein du Commissariat. À la lumière des vérifications et des évaluations effectuées et des discussions tenues lors des réunions de notre comité, où nous avons reçu des comptes rendus de chacun des gestionnaires du Commissariat et menons des séances à huis clos avec la commissaire, l’agent principal des finances et les cadres supérieurs, nous avons constaté que le Commissariat possède une structure de gouvernance efficace et une approche rigoureuse et professionnelle pour l’exécution de son mandat.

Nous avons examiné les états financiers (trimestriels et annuels), le PM, l’ERD et le rapport annuel du CAL, et nous réitérons notre opinion que ces rapports semblent être complets et qu’ils présentent et expliquent les activités et les réalisations du Commissariat. Dans le cadre de discussions avec les cadres supérieurs du CAL et le dirigeant principal des finances, nous avons noté l’exactitude des prévisions financières du CAL et la fiabilité de l’information fournie. Au cours des réunions tenues pendant le dernier exercice, nous avons noté la diligence exercée par la commissaire et l’équipe de haute direction afin de veiller à ce que le budget limité du CAL soit utilisé de la manière la plus efficiente possible pour remplir son mandat; nous avons aussi prodigué des conseils sur les priorités notées dans le plan stratégique triennal de la commissaire. Nous avons également noté que les ressources disponibles pour maintenir et améliorer les systèmes et l’infrastructure de TI du CAL et pour améliorer et continuer à moderniser le SEL pourraient ne pas être suffisantes.

Nous avons passé en revue les réalisations et les plans approuvés en place pour améliorer la gestion des risques, la vérification interne et l’évaluation, et nous estimons que ceux-ci sont mis en œuvre avec bonne foi et rigueur. Nous sommes d’accord avec l’évaluation des risques et la planification en place pour les évaluations internes et l’évaluation des programmes du CAL. Le BVG a effectué la première vérification des états financiers du CAL. Nous constatons que les dispositions en place en ce qui concerne la mesure des résultats, l’évaluation et la mesure du rendement, y compris l’ensemble des mesures du rendement et le modèle logique, sont d’une grande valeur potentielle. En 2018-2019, le Commissariat entreprendra une évaluation de ses fonctions d’inscription et de services à la clientèle. C’est avec plaisir que nous continuons à formuler des conseils à cet égard à mesure que les plans sont mis en place.

Nous avons examiné les exposés du CAL et les témoignages présentés au Comité permanent de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de l’éthique. Nous confirmons qu’à notre avis, le témoignage de la commissaire (et de l’ancienne commissaire) et les rapports préparés à l’intention du Parlement ont été effectués avec rigueur et professionnalisme.

Conclusion

Notre travail a été facilité par les relations de travail étroites que nous entretenons avec vous et l’ancienne commissaire. Nous aimerions remercier tous les membres de votre équipe de direction pour leur participation réfléchie aux réunions et pour leur soutien et leur collaboration.

Le Comité souhaite souligner le travail accompli par le Commissariat en vue de mettre en place ses systèmes et structures et d’assurer le bon déroulement de ses activités. Nous sommes encore impressionnés par la volonté du Commissariat de mettre en œuvre de saines pratiques de gestion et de gérer de manière attentive et réfléchie ses ressources financières limitées et son personnel. Nous sommes d’avis que le CAL gère bien son budget limité. Nous avons constaté que le Commissariat a réussi à respecter ses normes de service au cours de la dernière année. Nous souhaitons également souligner la haute qualité de la documentation, des breffages et des discussions à nos réunions au cours de la dernière année.

Nous sommes impatients de poursuivre notre excellente relation avec la commissaire et de lui offrir, de manière objective et indépendante, des avis, des conseils et une assurance quant au caractère adéquat des processus de gestion des risques, de contrôle et de reddition de comptes pour le travail important exécuté par le Commissariat.

Nous sommes fiers du rôle que nous jouons pour appuyer et renforcer l’intendance au sein du Commissariat et nous sommes heureux d’avoir pu y contribuer au cours de la dernière année. Alors que vous continuez à mettre en œuvre les priorités stratégiques et que vous prenez des mesures pour obtenir les ressources supplémentaires nécessaires à la modernisation de l’infrastructure TI et du SEL, nous serons prêts à répondre à toutes les demandes de conseils et de soutien que vous jugez importantes.


Annexe

Notices biographiques des membres du comité ministériel de vérification et d'évaluation

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