Commissariat au lobbying du Canada

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Rapport annuel 2018-2019 du CVE à la commissaire au lobbying

Table des matières

Introduction

Le Comité de vérification et d’évaluation (CVE) du Commissariat au lobbying (CAL) continue d’être un élément actif du régime de gouvernance et de gérance du Commissariat. Le CVE fournit des conseils et des recommandations objectifs à la commissaire sur une gamme complète de questions de gestion ainsi que sur la pertinence et le fonctionnement de la gouvernance, de la gestion des risques et des cadres et processus de contrôle du Commissariat. Le CVE est responsable devant la commissaire.

Conformément à la section 8 de son mandat, le CVE doit préparer un rapport annuel à l’intention de la commissaire. Ce rapport doit :

  • résumer les activités clés menées par le CVE ainsi que les résultats de son examen;
  • présenter l’évaluation du CVE du système de contrôle interne du Commissariat;
  • exposer les préoccupations importantes que le CVE peut avoir en ce qui a trait au cadre et aux processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance du Commissariat;
  • présenter les conseils du CVE sur les questions liées à la vérification interne, à l’évaluation des programmes et à la mesure du rendement;
  • formuler, au besoin, des recommandations en vue de l’amélioration du cadre et des processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance, y compris des recommandations en vue de l’amélioration des fonctions de vérification interne et d’évaluation des programmes du Commissariat;
  • Communiquer tout autre renseignement que le CVE juge important pour bien résumer ses activités et les résultats obtenus.

Objet

Le CVE fait office d’organe consultatif auprès de la commissaire. Il fournit à la commissaire des conseils, des avis et une assurance en ce qui a trait à la gestion des risques, au cadre de contrôle, à la vérification, à l’évaluation, à la mesure du rendement et à la reddition de comptes, de manière objective et indépendante.

Le CVE est guidé dans son travail par les politiques du Bureau du contrôleur général (BCG) et du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) dans ces domaines. Le Comité exerce ses responsabilités en exécutant judicieusement et rigoureusement son mandat.

Comité

Pendant l’exercice 2018-2019, le CVE était composé de trois membres externes et de la commissaire, qui est membre d’office. M. Michael J. McLaughlin, FCPA, FCMA, et M. Alan Winberg, Ph. D., évaluateur accrédité (président du comité) ont conservé leur rôle de membres externes. M. Michael Nelson, B.A., Sc., M.B.A., est devenu membre du CVE en janvier 2019.

Qualifications des membres

L’expérience, les compétences et les connaissances collectives des membres du CVE permettent à ce comité d’exercer ses fonctions efficacement et avec compétence. Les membres du CVE sont indépendants et ne font l’objet d’aucun conflit d’intérêts réel ou perçu.

Réunions tenues

Conformément à son mandat et à la directive du BCG, le CVE tient des réunions ordinaires ainsi que des réunions à huis clos.

Pendant l’exercice allant du 1er avril 2018 au 31 mars 2019, le CVE a tenu des réunions le 10 avril 2018; le 27 juin 2018; le 11 juillet 2018; le 16 octobre 2018 et le 10 janvier 2019.

Lors de la réunion tenue le 11 juillet 2018, les membres ont rencontré des représentants du Bureau du vérificateur général (BVG) pour examiner les résultats de leur vérification annuelle des états financiers du CAL et en discuter.

Responsabilités et fonctions

Mandat : Le mandat du CVE présente les rôles et les responsabilités du Comité. Le mandat du CVE peut être consulté sur le site Web du CAL.

Orientation en fonction des travaux du Commissariat : Au fil des ans, en assistant aux réunions du Comité, en examinant la documentation et les activités du CAL, et en formulant des conseils à l’intention de la commissaire, les membres externes ont acquis une compréhension approfondie des enjeux auxquels le CAL est confronté. Grâce aux réunions continues du Comité et à ses délibérations, les membres du CVE jugent qu’ils possèdent une très bonne connaissance des activités du Commissariat, de l’environnement de travail dans son ensemble, des principales questions de politique publique liées à la Loi sur le lobbying, ainsi que des principaux risques et des stratégies en place au CAL pour atténuer ces risques au quotidien.

Plan annuel du CVE : Le président a présenté des dates pour les réunions devant avoir lieu au cours du prochain exercice et un ordre du jour provisoire pour chacune de ces réunions, en fonction des ordres du jour que le Comité a utilisés au cours des dernières années. Quatre réunions sont prévues au cours des douze prochains mois afin de couvrir les secteurs de responsabilité établis dans le mandat. Le Comité a pour pratique de confirmer les dates de chacune de ses réunions pour les douze prochains mois. Cette planification à long terme a plutôt bien fonctionné jusqu’à maintenant.

Les dates prévues pour les réunions futures sont présentées ci-dessous.

  • Le mercredi 10 avril 2019 (la réunion a été tenue comme prévu).
  • Date à confirmer : juin 2019 (conférence téléphonique prévue pour discuter des états financiers).
  • Le mercredi 10 juillet 2019 (y compris la réunion avec le BVG).
  • Le mardi 15 octobre 2019.
  • Le jeudi 9 janvier 2020.
  • Le jeudi 9 avril 2020.
  • Juin 2019 (conférence téléphonique prévue pour discuter des états financiers).
  • Le mercredi 8 juillet 2020.

Auto-évaluation du CVE : Conformément à notre mandat et aux lignes directrices du BCG, nous comptons effectuer une auto-évaluation chaque année. Nous avons terminé nous auto évaluation de 2018-2019 le 10 avril 2019. Comme l’indique le mandat du Comité, nous avons adopté la pratique de soumettre à la commissaire un rapport confidentiel sur les résultats de cette auto-évaluation.

Faits saillants de 2018-2019

Nous sommes honorés de continuer à conseiller la commissaire quant à l’exécution de son mandat.

Au cours de la dernière année, nous avons constaté que la mise en œuvre des mesures relatives à la gouvernance, à la gestion des risques, à la reddition de comptes et au contrôle continuait de progresser de façon constante. Au cours des 12 derniers mois, nous avons présenté des conseils à la commissaire sur ces questions, y compris sur les nouvelles initiatives et priorités.

Soutien et conseils à la commissaire : Nous avons présenté à la commissaire nos conseils concernant la vérification interne, la vérification externe par le vérificateur général, l’évaluation des programmes, la mesure du rendement, la gestion des risques, la mise en œuvre du plan stratégique du Commissariat, les plans ministériels ainsi que les questions relatives aux finances et à la gestion.

Examen des rapports organisationnels et formulation des conseils connexes en temps opportun : Nous avons examiné les rapports financiers et organisationnels en respectant les délais établis, y compris les états financiers, les rapports financiers trimestriels, les rapports sur les budgets des dépenses (PM et RRM), les comptes publics et d’autres rapports sur le rendement.

Conseil en matière d’états financiers et de comptabilité : Nous avons formulé en temps opportun des conseils indépendants à l’intention de la commissaire et au dirigeant principal des finances sur des questions techniques liées aux états financiers et à la comptabilité.

Conseils sur les défis en matière de ressources : Nous avons présenté en temps opportun des conseils indépendants sur les problèmes liés aux ressources que le Commissariat doit régler pour poursuivre ses activités de façon efficace et efficiente. Ces problèmes se sont produits en raison des dépenses exceptionnelles effectués pour couvrir les coûts liés à la fin du bail et à la réinstallation des locaux du Commissariat.

Séances à huis clos : De plus, lors des séances à huis clos, nous avons examiné la documentation, rencontré le dirigeant principal des finances et les cadres supérieurs, discuté de la reddition de comptes et des questions organisationnelles et fourni des conseils à la commissaire.

Questions clés à examiner au cours de l’année à venir

Au cours des douze prochains mois, le Comité continuera à examiner ces questions et à se pencher sur le travail en cours en vue d’atteindre les objectifs prioritaires de la commissaire énoncés dans le plan stratégique de trois ans du CAL.

Le CVE compte présenter des conseils à la commissaire sur :

  • les risques liés à la planification ou à la mise en œuvre des projets priorités et des initiatives mentionnés dans le plan stratégique de la commissaire;
  • les risques liés à la quantité limitée des ressources et à l’obtention d’un budget supplémentaire pour faire progresser les projets prioritaires et les initiatives;
  • la planification, l’exécution et la production de rapports en ce qui concerne les vérifications internes, les évaluations de programmes et d’autres questions examinées;
  • la gestion de l’information et la technologie de l’information;
  • les mesures de rendement utilisées et présentées par le Commissariat;
  • la mise en œuvre réussie du projet de déménagement dans les nouveaux locaux du Commissariat.

En plus de s’acquitter de son mandat officiel, les réunions à huis clos avec la commissaire, le dirigeant principal des finances et les cadres supérieurs du CAL offrent au CVE l’occasion d’offrir un autre son de cloche à la commissaire en ce qui concerne les questions, les initiatives et les priorités où les membres du CVE peuvent fournir des conseils ou une perspective externe unique.

Conclusion

Notre travail a été facilité par les relations de travail étroites que nous entretenons avec vous et votre équipe de direction. Nous aimerions remercier tous les membres de votre équipe de direction pour leur participation réfléchie aux réunions et pour leur soutien et leur collaboration.

Le Comité souhaite souligner le travail accompli par le Commissariat en vue de mettre en place ses systèmes et structures et d’assurer le bon déroulement de ses activités. Nous sommes encore impressionnés par la volonté du Commissariat de mettre en œuvre de saines pratiques de gestion et de gérer de manière attentive et réfléchie ses ressources financières limitées et son personnel. Nous sommes d’avis que le CAL gère bien son budget limité.

Le Commissariat fait face à d’importantes contraintes financières qui pourraient limiter la mise en œuvre des améliorations nécessaires à ses programmes et à ses activités, et en particulier ses plans visant à améliorer la sensibilisation et l’éducation, à documenter et à améliorer ses procédures d’enquête et à moderniser le registre et d’autres systèmes informatiques. Nous fournirons nos meilleurs conseils indépendants au sujet de ces défis en matière de ressources et de la possibilité d’obtenir des ressources supplémentaires, au besoin.

Nous sommes impatients de poursuivre notre excellence relation avec la commissaire et de lui offrir, de manière objective et indépendante, des avis, des conseils et une assurance quant au caractère adéquat des processus de gestion des risques, de contrôle et de reddition de comptes pour le travail important exécuté par le Commissariat.

Nous sommes fiers du rôle que nous jouons pour appuyer et renforcer l’intendance au sein du Commissariat et nous sommes heureux d’avoir pu y contribuer au cours de la dernière année. Alors que vous continuez à mettre en œuvre les priorités stratégiques et que vous prenez des mesures pour obtenir les ressources supplémentaires nécessaires à l’efficacité et à l’efficience opérationnelles, nous serons prêts à répondre à toutes les demandes de conseils et de soutien que vous jugez importantes.

Annexe

Notices biographiques des membres du Comité de vérification et d’évaluation

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