Commissariat au lobbying du Canada

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Rapport annuel 2019-2020 du CVE à l’intention de la commissaire au lobbying

Table des matières

Introduction

Le Comité de vérification et d’évaluation (CVE) du Commissariat au lobbying continue d’être un élément actif du régime de gouvernance et de gérance du Commissariat. Le CVE fournit des conseils et des recommandations objectives à la commissaire sur une gamme complète de questions de gestion ainsi que sur la pertinence et le fonctionnement de la gouvernance, de la gestion des risques et des cadres et processus de contrôle du Commissariat. Le CVE est responsable devant la commissaire.

Conformément à son mandat, le Comité doit préparer un rapport annuel à l’intention de la commissaire. Ce rapport doit :

  • résumer les activités clés menées par le CVE ainsi que les résultats de son examen;
  • présenter l’évaluation du CVE du système de contrôle interne du Commissariat;
  • exposer les préoccupations importantes que le Comité peut avoir en ce qui a trait au cadre et aux processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance du Commissariat;
  • présenter les conseils du Comité sur les questions liées à la vérification interne, à l’évaluation des programmes et à la mesure du rendement;
  • formuler, au besoin, des recommandations en vue de l’amélioration du cadre et des processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance, y compris des recommandations en vue de l’amélioration des fonctions de vérification interne et d’évaluation des programmes du Commissariat;
  • communiquer tout autre renseignement que le Comité juge important pour bien résumer ses activités et les résultats obtenus.

Objet

Le Comité fait office d’organe consultatif auprès de la commissaire. Il fournit à la commissaire des conseils, des avis et une assurance en ce qui a trait à la gestion des risques, au cadre de contrôle, à la vérification, à l’évaluation, à la mesure du rendement et à la reddition de comptes, de manière objective et indépendante.

Le CVE est guidé dans son travail par les politiques du Bureau du contrôleur général (BCG) et du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) dans ces domaines. Le Comité exerce ses responsabilités en exécutant judicieusement et rigoureusement son mandat.

Comité

Pendant l’exercice 2019-2020, le CVE était composé de trois membres externes et de la commissaire, qui est membre d’office. M. Michael J. McLaughlin, FCPA, FCMA, M. Michael Nelson, B.A. Sc., M.B.A., et M. Alan Winberg, Ph.D., évaluateur accrédité (président du comité) ont conservé leur rôle de membres externes.

Qualifications des membres

L’expérience, les compétences et les connaissances collectives des membres du CVE permettent au Comité d’exercer ses fonctions efficacement et avec compétence. Les membres du CVE sont indépendants et ne font l’objet d’aucun conflit d’intérêts réel ou perçu.

Réunions tenues

Conformément à son mandat et à la directive du BCG, le CVE tient des réunions ordinaires ainsi que des réunions à huis clos.

Pendant l’exercice allant du 1er avril 2019 au 31 mars 2020, le CVE a tenu des réunions : le 10 avril 2019; le 19 juin 2019; le 10 juillet 2019; le 16 octobre 2019; le 9 janvier 2020.

Lors de la réunion tenue le 10 juillet 2019, les membres ont rencontré des représentants du Bureau du vérificateur général (BVG) pour examiner les résultats de leur vérification annuelle des états financiers du Commissariat et en discuter.

Responsabilités et fonctions

Mandat : Le mandat du CVE présente les rôles et les responsabilités du Comité. Le mandat du CVE peut être consulté sur le site Web du Commissariat.

Orientation en fonction des travaux du Commissariat : Au fil des ans, en assistant aux réunions du Comité, en examinant la documentation et les activités du Commissariat, et en formulant des conseils à l’intention de la commissaire, les membres externes ont acquis une compréhension approfondie des enjeux auxquels le Commissariat est confronté. Grâce aux réunions continues du Comité et à ses délibérations, les membres du CVE jugent qu’ils possèdent une très bonne connaissance des activités du Commissariat, de l’environnement de travail dans son ensemble, des principales questions de politique publique liées à la Loi sur le lobbying, ainsi que des principaux risques et des stratégies en place au Commissariat pour atténuer ces risques au quotidien.

Plan annuel du CVE : Le président a présenté des dates pour les réunions devant avoir lieu au cours du prochain exercice et un ordre du jour provisoire pour chacune de ces réunions, en fonction des ordres du jour que le Comité a utilisés au cours des dernières années. Compte tenu des lignes directrices en matière de santé publique en place pour gérer les enjeux liés à la COVID-19, une série de réunions du CVE devraient avoir lieu au cours des 12 prochains mois, par téléconférence, vidéoconférence ou en personne pour discuter des secteurs de responsabilité établis dans le mandat et donner des conseils à la commissaire à cet égard. Le Comité a pour pratique de confirmer les dates de chacune de ses réunions pour les douze prochains mois. Cette planification à long terme a plutôt bien fonctionné jusqu’à maintenant.

Les dates prévues pour les réunions futures sont les suivantes :

  • Mardi 19 mai 2020 (la réunion a eu lieu comme prévu par téléconférence)
  • Mercredi 3 juin 2020 (la réunion a eu lieu comme prévu par téléconférence)
  • Mardi 16 juin 2020 (une téléconférence est prévue)
  • Mercredi 5 août 2020 (date à confirmer, comprend une réunion avec le BVG)
  • Mercredi 14 octobre 2020
  • Jeudi 14 janvier 2021

Autoévaluation du CVE : Conformément à notre mandat et aux lignes directrices du BCG, nous comptons effectuer une autoévaluation chaque année. Nous avons discuté de notre autoévaluation pour 2019-2020 le 19 mai 2020. Comme l’indique le mandat du Comité, nous avons adopté la pratique de soumettre à la commissaire un rapport confidentiel sur les résultats de cette autoévaluation.

Faits saillants de 2019-2020

Nous sommes honorés de continuer à conseiller la commissaire quant à l’exécution de son mandat.

Au cours de la dernière année, nous avons constaté que la mise en œuvre des mesures relatives à la gouvernance, à la gestion des risques, à la reddition de comptes et au contrôle continuait de progresser de façon constante. Au cours des 12 derniers mois, nous avons présenté des conseils à la commissaire sur ces questions, y compris sur les nouvelles initiatives et priorités.

Soutien et conseils à la commissaire : Nous avons présenté à la commissaire nos conseils concernant la vérification interne, la vérification externe par le vérificateur général, l’évaluation des programmes, la mesure du rendement, la gestion des risques, la mise en œuvre du plan stratégique du Commissariat, les plans ministériels ainsi que les questions relatives aux finances et à la gestion. Nous avons suivi à distance les développements concernant la pandémie de COVID-19 alors que le Commissariat s’est adapté à un environnement opérationnel exceptionnel et a quand même réussi à s’acquitter de son mandat.

Examen des rapports organisationnels et formulation des conseils connexes en temps opportun : Nous avons examiné les rapports financiers et organisationnels en respectant les délais établis, y compris les états financiers, les rapports financiers trimestriels, les rapports sur les budgets des dépenses (PM et RRM), les comptes publics et d’autres rapports sur le rendement.

Conseil en matière d’états financiers et de comptabilité : Nous avons formulé en temps opportun des conseils indépendants à l’intention de la commissaire et au dirigeant principal des finances sur des questions techniques liées aux états financiers et à la comptabilité.

Conseils sur les défis en matière de ressources : Nous avons présenté en temps opportun des conseils indépendants sur les problèmes liés aux ressources que le Commissariat doit régler pour poursuivre ses activités de façon efficace et efficiente. Nous avons examiné les dépenses exceptionnelles effectuées pour couvrir les coûts liés au déménagement des bureaux en fin de bail. En ce qui concerne le manque de ressources du Commissariat pour les questions essentielles, y compris le fonctionnement efficace continu du registre, nous avons fourni des conseils concernant l’obtention d’une source de financement dans le budget de 2020 et une présentation éventuelle au Conseil du Trésor.

Séances à huis clos : Lors des séances à huis clos, nous avons examiné la documentation, rencontré le dirigeant principal des finances et les cadres supérieurs, discuté de la reddition de comptes et des questions organisationnelles et fourni des conseils à la commissaire.

Questions clés à examiner au cours de l’année à venir

Au cours des douze prochains mois, le Comité continuera à examiner ces questions, y compris les défis liés aux ressources et à l’adaptation à la COVID-19, et à se pencher sur le travail en cours en vue d’atteindre les objectifs prioritaires de la commissaire énoncés dans le plan stratégique de trois ans du Commissariat.

Le CVE compte présenter des conseils à la commissaire sur :

  • la planification ou la mise en œuvre des projets prioritaires et des initiatives mentionnés dans le plan stratégique de la commissaire;
  • la quantité limitée des ressources et l’obtention d’un budget supplémentaire pour faire progresser les projets prioritaires et les initiatives;
  • le nouvel environnement opérationnel, en mettant soigneusement en œuvre les lignes directrices en matière de santé publique liées à la COVID-19;
  • la planification, l’exécution et la production de rapports en ce qui concerne les vérifications internes, les évaluations de programmes et d’autres questions examinées;
  • la gestion de l’information et la technologie de l’information;
  • les mesures de rendement utilisées et présentées par le Commissariat.

En plus de s’acquitter de son mandat officiel, les réunions à huis clos avec la commissaire, le dirigeant principal des finances et les cadres supérieurs du Commissariat offrent au CVE l’occasion d’offrir un autre son de cloche à la commissaire en ce qui concerne les questions, les initiatives et les priorités où les membres du CVE peuvent fournir des conseils ou une perspective externe unique.

Conclusion

Notre travail a été facilité par les relations de travail étroites que nous entretenons avec vous et votre équipe de direction. Nous aimerions remercier tous les membres de votre équipe de direction pour leur participation réfléchie aux réunions du CVE et pour leur soutien et leur collaboration.

Le Comité souhaite souligner le travail accompli par le Commissariat en vue de mettre en place ses systèmes et structures et d’assurer le bon déroulement de ses activités. Le Commissariat a fait preuve de professionnalisme et d’adaptabilité afin d’assurer la continuité dans l’exécution de son mandat pendant les perturbations causées à ce jour par la pandémie de COVID-19. Nous sommes encore impressionnés par la volonté du Commissariat de mettre en œuvre de saines pratiques de gestion et de gérer de manière attentive et réfléchie ses ressources financières limitées et son personnel. Nous sommes d’avis que le Commissariat gère bien son budget limité.

Nous sommes impatients de poursuivre notre excellente relation avec la commissaire et de lui offrir, de manière objective et indépendante, des avis, des conseils et une assurance quant au caractère adéquat des processus de gestion des risques, de contrôle et de reddition de comptes pour le travail important exécuté par le Commissariat.

Nous sommes fiers du rôle que nous jouons pour appuyer et renforcer l’intendance au sein du Commissariat et nous sommes heureux d’avoir pu y contribuer au cours de la dernière année. Alors que vous continuez à mettre en œuvre les priorités stratégiques et que vous prenez des mesures pour obtenir les ressources supplémentaires nécessaires à l’efficacité et à l’efficience opérationnelles, nous serons prêts à répondre à toutes les demandes de conseils et de soutien que vous jugez importantes.

Annexe

Notices biographiques des membres du Comité de vérification et d’évaluation

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