Annexe - Évaluation du contrôle interne en matière de rapports financiers pour l’exercice ayant pris fin le 31 mars 2022 (non vérifiée)

1. Introduction

Le présent document est annexé à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers pour l’exercice 2021-2022 du Commissariat au lobbying du Canada. Comme l’exige la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, ce document présente des renseignements sommaires sur les mesures prises par le Commissariat au lobbying (CAL) en vue de maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF). Il fournit de l’information sommaire sur les travaux réalisés par le CAL en date du 31 mars 2022, y compris des renseignements sur les progrès, les résultats et les plans d’action connexes, ainsi que les principales données financières permettant de comprendre l’environnement de contrôle propre au CAL.

En raison de la pandémie de COVID-19, un examen interne de l’environnement de contrôle global du CAL a été effectué en 2020-2021, et il a été déterminé qu’aucun des contrôles clés n’avait été compromis en raison de la pandémie.

Bien que les activités se soient poursuivies à distance en 2021-2022 en raison de la pandémie de COVID-19, les transactions financières ont continué d’être approuvées par les autorités compétentes et aucun changement n’a été requis aux instruments de délégation des pouvoirs du CAL.

Aucun changement n’était requis à l’évaluation des risques effectuée au début de la pandémie de COVID-19. Puisque le risque lié aux contrôles clés demeure faible, la pandémie n’a eu aucune incidence sur la validité, l’exactitude et l’exhaustivité des états financiers du CAL, y compris sur les notes.

1.1 Pouvoirs, mandat et activités du programme

Le Commissariat au lobbying (CAL) a été établi en 2008 en vertu de la Loi sur le lobbying. Le commissaire au lobbying est un agent du Parlement et est chargé de l’application de la Loi sur le lobbying. Celle-ci vise à améliorer la transparence et la reddition de comptes à l’égard des communications entre les lobbyistes et les titulaires d’une charge publique fédérale et à accroître la confiance des Canadiens et Canadiennes en l’intégrité du processus décisionnel du gouvernement.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme du CAL sont fournis dans son rapport sur les résultats ministériels, son Plan ministériel et son rapport annuel pour l’exercice 2021-2022.

1.2 Principales données financières

Des renseignements financiers importants pour l’exercice 2021-2022 sont présentés ci-dessous. D’autres renseignements se trouvent dans les états financiers du CAL. Il est également possible d’obtenir de l’information dans les Comptes publics du Canada.

• Les dépenses totales ont atteint 5,2 M$. Les salaires et les avantages sociaux des employés comptent pour la majorité de ces dépenses (63 % ou 3,3 M$ pour 26 employés), suivis des services professionnels et spéciaux (20 % ou 1,0 M$).
• Les immobilisations corporelles représentent 99 % de l’ensemble des actifs non financiers du CAL (1,6 M$).
• Les créditeurs et les charges à payer (57 %) suivis de la paie de vacances et d’autres congés (37 %) représentent la plus grande partie du total des passifs (0,6 M$).
• Le CAL utilise le système financier GX.

1.3 Ententes de services pertinentes aux états financiers

Le CAL a recours à d’autres organismes pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers, soit les suivantes :

Ententes courantes

• Services publics et Approvisionnement Canada administre centralement :
  • le paiement des salaires;
  • l’acquisition de certains biens et services;
  • la fourniture des services d’émission de chèques;
  • la fourniture des services de gestion des locaux.
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) fournit des renseignements qui sont utilisés pour calculer diverses charges à payer et provisions, comme les cotisations de l’employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires.
• Le Bureau du vérificateur général fournit des services de vérification au CAL.

Ententes particulières

• La Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) fournit la plate-forme du système financier (GX) permettant de saisir et de déclarer toutes les opérations financières et effectue le traitement et la déclaration des opérations financières au nom du CAL. La CCDP fournit également des services de rémunération. La portée et les responsabilités sont traitées dans l’entente interorganisationnelle signée entre la CCDP et le CAL, ainsi que dans l’attestation et le résumé des résultats préparés par la CCDP dans son contrôle interne des rapports financiers (CIRF) quant aux effets sur ses clients. Le CAL se fonde sur le contrôle interne des rapports financiers de la CCDP et sur le système de gestion financière pour traiter les données financières qui ont été approuvées, autorisées et transmises par le Commissariat. En 2021-2022, la CCDP a engagé des services de vérification pour mettre à jour la documentation et compléter les tests d’efficacité opérationnelle des contrôles à l’échelle de l’entité, des processus opérationnels et des contrôles généraux sur la technologie de l’information, conformément à son plan de surveillance continue axé sur le risque pour l’exercice 2021-2022. La CCDP continuera de surveiller ces contrôles au moyen d’une approche axée sur le risque. Le CAL doit s’assurer que les rapports financiers sont exacts et qu’ils présentent une image fidèle de sa situation financière et de ses résultats financiers.
• Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada héberge, sur son infrastructure de technologie de l’information (TI), le Système d’enregistrement des lobbyistes du CAL, son site Web, ses ordinateurs de bureau, ses serveurs et ses systèmes de soutien.

1.4 Changements importants pendant l’exercice 2021-2022

Aucun changement important ne s’est produit pendant l’exercice 2021-2022 en ce qui a trait aux états financiers. En janvier 2022, le CAL a mis à jour son instrument de délégation des pouvoirs financiers. Aucune modification majeure n’a toutefois été apportée à cet instrument de délégation des pouvoirs financiers. Le CAL a également effectué une évaluation du profil de risque organisationnel qui a mené à un plan pluriannuel de vérification interne et d’évaluation axé sur les risques.

2. Environnement de contrôle du CAL par rapport au CIRF

Le CAL est une petite entité et les risques associés à son système de contrôle interne sont faibles. Il reconnaît l’importance du leadership affiché par la haute direction pour faire en sorte que le personnel à tous les niveaux comprenne son rôle dans le maintien de systèmes efficaces de CIRF et soit bien outillé pour exercer efficacement ces responsabilités. Le CAL a pour priorité de s’assurer que les risques sont bien gérés grâce à un environnement de contrôle adaptable et axé sur le risque qui permet une amélioration et une innovation continues.

2.1 Gestion du contrôle interne

Le CAL est doté d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre organisationnel de gestion du contrôle interne est instauré et englobe :

• des structures de responsabilisation organisationnelle relatives à la gestion du contrôle interne en vue d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité;
• un code de valeurs et d’éthique;
• les activités de communication et de formation continues concernant les exigences législatives, les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et un contrôle efficace des finances;
• la surveillance de la gestion du contrôle interne et des comptes rendus périodiques à cet effet, ainsi que la communication des résultats de l’évaluation connexe et des plans d’action à la commissaire de même qu’à la haute direction de l’organisation et, s’il y a lieu, au Comité de vérification et d’évaluation du CAL.

2.2 Postes, rôles et responsabilités clés

Voici les postes et comités clés du CAL qui ont la responsabilité de maintenir et d’examiner l’efficacité du système de CIRF :

Commissaire (administrateur général) : En tant qu’agente comptable, la commissaire assume la responsabilité générale et le leadership des mesures prises en vue de maintenir l’efficacité du système de contrôle interne. À ce titre, la commissaire préside le Comité de la haute direction et est membre d’office du Comité de vérification et d’évaluation.

Directeur des finances et dirigeant principal des finances : Sous la supervision de la commissaire, le directeur des finances et dirigeant principal des finances (DPF) assume le leadership pour la coordination et la cohérence de la conception et de la maintenance d’un système de CIRF efficace et intégré, y compris son examen et son évaluation annuels. Le DPF est responsable de l’élaboration, de la mise en œuvre et de la maintenance du régime de contrôle financier et comptable du CAL. Le DPF est responsable de la planification opérationnelle, y compris de la coordination et de la mise en œuvre des activités de gestion des risques. Le titulaire du poste est également responsable de la gestion de la planification et des rapports financiers, de la comptabilité et de la passation de marchés de l’organisation. Il fournit un soutien à la fonction de vérification interne, ainsi que des conseils financiers d’experts et des recommandations à la commissaire.

Étant donné la taille, le profil de risques et les ressources du CAL, il ne serait pas pratique d’y maintenir en poste un dirigeant principal de la vérification à temps plein. Pour cette raison, ce rôle est exercé par le DPF, qui assume la responsabilité administrative de la fonction de vérification interne. Vu la petite taille et les ressources limitées du CAL, celui ci doit compléter sa capacité de vérification interne en externalisant la plupart de ses activités de vérification interne. Le DPF se retire des vérifications de la fonction financière et de la fonction de passation de marchés.

Comité de la haute direction (CHD) : Ce comité est le principal organe décisionnel du CAL. Il est présidé par la commissaire et comprend également le dirigeant principal des finances et les trois directeurs.

L’objectif premier du CHD consiste à établir et à surveiller les politiques stratégiques du Commissariat et les orientations de la direction. Il sert de tribune pour réfléchir aux décisions à prendre en ce qui concerne les politiques, les pratiques administratives et les problèmes de gestion, et assure que la commissaire est stratégiquement préparée à donner des orientations en ce qui concerne les activités clés du Commissariat afin de l’aider à remplir son mandat. Le CHD aide la commissaire à prendre des décisions stratégiques sur les grands enjeux relatifs aux politiques et à la planification opérationnelle, veille à l’intégration des décisions transversales et traite des questions ayant une incidence sur les activités du CAL. Il conseille la commissaire et soutient la fonction de surveillance en ce qui a trait à la planification des activités, aux finances, aux ressources humaines, à la technologie de l’information, à la gestion de l’information, aux langues officielles, aux activités de sensibilisation et à la santé et sécurité au travail, et conseille la commissaire au sujet de l’affectation des ressources avant la prise de décisions.

Comité de vérification et d’évaluation (CVE) : Le CVE fournit à la commissaire des conseils indépendants et objectifs en matière de vérification interne, d’évaluation des programmes, de gestion des risques, de cadre de contrôle et de pratiques d’établissement de rapports. Il se compose de deux membres externes et de la commissaire, qui est membre d’office. Le Comité examine le profil de risque de l’organisation, les états financiers du CAL et son système de contrôle interne, dont les rapports de vérification interne, et les évaluations et plans d’action relatifs au système de CIRF. Le CVE rencontre le BVG afin de recevoir les résultats de sa vérification annuelle des états financiers du CAL. Il examine également d’autres rapports de reddition de comptes, comme le RPP et le RMR, et des rapports de vérification interne. Le Comité présente ses observations dans un rapport annuel à la commissaire.

2.3 Mesures clés prises par le CAL

Le CAL possède un cadre complet de contrôle interne de la gestion financière qui est harmonisé avec le processus de gestion des dépenses du gouvernement fédéral. Le financement du CAL est contrôlé au moyen d’un processus de contrôle des budgets et des engagements au sein de son système financier intégré. Les dépenses sont approuvées aux étapes de l’engagement des dépenses, du contrôle des engagements, de la passation des marchés, de l’attestation de l’exécution et de l’approbation de paiement. Les résultats financiers sont surveillés au moyen d’un processus d’établissement de rapports financiers mensuels, puis sont validés par la direction.

L’environnement de contrôle du CAL prévoit, en outre, un ensemble de mesures et de structures visant à aider les employés à gérer efficacement les risques grâce à une sensibilisation accrue, à des connaissances et des outils pertinents ainsi qu’au perfectionnement de leurs compétences. Les principales mesures sont notamment les suivantes :

• une structure de gouvernance et une orientation stratégique par l’entremise du Comité de la haute direction (CHD) appuyé par le Comité de vérification et d’évaluation;
• des rapports sur le rendement financier présentés régulièrement au CHD;
• des politiques financières adaptées à l’environnement de contrôle du CAL et aux exigences de la Politique sur le contrôle interne;
• des examens périodiques et des mises à jour de l’instrument de délégation des pouvoirs financiers;
• la documentation des principaux processus financiers et des risques clés liés ainsi que des points de contrôle à l’appui de la gestion et de la supervision du système de CIRF du CAL;
• l’établissement d’un profil de risque organisationnel permettant d’établir le plan de vérification interne pluriannuel fondé sur les risques;
• l’examen des contrôles internes par rapport au référentiel d’information financière en vue de l’élaboration d’un plan de surveillance continue;
• l’établissement et la mise en œuvre de plans d’action de la direction en réponse aux observations et recommandations formulées au cours de l’examen de l’efficacité des contrôles.

3. Évaluation du système de CIRF du CAL

3.1 Approche à l’évaluation

Le CAL maintient un système de CIRF efficace dans le but de fournir une assurance raisonnable à l’égard des points suivants :

• les opérations sont dûment autorisées;
• les dossiers financiers sont adéquatement tenus;
• les éléments d’actif sont protégés;
• les politiques, les lois et les règlements applicables sont respectés.

Au fil du temps, il s’agit d’évaluer l’efficacité de la conception et l’efficacité opérationnelle du système de CIRF afin d’assurer la surveillance et l’amélioration continue du système de CIRF.

L’efficacité de la conception signifie que les principaux points de contrôle sont définis, consignés et mis en place et qu’ils sont adaptés aux risques (c’est-à-dire que les contrôles sont proportionnels aux risques qu’ils visent à atténuer) et que les correctifs nécessaires ont été apportés. Ceci comprend la mise en correspondance des processus clés et des systèmes informatiques avec les comptes principaux par emplacement, le cas échéant.

L’efficacité opérationnelle signifie que l’application des contrôles clés a été mise à l’essai sur une période déterminée et que toute mesure de redressement requise est mise en œuvre.

Cette mise à l’essai couvre tous les niveaux de contrôle ministériels, ce qui comprend les contrôles d’entité ou ministériels, les contrôles informatiques généraux et les contrôles des processus opérationnels.

Le maintien d’un système de CIRF efficace repose sur un processus continu de détermination et de hiérarchisation des risques et des contrôles visant l’atténuation de ces risques, ainsi qu’un suivi des résultats afin d’assurer une amélioration continue. Par conséquent, la portée, la fréquence et l’état d’avancement des évaluations relatives à l’efficacité du système de CIRF sont axés sur les risques et tiennent compte de la taille de l’organisation.

3.2 Méthode d’évaluation du CAL

En 2021-2022, le CAL a surveillé ses contrôles financiers internes dans le but de se conformer à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor et de s’assurer que les contrôles en place sont solides et offrent une assurance raisonnable que les opérations financières ont été menées conformément aux règlements et aux politiques et directives applicables.

Le CAL a consigné les importants processus et contrôles suivants : dépenses salariales, approvisionnement et paiement aux fournisseurs, cartes d’achat, cartes de voyages d’affaires, délégation financière, frais d’accueil, frais de voyage, petite caisse, gestion des biens, politique sur le télétravail, et téléphones cellulaires et autres appareils sans fil.

La surveillance des processus de contrôle interne a consisté à passer en revue les processus avec divers intervenants.

En tant que petite organisation, le CAL acquiert certains de ses services internes auprès d’autres institutions gouvernementales au moyen de protocoles d’entente visant les technologies de l’information, les ressources humaines et les services financiers. Dans les cas où le CAL fait appel à ces autres entités, celles-ci ont la responsabilité d’évaluer elles-mêmes ses contrôles internes. La CCDP a fourni au CAL une attestation de son évaluation des contrôles internes du CAL.

4. Résultats de l’évaluation

La préparation des documents sur les contrôles internes et les évaluations ultérieures de l’efficacité des contrôles font partie d’un processus d’amélioration continue qui permettra au CAL de mettre en œuvre de saines pratiques de gestion financière.

En 2021-2022, les états financiers du CAL ont été vérifiés par le Bureau du vérificateur général (BVG) pour une onzième fois. L’information comparative présentée dans les états financiers pour l’exercice ayant pris fin le 31 mars 2021 est vérifiée.

Le CAL a reçu une opinion sans réserve de ses états financiers pour 2021-2022.
À la lumière des travaux de vérification réalisés, les vérificateurs du BVG n’ont cerné aucune possibilité de modification des procédures qui permettrait d’améliorer les systèmes de contrôle interne, de rationaliser les activités ou d’améliorer les pratiques d’information financière.

En 2021-2022, le CAL a fait évaluer ses risques organisationnels par un tiers, ce qui a mené à la mise à jour du profil de risque organisationnel (PRO). Les résultats ont permis au CAL d’élaborer un plan pluriannuel de vérification interne et d’évaluation axé sur les risques. Ce plan et le profil de risque organisationnel ont été examinés et approuvés par le CVE.

En 2021-2022, le CAL a continué à améliorer ses processus de contrôle interne et a vérifié leur efficacité. Il a aussi entrepris un examen de ses processus de contrôle interne pour les aligner avec sa structure organisationnelle et l’environnement de travail à distance. Au besoin, des modifications mineures ont été apportées aux processus.

Les principales constatations et les modifications importantes requises à la lumière des activités d’évaluation de l’exercice en cours sont résumées ci-après.

Nouveaux contrôles clés ou contrôles grandement modifiés : En 2021-2022, un nouveau ministre responsable de la délégation des pouvoirs du CAL a été nommé et, dans les 90 jours suivant la nomination, l’instrument de délégation des pouvoirs financiers a dû être signé. Les mises à jour portaient sur des augmentations des valeurs déléguées de passation de marchés pour tenir compte du niveau de pouvoirs accordés en vertu de la Politique sur les marchés. Par ailleurs, une politique sur le télétravail a été instaurée en mars 2022. Cette politique fournit une orientation relative aux responsabilités de l’employé et de l’employeur. Le CAL a donc apporté des modifications mineures à ses processus de contrôle interne, selon ce qui était requis.

L’évaluation du profil de risque organisationnel a permis de cerner trois (3) domaines de risque potentiellement plus élevé (étendue de la capacité, Système d’enregistrement des lobbyistes (SRC) et cybersécurité), qui feront l’objet d’un examen plus approfondi dans le cadre d’une vérification ou d’une évaluation dans le cadre du Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques (PVEAR) de 2022-2025. D’ici là, la direction estime qu’il existe de solides contrôles compensatoires pour maintenir les risques sous des seuils raisonnables. On estime que les risques ou l’exposition au risque se rapportant aux contrôles internes en matière de rapports financiers sont minimes.

Programme de surveillance continue : Dans le cadre de son plan de surveillance continue, le CAL examine et met à jour, chaque année, en collaboration avec la CCDP, ses diagrammes et descriptions de processus, ce qui comprend la consignation des contrôles. En 2021-2022, aucun problème de contrôle important n’a été cerné. Des procédures et des rapports détaillés sur les écarts sont en place pour obtenir efficacement une assurance interne supplémentaire sur les rapports financiers.

5. Plan d’action

5.1 État d’avancement au 31 mars 2022

Au cours de l’exercice 2021-2022, le CAL a continué à accomplir des progrès dans l’amélioration de sa mise en œuvre de ses contrôles clés, ces progrès étant résumés ci-dessous.

• Le CAL a collaboré avec la CCDP pour préparer sa réponse à l’auto-évaluation des RH au service de la paie du BCG-BVG.
• Le CAL a reçu de la CCDP les résultats de son évaluation de l’efficacité opérationnelle des contrôles au niveau de l’entité et relativement aux processus opérationnels et aux contrôles généraux de la technologie de l’information. L’évaluation a révélé que les principaux contrôles internes relatifs des processus de la passation de marché aux paiements des fournisseurs et aux rapports financiers étaient solides. Les résultats de l’efficacité de la conception des processus de recouvrement des coûts et d’attestation du DPF ont été jugés acceptables.
• En 2021-2022, le CAL a achevé son profil de risque organisationnel et son plan pluriannuel de vérification et d’évaluation axé sur les risques.
• Le CAL a aussi poursuivi son amélioration des rapports sur la situation financière, produits mensuellement pour renforcer les prévisions financières, appuyer le processus décisionnel de la direction et renforcer la gestion des projets.

5.2 Plan d’action pour le prochain exercice et les exercices subséquents

Lors de l’exercice 2022-2023, le CAL continuera à renforcer son cadre de responsabilisation de gestion, y compris ses instruments de planification et de rapport comme le cadre de mesure du rendement. À la suite de l’exercice sur le profil de risque organisationnel terminé en 2021-2022, et tout particulièrement en ce qui concerne le risque lié à la capacité, le CAL évaluera ses besoins en ressources supplémentaires afin d’améliorer l’harmonisation, le flux et la responsabilisation. Cette évaluation appuiera une demande de financement supplémentaire pour atténuer l’ampleur du risque lié à la capacité. De plus, afin d’accroître le degré d’assurance, le CAL effectuera une vérification de son cadre de CIRF/CIGF à compter de l’exercice 2022-2023. Cette vérification aura notamment pour objectif de s’assurer :

• que la structure actuelle de contrôle interne respecte les exigences révisées de la politique de gestion financière du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada concernant les contrôles internes en matière de gestion financière (CIGF);
• que des processus efficaces sont en place pour développer la capacité et permettre la mise en place de CIGF efficaces et continus.

Le CAL évaluera comment il peut appliquer l’outil d’auto-évaluation des contrôles de base pour ministère de petite taille, un outil conçu par le Bureau du contrôleur général. Les outils (14) visent à fournir à la direction un moyen d’évaluer et d’améliorer un sous-ensemble de contrôles de gestion financière.

Le CAL révisera sa politique sur le traitement comptable des immobilisations afin de mieux s'aligner aux normes comptables de l'ICCA et les conclusions des audits du BVG.

Le tableau sommaire des contrôles internes relatifs aux CIRF a été élaboré en janvier 2017. En collaboration avec d’autres directions générales, les Services financiers mettent à jour la documentation chaque année.

En 2022-2023, le CAL mettra en œuvre un plan de surveillance continue qui sera fondé sur une validation annuelle des processus et contrôles présentant un risque élevé.