Annexe — Évaluation du contrôle interne en matière de rapports financiers s'étant terminé le 31 mars 2018

1. Introduction

Le présent document est annexé à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers pour l'exercice 2017-2018 du Commissariat au lobbying du Canada. Comme l'exige la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, ce document présente des renseignements sommaires sur les mesures prises par le Commissariat au lobbying (CAL) en vue de maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF). Plus particulièrement, il fournit de l’information sur les travaux réalisés par le CAL au 31 mars 2018 , compris des renseignements sur les progrès, les résultats et les plans d’action connexes, ainsi que les principales données financières permettant de comprendre l’environnement de contrôle propre au CAL.

1.1 Pouvoirs, mandat et activités du programme

Le Commissariat au lobbying a été créé en 2008 en vertu de la Loi sur le lobbying(la Loi). Le commissaire au lobbying est un agent du Parlement et est chargé de l'application de la Loi sur le lobbying. Celle-ci vise à améliorer la transparence et la reddition de comptes à l’égard des communications entre les lobbyistes et les titulaires d’une charge publique fédérale et à accroître la confiance des Canadiens et Canadiennes en l’intégrité du processus décisionnel du gouvernement.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les programmes du CAL sont donnés dans son Rapport sur les résultats ministériels, et son Rapport annuel.

1.2 Principales données financières

Des renseignements financiers importants pour l'exercice 2017-2018 sont présentés ci-dessous. D’autres renseignements se trouvent dans les états financiers du CAL. Il est également possible d’obtenir de l’information dans les Comptes publics du Canada.

• Les dépenses totales ont atteint 5,2 M$. Les salaires et les avantages sociaux des employés comptent pour la majorité de ces dépenses (59 % ou 3,1 M$ pour 25 employés), suivis des services professionnels et spéciaux (25 % ou 1.3 M$).
• Les immobilisations corporelles représentent 47 % de l'ensemble des actifs du CAL (1,6 M$).
• Les créditeurs et les charges à payer représentent 82 % du total des passifs (1,0 M$), suivis de la paie de vacances et d'autres congés (17 %)
• Le CAL utilise le système financier GX.

1.3 Ententes de service pertinentes aux états financiers

Le CAL a recours à d'autres organismes pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers.

Ententes courantes

• Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) administre centralement le paiement des salaires et l'acquisition de certains biens et services et fournit des services d'émission de chèques ainsi que de locaux.
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) fournit des renseignements qui sont utilisés pour calculer diverses charges à payer et provisions, comme les cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires.
• Le Bureau du vérificateur général fournit des services de vérification au CAL.

Ententes particulières

• La Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) fournit la plateforme du système financier pour saisir toutes les opérations financières et en rendre compte et traite les opérations financières et en rend compte pour le compte du CAL. La portée et les responsabilités sont traitées dans l’entente interorganisationnelle signée entre la CCDP et le CAL, et dans l’attestation et le résumé des résultats préparés par la CCDP dans son contrôle interne des rapports financiers (CIRF) quant aux effets sur ses clients. Le CAL se fonde sur le contrôle interne des rapports financiers de la CCDP et sur le système de gestion financière pour traiter les données financières qui ont été approuvées, autorisées et transmises par le CAL. Le CAL doit s’assurer que les rapports financiers sont exacts et qu’ils présentent une image fidèle de sa situation financière et de ses résultats financiers.

1.4 Changements importants pendant l'exercice 2017-2018

Aucun changement important touchant les états financiers ne s'est produit en 2017-2018. En 2017-2018, le poste de commissaire adjoint est demeuré vacant en attendant la nomination d’un nouveau commissaire. La nouvelle commissaire a été nommée au poste en janvier 2018.

2. Environnement de contrôle du CAL par rapport au CIRF

Le CAL est une petite entité où les risques associés à son système de contrôle interne sont faibles. Il reconnaît qu’il incombe à la haute direction de donner le ton pour que les employés de tous les niveaux comprennent leur rôle dans le maintien d’un système efficace de CIRF et qu’ils soient en mesure d’exercer leurs responsabilités à cet égard avec compétence. Le CAL a pour priorité de s’assurer que les risques sont bien gérés grâce à un environnement de contrôle adaptable et axé sur le risque, qui permet d’améliorer et d’innover constamment.

2.1 Postes, rôles et responsabilités clés

Nous présentons ci-dessous les principaux postes et comités du CAL qui ont la responsabilité de maintenir et d'évaluer l'efficacité de son système de CIRF.

Commissaire (administrateur général) : En tant qu’agente comptable, la commissaire assume la responsabilité générale et le leadership des mesures prises en vue de maintenir l’efficacité du système de contrôle interne. À ce titre, la commissaire préside le Comité de la haute direction et est membre du Comité de vérification et d’évaluation.

Directeur des finances et dirigeant principal des finances adjoint : Relevant de la commissaire au lobbying, le directeur des finances et dirigeant principal des finances est chargé de la planification intégrée stratégique et opérationnelle, qui inclut la coordination et la mise en œuvre des mesures du rendement et la gestion des risques. Dans ce rôle, le dirigeant principal des finances exerce un leadership afin de soutenir la coordination, la cohérence et l’orientation de la conception et du maintien d’un système de CIRF efficace et intégré, y compris son évaluation et son examen tous les ans. Le directeur des finances assume la responsabilité de l’établissement, de la mise en œuvre et de la gestion du régime de contrôle financier et comptable du CAL. Le titulaire de ce poste est également chargé de la gestion des activités de planification et de rapports financiers, de comptabilité et de passation de marchés de l’organisation.

Étant donné la taille, le profil de risques et les ressources du CAL, il ne serait pas pratique d’y maintenir en poste un dirigeant principal de la vérification à plein temps. Pour cette raison, ce rôle est exercé par le directeur des finances, qui assume la responsabilité administrative de la fonction de vérification interne. Vu la petite taille et les ressources limitées du CAL, celui-ci doit compléter sa capacité de vérification interne en externalisant la plupart de ses activités de vérification interne.

Comité de la haute direction (CHD) : Ce comité est le principal organe décisionnel du CAL. Il est présidé par la commissaire et comprend également le dirigeant principal des finances, les deux directeurs et l’avocat-conseil principal.

L’objectif premier du CHD consiste à établir et à surveiller les politiques stratégiques du Commissariat et les orientations de la direction. Il sert de tribune pour réfléchir aux décisions à prendre en ce qui concerne les politiques, les pratiques administratives et les problèmes de gestion, et assure que la commissaire est stratégiquement préparée à donner des orientations en ce qui concerne les activités clés du Commissariat, ce qui vise à l’aider à remplir son mandat. Le CHD aide la commissaire à prendre des décisions stratégiques en ce qui concerne les grands enjeux relatifs aux politiques et à la planification opérationnelle, veille à l’intégration des décisions transversales, et traite des questions ayant une incidence sur les activités du CAL. Il conseille la commissaire et vient à l’appui de la fonction de surveillance en ce qui a trait à la planification des activités, aux finances, aux ressources humaines, à la technologie de l’information, à la gestion de l’information, aux langues officielles, aux activités de sensibilisation et à la santé et sécurité au travail, et conseille la commissaire au sujet de la répartition des ressources avant la prise de décisions à ce sujet.

Comité de vérification et d'évaluation (CVE) : Le CVE fournit à la commissaire des conseils indépendants et objectifs en matière de vérification interne, d’évaluation des programmes, de gestion des risques, de cadre de contrôle et de pratiques d’établissement de rapports. Il se compose de trois membres externes et de la commissaire, qui est membre d’office. Le Comité examine le profil de risque de l’organisation ainsi que les états financiers du CAL et son système de contrôles internes, dont les rapports de vérification interne, et les évaluations et plans d’action relatifs au système de CIRF. Le CVE rencontre le BVG afin de recevoir les résultats de leur vérification annuelle des états financiers du CAL. Il examine également d’autres rapports de reddition de comptes, comme le PM et le RRM, et des ébauches de rapports de vérification interne. Le Comité présente ses observations dans un rapport annuel à la commissaire.

2.2 Mesures clés prises par le CAL

Le CAL possède un cadre complet de contrôle interne de la gestion financière qui est harmonisé avec le processus de gestion des dépenses du gouvernement fédéral. Le financement du CAL est contrôlé au moyen d’un processus de contrôle des budgets et des engagements au sein de son système financier intégré. Les dépenses sont approuvées aux étapes de l’engagement des dépenses, du contrôle des engagements, de la passation des marchés, de l’attestation de l’exécution et de l’approbation de paiement. Les résultats financiers sont surveillés au moyen d’un processus d’établissement de rapports financiers mensuels, puis sont validés par la direction.

L’environnement de contrôle du CAL prévoit en outre un ensemble de mesures et des structures visant à aider les employés à gérer efficacement les risques grâce à une sensibilisation accrue, à des connaissances et des outils pertinents ainsi qu’au perfectionnement de leurs compétences. Parmi les principales mesures, mentionnons :

• une structure de gouvernance et une orientation stratégique par l'entremise du Comité de la haute direction (CHD) appuyé par le Comité de la vérification et d'évaluation;
• des rapports sur le rendement financier présentés régulièrement au CHD;
• des politiques financières adaptées à l'environnement de contrôle du CAL et aux exigences de la Politique sur le contrôle interne;
• des examens périodiques et des mises à jour de l'instrument de délégation des pouvoirs financiers;
• la documentation des principaux processus financiers et des risques clés liés ainsi que des points de contrôle à l'appui de la gestion et de la supervision du système de CIRF du CAL;
• l’achèvement d’un plan pluriannuel de vérification interne et d’évaluation fondé sur les risques;
• l’examen du cadre de contrôles internes en matière de rapports financiers menant à un plan de surveillance continue;
• l'établissement et la mise en œuvre de plans d’action de la direction en réponse aux observations et recommandations formulées au cours de l’examen de l’efficacité des contrôles.

3. Évaluation du système de CIRF du CAL

3.1 Approche à l'évaluation

Le CAL maintient un système de CIRF efficace dans le but de fournir une assurance raisonnable à l'égard des points suivants :

• les opérations sont dûment autorisées;
• les dossiers financiers sont adéquatement tenus;
• les biens sont protégés;
• les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Au fil du temps, il s’agit d’évaluer l’efficacité de la conception et l’efficacité opérationnelle du système de CIRF afin d’assurer la surveillance et l’amélioration continue du système de CIRF.

L’efficacité de la conception signifie que les principaux points de contrôle sont définis, consignés et mis en place et qu’ils sont adaptés aux risques (c’est-à-dire que les contrôles sont proportionnels aux risques qu’ils visent à atténuer) et que les correctifs nécessaires ont été apportés. Cela inclut, au besoin, la mise en correspondance des processus et systèmes clés de technologie de l’information avec les principaux comptes par emplacement.

L’efficacité opérationnelle signifie que les principaux contrôles ont fait l’objet d’essais au cours d’une période déterminée et que tous les correctifs ont été apportés.

Ces tests couvrent tous les niveaux de contrôle ministériels, tant au niveau corporatif ou de l’entité, qu’au niveau des processus d’affaires et des systèmes généraux informatiques.

Le maintien d’un système efficace de CIRF constitue un processus continu dont le but est de repérer les risques importants et les contrôles connexes, de les évaluer et d’apporter les correctifs nécessaires, de même que de surveiller le fonctionnement du système lui-même afin de l’améliorer continuellement. Par conséquent, la portée, la fréquence et l’état d’avancement des évaluations relatives à l’efficacité du système de CIRF sont axés sur les risques et tiennent compte de la taille de l’organisation.

3.2 Méthode d'évaluation du CAL

En 2017-2018, le CAL a surveillé ses contrôles financiers internes dans le but de se conformer à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor et de s’assurer que les contrôles en place sont solides et offrent une assurance raisonnable que les opérations financières ont été menées conformément aux règlements et aux politiques et directives applicables.

Le CAL a couché par écrit les importants processus et contrôles suivants : dépenses salariales, approvisionnement et paiement aux fournisseurs, cartes d’achat, cartes de voyages d’affaires, délégation financière, frais d’accueil, frais de voyage, petite caisse, gestion des biens, et téléphones cellulaires et autres appareils sans fil.

La surveillance des processus de contrôle interne a consisté à passer en revue les processus avec divers intervenants. Le CAL s’appuie également sur des contrôles comme l’échantillonnage aux termes de l’article 34 préparé par la CCDP.

En tant que petite organisation, le CAL acquiert certains de ses services internes auprès d’autres institutions gouvernementales au moyen de protocoles d’entente visant les technologies de l’information, les ressources humaines et les services financiers. Dans les cas où le CAL fait appel à ces autres entités, celles-ci ont la responsabilité d’évaluer elles-mêmes leurs contrôles internes.

4. Résultats de l'évaluation

La préparation des documents sur les contrôles internes et les évaluations ultérieures de l’efficacité des contrôles font partie d’un processus d’amélioration continue qui permettra au CAL de mettre en œuvre de saines pratiques de gestion financière.

La vérification interne réalisée en 2011-2012 a permis de constater que la haute direction démontre un ferme engagement à l’égard des contrôles internes. Mis à part les exceptions notées dans le rapport de vérification, la documentation continue dans les dossiers d’opérations vérifiés était complète, approuvée aux niveaux décisionnels appropriés et conforme aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor et du CAL. Le cadre de contrôle repose sur un fondement solide, y compris des politiques et directives appropriées et des pratiques efficaces d’encadrement de la direction et de surveillance. Les résultats de la vérification démontrent que les contrôles internes du CAL à l’égard de l’information financière fonctionnent généralement bien, même si certains nécessitent des améliorations mineures. Un plan d’action a été élaboré pour renforcer ces derniers.

En 2014-2015, une vérification interne de l’approvisionnement et des marchés a été réalisée. Les résultats ont confirmé que le CAL a mis en place des contrôles internes appropriés et a renforcé l’application de ces contrôles au cours du dernier exercice. Les recommandations qui découlent de cette vérification peuvent être consultées dans la Vérification interne de la gestion des contrats et de l'approvisionnement.

En 2017-2018, les états financiers du CAL ont été vérifiés par le Bureau du vérificateur général (BVG) pour une sixième fois. L’information comparative présentée dans les états financiers pour l’exercice ayant pris fin le 31 mars 2017 est vérifiée.

Le CAL a reçu une opinion sans réserve de ses états financiers.

À la lumière des travaux de vérification réalisés, les auditeurs du BVG n’ont cerné aucune possibilité de modifier les procédures qui permettrait d’améliorer les systèmes de contrôle interne, de rationaliser les activités ou d’améliorer les pratiques d’information financière.

En 2017-2018, le CAL a continué à améliorer ses processus de contrôle interne et a vérifié leur efficacité. Au besoin, des modifications mineures ont été apportées aux processus.

Voici un résumé des principales constatations et des modifications importantes requises d’après les activités d’évaluation de l’exercice en cours.

Nouveaux contrôles clés ou contrôles grandement modifiés : En 2017-2018, aucun changement important n’a été apporté aux contrôles clés.

Programme de surveillance continue : Dans le cadre de son plan de surveillance continue, le CAL examine et met à jour chaque année, en collaboration avec la CCDP, ses diagrammes et descriptions de processus, ce qui comprend les contrôles. En 2017-2018, aucun problème important en lien avec les contrôles n’a été décelé. Des procédures complètes et des rapports détaillés sur les écarts sont établis afin d’obtenir de manière efficiente une assurance interne supplémentaire à l’égard des rapports financiers.

5. Plan d'action

5.1 Progrès réalisés au 31 mars 2018

Au cours de l'exercice 2017-2017, le CAL a continué à accomplir des progrès sur le plan de l’amélioration de la mise en œuvre de ses contrôles clés. Ces progrès se résument comme suit :

• Il a collaboré avec d’autres agents du Parlement pour élaborer différents contrôles internes et outils de gestion des risques.
• Il a préparé un plan intégré des activités comprenant un plan détaillé de ressources humaines.
• Il a continué à améliorer les rapports mensuels sur la situation financière afin d’améliorer les prévisions financières, d’aider la direction à prendre des décisions et de renforcer la gestion des projets.

5.2 Plan d'action pour le prochain exercice et les exercices subséquents

Au cours de l’exercice 2017-2018, le CAL continuera à renforcer son cadre de responsabilisation de gestion, y compris ses instruments de planification et de rapport comme le cadre de mesure du rendement. L’évaluation des services à la clientèle et du Système d’enregistrement des lobbyistes du CAL sera achevée en 2018-2019.

En collaboration avec d’autres agents du Parlement, des outils ont été élaborés pour évaluer l’efficacité de la conception et l’efficacité opérationnelle des contrôles du CAL au niveau de l’entité et au niveau de la TI générale. Le CAL mettra en œuvre un cadre de surveillance axé sur les risques en 2018-2019. En raison de l’examen et l’attribution des responsabilités effectués récemment, le CAL entreprendra un examen de ses procédures de contrôle internes, y compris l’approvisionnement et son instrument de délégation en matière de finances.

Les cadres supérieurs s’engagent pleinement envers le maintien et l’amélioration continus d’un cadre solide pour un système de CIRF efficace. À cette fin, ils surveilleront de façon continue les contrôles internes pour s’assurer que ces contrôles comblent les attentes de l’administration et des intervenants et atténuent adéquatement les risques associés. En 2018-2019, le CAL entreprendra la vérification des activités de conformité et des mesures d’application de la loi.

Le CAL mettra en œuvre un plan de surveillance continue en 2018-2019, et ce plan sera fondé sur une validation annuelle des processus et contrôles présentant un risque élevé.