Commissariat au lobbying du Canada

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Comité de vérification et d’évaluation Rapport annuel 2021-2022

Table of contents

Introduction

Le Commissariat au lobbying du Canada (CAL) a été désigné agent indépendant du Parlement. La commissaire au lobbying (la commissaire) est l’administratrice générale de l’organisme.

La Loi sur la gestion des finances publiques exige que les administrateurs généraux établissent un comité de vérification pour leur ministère. La Politique sur la vérification interne et la Directive sur la vérification interne du Conseil du Trésor (CT) étoffent la Loi en exigeant l’établissement d’un comité de vérification ministériel (CVM) qui comprend une majorité de membres de l’extérieur de la fonction publique fédérale (membres externes).

La vérification et l’évaluation font l’objet de politiques distinctes au sein du gouvernement fédéral. Cependant, la gestion de ces fonctions est étroitement liée, tout particulièrement au sein des petits organismes. Pour assurer l’efficacité, la commissaire a établi un Comité de vérification et d’évaluation (CVE) qui doit se charger, en plus des responsabilités confiées à un CVM, des évaluations réalisées en vertu de la Politique sur les résultats du CT.

Selon son mandat, le CVE doit préparer un rapport annuel sur ses activités avant de le présenter à la commissaire. Le présent document permet de satisfaire cette exigence.

Législation pertinente et politiques connexes

Le mandat du CVE soutient l’application de la Loi sur la gestion des finances publiques, ainsi que des politiques et directives connexes du Conseil du Trésor. Le mandat renferme des détails, y compris l’application au CAL à titre d’agent du Parlement.

Reddition de comptes du comité de vérification et d’évaluation (CVE)

Le CVE ne doit rendre des comptes qu’à la commissaire. À cet égard, les membres sont responsables de l’objectivité, de la qualité et de l’actualité des conseils qu’ils fournissent et de l’exécution de leurs responsabilités contractuelles.

Responsabilités du CVE

Le CVE assume les responsabilités suivantes :

  • présenter à la commissaire des recommandations et des avis objectifs en ce qui a trait au caractère suffisant, à la qualité et aux résultats des missions d’audit interne relativement à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Commissariat;
  • examiner, au moyen d’une démarche fondée sur les risques, tous les domaines de gestion désignés dans le mandat du CVE aux fins d’examen par le Comité. Ces domaines sont énumérés à la section suivante du présent document;
  • fournir des avis et des recommandations sur des questions dont la commissaire est responsable, à titre d’administratrice des comptes, et sur d’autres questions connexes selon les besoins ou à la demande de la commissaire;
  • formuler des conseils et des recommandations à la commissaire quant au choix des domaines à évaluer ainsi qu’à la portée, à la conduite et aux résultats des évaluations.

Secteurs de gestion visés par l’examen du CVE

Voici les secteurs de gestion visés par l’examen du CVE :

  • Vérifications et évaluations
  • Valeurs et éthique
  • Gestion du risque
  • Cadre de contrôle de gestion
  • Fonction de vérification interne
  • Suivi concernant les plans d’action de la direction, y compris ceux élaborés en réaction aux vérifications faites par le Bureau du vérificateur général ou la Commission de la fonction publique
  • États financiers et rapports sur les comptes publics
  • Rapports de reddition de comptes

Membres

Le président et d’autres membres externes sont choisis par la commissaire. Voici la composition du CVE pour l’exercice 2021-­2022 :

Président

Michael McLaughlin, membre externe et président (d’avril 2021 à février 2022)

Michael Nelson, membre externe (d’avril 2021 à février 2022), président (mars 2022)

Membres

Nancy Bélanger, commissaire, membre d’office

Basia Ruta, membre externe (d’octobre 2021 à mars 2022)

Participants réguliers non membres

Charles Dutrisac, dirigeant principal de la vérification, directeur des Finances et dirigeant principal des finances (DPV/DPF)

Réunions

Au cours de l’exercice 2021-2022, les réunions habituelles du Comité ont eu lieu aux dates suivantes :

29 avril 2021

15 juillet 2021

14 octobre 2021

10 janvier 2021

15 février 2022

Des réunions spéciales et des discussions entre la commissaire et les membres du CVE ont eu lieu tout au long de l’exercice, selon les besoins.

Des membres externes ont tenu des réunions à huis clos avec la commissaire et le DPV/DPF lors de chaque réunion habituelle ou avant ou après celle-ci. Des réunions à huis clos ont également eu lieu avec d’autres directeurs du CAL pendant l’exercice.

Résumé des points à l’ordre du jour des réunions du CVE pendant l’exercice 2021-2022

Le président et le DPV ont planifié l’ordre du jour des réunions du CVE. Des points ont été ajoutés en vue de la prise d’une décision, de la prestation de conseils à la commissaire ou de la prestation de renseignements aux membres externes. Parmi les points ajoutés aux réunions habituelles et spéciales du CVE pendant l’exercice 2021-2022, il y avait les suivants :

Vérification des états financiers par le BVG

Le BVG vérifie, chaque année, les états financiers du Commissariat. Le CVE a également examiné les états financiers, ainsi que les CIRF, avant de rencontrer le BVG. Le 15 juillet 2021, Nathalie Chartrand, directrice principale responsable de la vérification, et Julie Tremblay directrice, ont présenté au CVE les résultats de la vérification des états financiers pour l’exercice 2020-2021. Madame Tremblay a indiqué que les résultats de la vérification ne modifiaient pas l’opinion formulée dans les états financiers. Madame Chartrand a confirmé que la vérification s’était bien déroulée et a remercié les fonctionnaires du Commissariat et du fournisseur de services financiers, la Commission canadienne des droits de la personne (CCDP), pour leur entière collaboration. Suivant la recommandation du Comité, la commissaire et le DPF ont signé les états financiers vérifiés.

Budget du CAL

Le CVE a examiné tous les états financiers trimestriels et les a commentés. À chaque réunion, les membres ont obtenu un rapport et une analyse du DPF concernant les dépenses et les prévisions. Le budget de 2021 prévoyait des fonds pour les besoins en GI/TI du CAL. Les membres du CVE ont été informés des progrès réalisés pour obtenir ces fonds au moyen d’une présentation au CT, ainsi que des mesures prises par le Commissariat pour pourvoir les postes de GI/TI et obtenir des services de conseil pour une étude visant à transférer certains services de TI du CAL vers une solution infonuagique.

Plan ministériel (PM) et Rapport sur les résultats ministériels (RRM)

Le CVE a fourni des copies du PM et du RRM à des fins d’examen bien avant leur publication. Des commentaires ont été formulés. Lorsque c’était nécessaire, des discussions ont eu lieu avec le DPF. Au cours de l’examen du PM, y compris l’État des résultats prospectif, les membres ont demandé de rencontrer le DPF et la CCDP pour être informés du processus d’élaboration de tableaux financiers pour différents documents que le CVE examine pendant l’année.

Profil de risque organisationnel (PRO) et Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques (PVEAR)

Le CAL a réalisé un examen exhaustif du PRO et du PVEAR au cours de la période de déclaration. Le CVE y a pris pleinement part. Des séances du CVE ont été tenues avec des consultants, ainsi que la commissaire et le DPV. Le résultat final a été excellent. Tandis que tous les documents seront examinés chaque année, la planification se fondera désormais sur le travail réalisé cette année.

Ressources humaines

À chacune des réunions, la commissaire et, s’il y avait lieu, le directeur des Services intégrés ont informé le CVE des problèmes de dotation du CAL. Parmi ceux-ci, il y avait les suivants :

  • Bien-être du personnel – Le CVE a été tenu au courant des répercussions de la transition vers le travail à domicile en raison de la pandémie, ainsi que des mesures prises par la direction du CAL pour promouvoir la santé mentale, le mieux-être et la productivité du personnel. Lors de chaque réunion habituelle, des renseignements ont été fournis sur certaines questions, comme les exigences du gouvernement en matière de vaccination, et les lignes directrices et politiques relatives au retour dans le milieu de travail.
  • Dotation – Le budget de 2021 prévoyait des fonds pour de nouveaux postes de GI/TI au sein du CAL. Lors de chaque réunion, le CVE a été informé des progrès réalisés pour pourvoir ces postes. De plus, un poste de directeur a été vacant pendant une partie de l’exercice. On a fourni des renseignements au CVE sur les mesures prises pour pourvoir ce poste.
  • Organisation – On a consulté le CVE au sujet des changements apportés à l’attribution des responsabilités parmi les directeurs du CAL.

Affaires parlementaires et sensibilisation

Lors des réunions habituelles et de réunions spéciales, le CVE a été informé des activités parlementaires et de mobilisation. Parmi celles-ci, il y avait les suivantes :

  • Discussion sur la comparution de la commissaire devant un comité parlementaire – Le CVE a été informé d’avance de l’événement. Il a été en mesure de visionner la réunion par webdiffusion et d’en discuter à une réunion subséquente avec la commissaire.
  • Consultations sur le Code de déontologie des lobbyistes (le Code) – Pendant la période de déclaration, la commissaire a tenu des consultations publiques sur l’examen du Code. À chaque réunion ordinaire, le CVE a été informé, des progrès réalisés dans le cadre de ces consultations.

Questions juridiques

La commissaire a tenu le CVE au courant de l’état des dossiers devant les tribunaux. Au cours de la période de déclaration, aucun dossier ne représentait de risque financier potentiel pour le CAL.

Questions opérationnelles permanentes

Pendant les réunions ordinaires et, lorsque c’était approprié, pendant les réunions spéciales, le CVE a été informé de l’état de questions opérationnelles soulevées pendant la période de déclaration. Les membres ont aimé recevoir ces renseignements, car ils permettent de mettre en contexte leurs conseils à l’intention de la commissaire. Les points comprenaient ce qui suit :

  • Conversion du niveau de certains employés du CAL, qui passent du groupe CS au groupe IT
  • Formation du personnel, y compris les processus de rédaction et agiles
  • Sécurité de la TI et sécurité matérielle
  • Statistiques sur les enquêtes
  • Exemples de rapports sur les erreurs de transaction concernant les articles 33 et 34 de la LGFP
  • Initiatives d’approvisionnement, y compris les exigences relatives à la passation de marchés avec des entreprises autochtones
  • Fardeau de production de rapport aux organismes centraux
  • Progrès relatifs au Plan de continuité des activités du CAL

Activités d’orientation et d’apprentissage

  • Le président a fourni de l’information de vive voix et des documents clés du CVE à Basia Ruta, nouveau membre externe, avant qu’elle se joigne au CVE en octobre 2021.
  • Les membres du Comité ont participé au symposium virtuel du CVM organisé par le Bureau du contrôleur général (BCG) en décembre 2021.

Évaluation des mécanismes de contrôle interne, de gestion du risque et de gouvernance du commissariat

Comme mentionné plus tôt dans le rapport, tous les membres du CVE se sont réunis avec la commissaire et le personnel du CAL à plusieurs reprises pendant l’année, y compris lors de réunions spéciales et de discussions, selon les besoins. Lors de ces réunions, ils ont discuté du fonctionnement des mécanismes de contrôle interne, de gestion du risque et de gouvernance. En outre, pour accroître la fiabilité des conseils fournis par le CVE à la commissaire, les mesures suivantes ont été prises :

  • Au cours de chaque réunion régulière du CVE, on a demandé à la commissaire et au DPV/DPF s’ils souhaitaient divulguer des irrégularités, y compris des fraudes ou des oublis de la direction. Il n’y a eu aucune irrégularité à discuter.
  • Au cours de chaque réunion régulière du CVE ou à l’approche de celle-ci, les membres externes ont tenu des séances à huis clos avec le DPV/DPF et la commissaire, leur donnant une autre occasion de soulever des questions les préoccupant.
  • Au cours de la période visée, le président a maintenu des contacts périodiques avec la commissaire et le DPV/DPF.
  • Les états financiers trimestriels du CAL ont été examinés par des membres externes avant leur publication. On a posé des questions au DPF. Il a fourni des réponses satisfaisantes lors de chacun de ces examens.
  • Les membres externes ont tenu des réunions à huis clos avec le directeur principal du BVG responsable de la vérification des états financiers de l’exercice 2020-21 du Commissariat. On a noté que la vérification n’a pas permis de relever des inexactitudes ou des préoccupations importantes qui devaient être portées à l’attention du CVE.
  • Au cours de la période de déclaration, un examen exhaustif du profil de risque du CAL et du plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques a été réalisé. On en a discuté amplement avec le CVE.

Après la prise de ces mesures, les membres externes du CVE ont estimé que le système de contrôle interne et les mécanismes de gestion du risque et de gouvernance du Commissariat sont adéquats, de son point de vue et à sa connaissance.

Examen de la capacité et du rendement des fonctions de vérification et d’évaluation internes du CAL

En raison de la taille de son effectif et de son budget, le CAL ne dispose pas d’équipe de vérification ou d’évaluation interne. Les vérifications, évaluations et examens connexes sont réalisés par des consultants externes, sous la direction du DPV.

Le CVE a souligné que, pour soutenir l’exécution des responsabilités du CAL en matière de vérification et d’évaluation :

  • Le CVE se réunit régulièrement et dans le cadre de réunions spéciales, qu’il dispose d’un président externe, et que ses membres font l’objet d’un examen et qu’ils sont renouvelés fréquemment.
  • Le BVG fait des audits chaque année. Les employés du BVG réalisant la vérification pour l’exercice 2020-2021 ont félicité les employés du CAL pour leur coopération, alors qu’ils ont collaboré pour réaliser la vérification, ainsi que le personnel de la CCDP pour sa coopération.
  • Un plan pluriannuel de vérification et d’évaluation axé sur les risques a été élaboré et examiné par le CVE.
  • Les fonds disponibles sont suffisants pour mettre à exécution ce plan.

En raison de ces observations et des travaux réalisés avec la commissaire et le DPV/DPF, le CVE indique au Commissariat que la capacité et le rendement des fonctions de vérification et d’évaluation internes du CAL sont adéquats.

Soutien au comité

Le CVE a reçu des renseignements et du soutien de la direction pour lui permettre de s’acquitter de ses fonctions. En particulier :

  • On a discuté de l’ordre du jour des réunions avec le président avant les réunions habituelles.
  • Le procès-verbal de chaque réunion habituelle a été rédigé et fourni aux membres du CVE afin qu’ils puissent l’examiner en temps opportun.
  • Les dispositions pour les réunions virtuelles ont donné d’excellents résultats, permettant la tenue de discussions efficaces et efficientes malgré l’impossibilité de se réunir en personne.
  • Le soutien à la passation de marchés pour les membres externes a été offert avec efficacité, y compris les nouveaux contrats, les renouvellements et les modifications.

Ordre du jour des prochaines réunions du CVE

Parmi les activités du CVE, certaines ont lieu chaque année :

  • Fournir des conseils et des recommandations à la commissaire sur les questions liées à la prestation des services, y compris la mesure du rendement et la communication avec les intervenants;
  • Examiner les rapports de vérification et d’évaluation;
  • Assurer le suivi des plans d’action de la direction;
  • À titre de Comité, parvenir à une meilleure connaissance de l’administration et des activités du CAL au moyen de séances d’information tenues par des employés appropriés du Commissariat. Ces séances d’information aideront les membres du Comité à fournir des conseils au sujet des risques;
  • Examiner les états financiers trimestriels et formuler des commentaires sur le Plan ministériel et le Rapport sur les résultats ministériels, au besoin;
  • Participer, s’il y a lieu, à des activités d’apprentissage pour la communauté des CVM, afin de partager des points de vue avec des membres de comités de vérification provenant d’autres ministères et organismes.

En 2022-2023, en plus de ces activités habituelles, les membres externes du CVE voudront se pencher particulièrement sur les questions suivantes :

  • Mise en œuvre du PVEAR – Le travail du CVE a pour objectif principal de fournir des conseils sur les vérifications, les évaluations et les examens, comme les projets consultatifs. Le Comité espère avoir l’occasion de favoriser ces travaux au cours de l’exercice à venir.
  • Renseignements financiers du CAL – Au cours de l’année, le CVE évalue de nombreux rapports renfermant des détails financiers. Ils vont des budgets mensuels du CAL aux rapports parlementaires, comme le PM, le RRM et les rapports financiers trimestriels. En coordination avec la CCDP, le DPF est résolu à fournir au CVE une séance d’information qui expliquera les liens entre les données et tableaux financiers figurant dans ces rapports, ainsi que les processus suivis pour les élaborer.
  • Renouvellement des opérations de réunion du CVE – Au début de l’exercice 2022-2023, des membres externes ont rencontré la commissaire et le DPV pour échanger des points de vue sur la meilleure manière d’organiser des réunions du CVE, afin de fournir des conseils de qualité à la commissaire. Parmi les décisions prises à la suite de ces réunions, il y avait les suivantes : accorder davantage de temps à la discussion et moins de temps aux présentations lors des réunions; veiller à ce que du temps adéquat soit prévu pour les réunions à huis clos; planifier les séances d’information des membres de l’équipe de direction du CAL sur les questions opérationnelles actuelles et planifiées; prévoir du temps pour discuter des questions stratégiques ou d’autres questions avec la commissaire.
  • Intégration de nouveaux employés de GI/TI – Le budget de 2021 prévoyait des fonds pour permettre au CAL de pourvoir cinq nouveaux postes de GI/TI. Le CVE espère en apprendre davantage sur les progrès réalisés pour intégrer ces nouveaux employés et le travail qu’ils feront à l’appui des systèmes de GI/TI du CAL et, de manière plus générale, de la gestion de l’information au sein du Commissariat.
  • Transformation des pratiques de travail du CAL alors que nous sortons de la pandémie – Le CAL a très bien réussi à atténuer les risques et défis associés au fait de travailler à distance pendant la pandémie. À l’avenir, puisque les pratiques en matière de travail à distance varient au sein du gouvernement, le CAL devra continuer de s’adapter aux attentes des intervenants et du personnel et de la direction du Commissariat.
  • Apprentissage du CVE – Les membres externes espèrent tirer parti de trois types de possibilités d’apprentissage en 2022-2023 :
    • Opérations du CAL – Le travail du CVE bénéficiera de la sensibilisation aux possibilités, aux défis et aux risques actuels et attendus en ce qui concerne le travail du CAL. Le Plan annuel du CVE 2022-2023 comprend des séances d’information régulières planifiées du commissaire à l’intention du CVE et des séances d’information des directeurs du CAL à au moins une reprise pendant l’exercice et à d’autres moments s’il y a lieu.
    • Événements communautaires du CVM – Chaque année, le BCG organise des activités d’apprentissage à l’intention de la communauté des CVM. Les membres du CVE du CAL sont impatients de participer à ces événements lorsque c’est approprié.
    • Apprendre en tant que Comité – Le CVE du CAL actuel formé de la commissaire, de Basia Ruta et de Michael Nelson est le premier CVE entièrement constitué de nouveaux membres du CAL en plus de dix ans. Les membres externes espèrent collaborer avec le CAL pour savoir comment tirer parti de l’expérience individuelle, des connaissances et des capacités de chacun, afin d’offrir les meilleurs conseils possibles à la commissaire en ce qui concerne toutes les questions portées à leur attention au cours de la prochaine année.
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