Commissariat au lobbying du Canada

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Comité de vérification et d’évaluation Rapport annuel 2022-2023

Table of contents

Introduction

Le Commissariat au lobbying (CAL) est un agent indépendant du Parlement. La commissaire au lobbying (commissaire) occupe la fonction d’administratrice générale de l’organisation.

La Loi sur la gestion des finances publiques exige des administrateurs généraux qu’ils mettent sur pied un comité de vérification pour leur ministère. La Politique sur l’audit externe et la Directive sur l’audit externe du Conseil du Trésor (CT)) complètent la loi en imposant la mise en place d’un comité ministériel de vérification (CMV) composé d’une majorité de membres extérieurs à la fonction publique fédérale (membres externes).

La vérification et l’évaluation font l’objet de politiques distinctes au sein du gouvernement fédéral. Ces fonctions sont toutefois étroitement liées en ce qui a trait à la gestion, en particulier dans les organismes de petite taille. Dans un souci d’efficacité, la commissaire a mis en place un comité de vérification et d’évaluation (CVE) qui, outre les obligations qui incombent à un CMV, assume des responsabilités liées aux évaluations réalisées dans le cadre de la Politique sur les résultats du Conseil CT.

Conformément à son mandat, le CVE doit préparer un rapport annuel sur ses activités à l’intention de la commissaire. Le présent document a pour but de répondre à cette exigence.

Législation pertinente et politiques connexes

Le mandat du CVE soutient l’application de la Loi sur la gestion des finances publiques et des politiques et des directives connexes du Conseil du Trésor. Les détails, y compris leur application au CAL en tant qu’agent du Parlement, sont précisés dans le mandat.

Obligation de rendre compte du CVE

Le CVE n’est tenu de rendre compte de ses activités qu’à la commissaire. À cet égard, les membres sont responsables de l’objectivité et de la qualité des conseils, qu’ils doivent fournir en temps opportun, de même que de l’exécution de leurs responsabilités contractuelles.

Responsabilités du CVE

Le CVE est responsable des éléments qui suivent :

  • présenter à la commissaire des recommandations et des avis objectifs en ce qui a trait au caractère suffisant, à la qualité et aux résultats des missions en matière de vérification interne relativement à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Commissariat;
  • revoir, au moyen d’une démarche fondée sur les risques, tous les domaines de gestion (énumérés à la section suivante du présent document) désignés dans le mandat du CVE aux fins d’examen par le Comité;
  • fournir des avis et des recommandations sur des questions dont la commissaire est responsable, à titre d’administratrice des comptes, et sur d’autres questions connexes selon les besoins de la commissaire ou à sa demande;
  • formuler des conseils et des recommandations à la commissaire quant au choix des domaines à évaluer ainsi qu’à la portée, à la conduite et aux résultats des évaluations.

Secteurs de gestion visés par l’examen du CVE

Les secteurs de gestion visés par l’examen du CVE sont les suivants :

  • Vérifications et évaluations
  • Valeurs et éthique
  • Gestion du risque
  • Cadre de contrôle de gestion
  • Fonction de vérification interne
  • Suivi des plans d’action de la direction, dont ceux qui ont été élaborés en réponse aux vérifications du Bureau du vérificateur général (BVG) ou de la Commission de la fonction publique
  • États financiers et rapports sur les comptes publics
  • Rapports sur l’obligation de rendre compte

Composition

Le président et les autres membres externes du Comité sont choisis par la commissaire. Le CVE de l’exercice financier 2022 2023 était composé de la manière suivante :

Président

Michael Nelson, membre externe

Membres

Nancy Bélanger, commissaire, membre d’office

Basia Ruta, membre externe

Non membre participant régulièrement

Charles Dutrisac, dirigeant principal de la vérification, directeur des Finances et dirigeant principal des finances (DPV/DPF)

Réunions

Réunions ordinaires

Au cours de l’exercice financier 2022 2023, les réunions ordinaires du Comité ont eu lieu aux dates suivantes :

28 juin 2022

29 septembre 2022

8 décembre 2022

23 février 2023

Réunions spéciales

Des réunions spéciales et des discussions entre la commissaire et les membres du CVE ont eu lieu tout au long de l’exercice financier, selon les besoins. Au cours de l’exercice financier 2022 2023, les réunions spéciales qui suivent ont été tenues :

6 avril 2022 (prochaines étapes du CVE)

9 mai 2022 (stratégie en vue de la séance de réflexion du CVE)

20 mai 2022 (séance de réflexion du CVE)

16 août 2022 (examen de l’ébauche des états financiers)

15 septembre 2022 (contrôle interne en matière de rapports financiers [CIRF]/états financiers, conventions comptables)

17 octobre 2022 (examen du rapport de reddition de compte [RRM])

13 janvier 2023 (cadre d’information financière)

29 mars 2023 (CIRF/CIGF, PVEAR)

Autres réunions

Entre les réunions, les membres externes ont tenu des discussions, généralement au moyen de Zoom ou de Microsoft Teams, entre eux ou avec la commissaire ou le DPV/DPF, selon les besoins. Des réunions avec les directeurs du CAL ont été organisées afin de fournir aux membres externes des informations sur les questions opérationnelles actuelles au sein des différentes directions.

Résumé des points à l’ordre du jour des réunions du CVE pendant l’exercice 2022-2023

L’ébauche du plan annuel du CVE a été préparée par le président avant de faire l’objet d’une discussion et d’être approuvée par le Comité. Certains points ont été intégrés au plan en vue d’une décision ou d’un avis à la commissaire, ou à titre d’information pour les membres externes.

Une version du plan annuel comprenant l’état d’avancement des différents points à la fin de l’exercice financier (achevés ou non) est jointe au présent rapport. Tous les points prévus ont été réalisés, à l’exception d’un examen de la politique de vérification du CAL. Bien que le Commissariat se conforme aux exigences de la politique de vérification du Conseil du Trésor (CT), en examinant cette omission, les membres ont convenu qu’il est important de passer cette dernière en revue chaque année afin de veiller à ce que le CAL et eux-mêmes soient au courant de toute modification apportée à la politique du CT.

Les ordres du jour des réunions du CVE ont été planifiés par le président et le DPV, conformément au plan. Les points suivants ont notamment été abordés lors des réunions ordinaires et spéciales du CVE au cours de l’exercice financier 2022 2023 :

Vérifications internes, évaluations et missions connexes

Deux missions ont été incluses dans le PVEAR approuvé par la commissaire en février 2022. Celles ci se poursuivront pendant l’exercice financier 2023 2024 pour les motifs exposés ci dessous.

Vérification et examen continus des CIRF/CIGF : La première étape de cette mission consistait à mettre à jour et à documenter tous les systèmes financiers, compte tenu des nouvelles exigences de la politique de gestion financière et des changements apportés aux pratiques financières par l’environnement de travail hybride pendant la pandémie. Des modifications ont en outre été apportées aux accords conclus avec les prestataires de services du CAL pour certains contrôles de la gestion financière, l’établissement de rapports et d’autres contrôles connexes. La mise à jour de l’ensemble de la documentation des systèmes et son harmonisation complète et systématique avec les nouvelles exigences de la politique, de même que la réalisation d’analyses, ont constitué la première étape des travaux dans ce domaine. Ceux-ci ont été réalisés par un consultant externe et achevés au cours de l’exercice financier 2022 2023. La prochaine étape consiste à mettre en place un suivi systématique des principaux contrôles internes en matière de gestion financière et des contrôles internes relatifs à l’information financière (un sous ensemble du CIGF). Lors de la réunion spéciale du 29 mars 2023, le CVE a déterminé que la prochaine étape de l’examen, laquelle comprend le suivi des processus afin d’évaluer leur efficacité continue, débutera au cours de l’exercice financier 2023 2024. Si cela est jugé nécessaire, des vérifications complètes des différents volets du CIGF seront menées dans les années à venir.

Portée d’une vérification ou d’une évaluation de la fonction visant à assurer la conformité du CAL : Au cours de l’exercice financier 2022 2023, des discussions ont eu lieu, lors des réunions du CVE, au sujet de la portée d’une mission consistant à examiner la fonction visant à garantir la conformité du CAL, laquelle doit faire l’objet d’une vérification, d’une évaluation ou d’une autre forme d’examen. Lors de la réunion spéciale du 29 mars 2023, le CVE a convenu que les services d’une ressource externe seraient retenus pour rédiger un énoncé des travaux prévus dans le cadre de cette mission, à des fins de discussion avec le CVE et d’approbation par la commissaire. La mission devrait débuter au cours de l’exercice financier 2023 2024.

Structure des réunions du CVE

Lors d’une réunion spéciale en avril 2022, la commissaire et les membres externes ont discuté de la manière dont les réunions du CVE pourraient être structurées de façon à couvrir les questions prioritaires pour le CAL et à accorder suffisamment de temps à la formulation de conseils à la commissaire. Une réunion sur le même sujet a été organisée avec le DPV. Les changements suivants ont été convenus et mis en œuvre au cours de la période visée :

  • mise en place d’un mécanisme de planification des réunions du CVE plus rigoureux;
  • traitement prioritaire des points concernant les finances, les vérifications et les évaluations pendant la matinée lors des réunions ordinaires. Cette période devrait normalement comprendre un entretien à huis clos avec le DPV/DPF.
  • tenue d’une réunion des membres externes avec la commissaire comprenant le compte rendu de cette dernière sur les questions opérationnelles du CAL pendant l’après midi, lors des réunions du CVE.

Cadre d’information financière

À l’occasion d’une réunion spéciale en janvier 2023, la directrice financière et le personnel financier de la Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) ont présenté aux membres du CVE un exposé sur les rapports financiers remis au CVE en cours d’exercice financier. Il s’agit notamment du Plan ministériel, du Rapport sur les résultats ministériels, des rapports financiers trimestriels et du budget principal des dépenses. L’objectif de la séance était d’aider les membres du CVE à établir des liens entre les chiffres présentés dans ces documents. Les membres ont accueilli favorablement la séance d’information et ont exprimer leur enthousiasme à utiliser les renseignements fournis lorsque des documents feront l’objet de discussions au cours des prochaines réunions du CVE.

Vérification des états financiers par le BVG

Le BVG vérifie, chaque année, les états financiers du Commissariat. Le CVE a examiné les états financiers avant de rencontrer le BVG. Le 29 septembre 2022, Riowen Abgrall, directeur principal responsable de la vérification, et Julie Tremblay, directrice, ont présenté au CVE les résultats de la vérification des états financiers pour l’exercice financier 2021 2022. Madame Tremblay a indiqué que les résultats de la vérification ne modifiaient pas l’opinion concernant les états financiers. Aucune lettre de recommandation n’a été rédigée. Le personnel du BVG a confirmé que la vérification s’était bien déroulée et a remercié les fonctionnaires du Commissariat et du fournisseur de services financiers, la Commission canadienne des droits de la personne (CCDP), pour leur entière collaboration. Suivant la recommandation du Comité, la commissaire et le DPF ont signé les états financiers vérifiés.

Budget du CAL/états financiers trimestriels/nouveau financement

Le CVE a examiné et commenté les états financiers trimestriels du premier, deuxième et troisième trimestre. À chaque réunion, les membres ont obtenu un rapport et une analyse du DPF concernant les dépenses et les prévisions. La commissaire a réussi à obtenir un financement dans le cadre du budget de 2023 en vue d’augmenter les effectifs et d’atténuer les lacunes en matière de capacité qui avaient été recensées dans le profil de risque du CAL. Les membres du CVE ont été informés des progrès réalisés pour obtenir ces fonds au moyen d’une présentation au CT.

Plan ministériel (PM) et Rapport sur les résultats ministériels (RRM)

Le CVE a fourni des ébauches du PM et du RRM à des fins d’examen avant leur achèvement. Des commentaires ont été formulés et, lorsque nécessaire, des discussions ont eu lieu avec la commissaire et le DPF.

Profil de risque organisationnel (PRO) et Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques (PVEAR)

Le CAL a réalisé un examen exhaustif du PRO et du PVEAR au cours de l’exercice financier 2021 2022. À la suite de ces activités, le CVE a convenu, en février 2022, que seules des modifications mineures devraient être apportées au PRO au cours de l’exercice financier 2022 2023.

Ressources humaines

À chacune des réunions, la commissaire et, le cas échéant, le directeur exécutif des Services intégrés, ont informé le CVE des problèmes de dotation du CAL. Parmi ceux ci, soulignons notamment :

  • Le modèle de travail hybride – Le CVE a été tenu informé des progrès réalisés lors du passage vers un modèle de travail hybride ainsi que des mesures prises par la direction du CAL pour promouvoir le bien être en matière de santé mentale et soutenir la productivité du personnel.
  • La dotation des postes vacants et des postes nouvellement financés – À chaque réunion, le CVE a été informé des progrès réalisés pour pourvoir les postes vacants et les postes financés dans le budget 2021. De même, le CVE a été informé des progrès réalisés en vue d’obtenir le financement de nouveaux postes dans le budget de 2023.
  • La dotation du poste de DPV/DPF – Le CVE a été informé, à chaque réunion, des progrès réalisés quant à la dotation du poste de DPV/DPF en prévision du départ à la retraite du titulaire actuel du poste, qui est prévu dans l’exercice financier 2023-24.

Affaires parlementaires

Le CVE a été informé des comparutions devant les comités parlementaires lors de réunions ordinaires et spéciales.

Consultations sur le Code de déontologie des lobbyistes (le Code)

Pendant la période visée, la commissaire a tenu des consultations publiques sur l’examen du Code. À chaque réunion ordinaire, le CVE a été informé des progrès réalisés dans le cadre de ces consultations, y compris le renvoi au comité ETHI.

Questions juridiques

Pendant la période visée, aucun dossier ne représentait de risque financier potentiel pour le CAL.

Questions opérationnelles permanentes

Lors de réunions ordinaires et de réunions spéciales (si nécessaire), le CVE a été informé de l’état de questions opérationnelles soulevées pendant la période visée. Les membres ont accueilli très favorablement ces informations, qui les aident à situer dans leur contexte les conseils à la commissaire. Les points comprenaient ce qui suit :

  • la sécurité de la TI et la sécurité matérielle;
  • le rendement des organisations qui fournissent des services au CAL par l’entremise de protocoles d’entente;
  • le fardeau des rapports aux organismes centraux et son incidence sur la charge de travail du personnel;
  • les orientations du BCG sur le CIGF pour les ministères et organismes de petite taille.

Activités d’orientation et d’apprentissage

Les membres du Comité ont participé au symposium virtuel des CMV organisé par le Bureau du contrôleur général (BCG) en novembre 2022. Parmi les principaux thèmes abordés lors de l’événement figurent le paysage futur du travail, la nature changeante de la gestion et de l’atténuation des risques dans l’environnement actuel, ainsi que les menaces actuelles et émergentes en matière de cybersécurité.

Évaluation des mécanismes de contrôle interne, de gestion du risque et de gouvernance du commissariat

Comme mentionné précédemment dans le présent rapport, tous les membres du CVE se sont réunis avec la commissaire et le personnel du CAL (principalement le DPV/DPF) à plusieurs reprises pendant l’année, y compris lors de réunions spéciales et de discussions, selon les besoins. Lors de ces rencontres, le fonctionnement des mécanismes de contrôle interne, la gestion du risque et les processus de gouvernance ont fait l’objet de discussions. De plus, pour accroître la fiabilité des conseils fournis par le CVE à la commissaire, les mesures suivantes ont été prises :

  • Au cours de chaque réunion ordinaire du CVE, on a demandé à la commissaire et au DPV/DPF s’ils souhaitaient signaler des irrégularités, y compris des fraudes ou des oublis de la direction. Il n’y en a eu aucune.
  • Au cours ou à l’approche de chaque réunion ordinaire du CVE, les membres externes ont tenu des séances à huis clos avec le DPV/DPF et la commissaire, leur donnant une autre occasion de soulever des questions les préoccupant.
  • Au cours de la période visée, le président a maintenu des contacts périodiques avec la commissaire et le DPV/DPF.
  • Les états financiers trimestriels du CAL ont été examinés par des membres externes avant leur publication. On a posé des questions au DPF. Il a fourni des réponses satisfaisantes lors de chacun de ces examens.
  • Les membres externes ont tenu des réunions à huis clos avec le directeur principal du BVG, qui était responsable de la vérification des états financiers de l’exercice financier 2021 2022 du Commissariat. On a noté que la vérification n’a pas permis de relever des inexactitudes ou des préoccupations importantes qui devaient être portées à l’attention du CVE. En outre, le BVG a soutenu les modifications apportées aux méthodes comptables afin de comptabiliser certaines dépenses en tant que biens matériels lorsqu’elles dépassent un certain seuil. Ces principes comptables ont été appliqués pour l’année en cours et le seront pour les années à venir.
  • Chaque année, tout au long de l’exercice financier, des examens indépendants sont effectués systématiquement par un autre ministère qui fournit des services de gestion financière au CAL afin de confirmer que toutes les dépenses sont conformes aux autorisations de base de la Loi sur la gestion des finances publiques. Les résultats de ces examens sont présentés au CVE à des fins de discussion, de surveillance et de formulation de recommandations à la commissaire sur les mesures à prendre, le cas échéant. Bien que la fraude ne soit pas considérée comme constituant un risque élevé au CAL, la commissaire, son équipe de gestion et les membres du CVE y sont toujours attentifs. Pour contribuer à la protection contre la fraude, le CVE a demandé un rapport annuel sur les mesures prises par le CAL pour la prévenir. À partir de l’exercice financier 2023 2024, ce rapport sera présenté au CVE lors de la réunion prévue entre janvier et mars.
  • En outre, comme mentionné précédemment dans le présent rapport, le CAL a mis à jour ses systèmes et pratiques de contrôle pour les harmoniser avec les nouvelles exigences du CT (celles qui s’appliquent au CAL en tant qu’agent indépendant du Parlement). Il s’est également engagé à adopter une approche cyclique solide en matière de suivi et de vérification des processus de CIGF/CIRF à compter de l’exercice financier 2023 2024.

Examen de la capacité et du rendement des fonctions de vérification et d’évaluation internes du CAL

En raison de la taille de son effectif et de son budget, le CAL ne dispose pas d’équipe de vérification ou d’évaluation interne. Les vérifications, évaluations et examens connexes sont réalisés par des consultants externes, sous la direction du DPV.

Le CVE a souligné que, pour soutenir l’exécution des responsabilités du CAL en matière de vérification et d’évaluation :

  • Il se réunit régulièrement et dans le cadre de réunions spéciales, il dispose d’un président externe, ses membres font l’objet d’un examen et sont renouvelés fréquemment;
  • Le BVG procède chaque année à une vérification des états financiers du CAL.
  • Un plan pluriannuel de vérification et d’évaluation axé sur les risques a été élaboré et examiné par le CVE.
  • Les fonds disponibles sont suffisants pour mettre ce plan à exécution.

Au regard de ces observations et des travaux réalisés avec la commissaire et le DPV/DPF, le CVE indique au Commissariat que la capacité et le rendement des fonctions de vérification et d’évaluation internes du CAL sont adéquats. L’accent accru qui a été mis sur les processus de CIGF au cours du présent exercice et qui se poursuivra dans l’avenir renforcera la confiance du CVE à cet égard.

Soutien au comité

Le CVE a reçu des renseignements et du soutien de la direction pour lui permettre de s’acquitter de ses fonctions. En particulier :

  • On a discuté de l’ordre du jour des réunions avec le président avant les réunions ordinaires;
  • Le procès verbal de chaque réunion ordinaire a été rédigé et fourni aux membres du CVE afin qu’ils puissent l’examiner en temps opportun;
  • Les dispositions pour les réunions virtuelles ont donné d’excellents résultats, permettant la tenue de discussions efficaces et efficientes malgré l’impossibilité de se réunir en personne;
  • Le soutien à la passation de marchés pour les membres externes a été offert avec efficacité, y compris en ce qui a trait aux nouveaux contrats, aux renouvellements et aux modifications.

Ordre du jour des prochaines réunions du CVE

Parmi les activités du CVE, certaines ont lieu chaque année :

  • Fournir des conseils et des recommandations à la commissaire sur les questions liées à la prestation des services, y compris la mesure du rendement et la communication avec les intervenants.
  • Examiner les rapports de vérification et d’évaluation.
  • Assurer le suivi des plans d’action de la direction.
  • Parvenir, à titre de comité, à une meilleure compréhension de l’administration et des activités du CAL au moyen de séances d’information tenues par des employés appropriés du Commissariat. Ces séances d’information aident les membres du Comité à formuler des conseils au sujet des risques;
  • Examiner les états financiers trimestriels et formuler des commentaires sur le Plan ministériel et le Rapport sur les résultats ministériels, au besoin.
  • Examiner et formuler des recommandations en vue de l’approbation par la commissaire de la déclaration de responsabilité de la direction et des CIGF/CIRF dans le dossier d’information financière du CAL.
  • Participer, s’il y a lieu, à des activités d’apprentissage pour la communauté des CMV afin d’échanger des points de vue avec des membres de comités de vérification provenant d’autres ministères et organismes.
  • Exercer d’autres activités déterminées dans le plan annuel du CVE.

En 2023 2024, outre ces activités habituelles, les membres externes du CVE se pencheront particulièrement sur les questions suivantes :

  • Mise en œuvre du PVEAR – Le travail du CVE a pour objectif principal de fournir des conseils sur les vérifications, les évaluations et les examens, par exemple les projets consultatifs. Les travaux sur le CIGF prévus au cours de l’exercice financier 2023 2024 et dans les années à venir revêtiront une importance particulière en raison du degré de certitude qu’ils conféreront à la commissaire.
  • Intégration de nouveaux employés au sein du CAL – Les budgets de 2021 et de 2023 prévoyaient des fonds pour permettre au CAL de pourvoir plusieurs nouveaux postes. Par ailleurs, la rotation normale du personnel nécessitera d’en pourvoir certains. Le CVE attend avec impatience de connaître les progrès réalisés dans l’intégration de ce nouveau personnel et le travail que celui ci accomplira pour soutenir le mandat du CAL.
  • Transformation continue des pratiques de travail du CAL à la suite de la pandémie – Le CAL a très bien réussi à atténuer les risques et défis associés au fait de travailler à distance pendant la pandémie. À l’avenir, puisque les pratiques en matière de travail à distance varient au sein du gouvernement, le CAL devra continuer de s’adapter aux attentes des intervenants et du personnel et de la direction du Commissariat.
  • Cybersécurité – Le gouvernement fédéral continue de mettre l’accent sur l’évaluation et l’atténuation des menaces qui pèsent sur ses systèmes dans le domaine de la cybersécurité. Malgré la petite taille du CAL, le Système d’enregistrement des lobbyistes (SEL) est orienté vers le public et constitue un élément essentiel pour la mission du Commissariat. Grâce à l’établissement du profil de risque et à la mise en œuvre du PVEAR de l’organisation, le CVE continuera à surveiller les risques auxquels le CAL est exposé en matière de cybersécurité.
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