Commissariat au lobbying du Canada

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Comité de vérification et d’évaluation Rapport annuel 2023-2024

Table des matières

Introduction

Le Commissariat au lobbying du Canada (CAL) est un agent indépendant du Parlement. La commissaire au lobbying (la commissaire) est l’administratrice générale de l’organisme.

La Loi sur la gestion des finances publiques exige que les administrateurs généraux établissent un comité de vérification pour leur ministère. La Politique sur la vérification interne et la Directive sur la vérification interne du Conseil du Trésor (CT) étoffent la Loi en exigeant l’établissement d’un comité de vérification ministériel (CVM) qui comprend une majorité de membres de l’extérieur de la fonction publique fédérale (membres externes).

La vérification et l’évaluation font l’objet de politiques distinctes au sein du gouvernement fédéral. Cependant, les activités de gestion de ces fonctions sont étroitement interreliées, notamment au sein des petits organismes. Pour assurer l’efficacité, la commissaire a mis en place un Comité de vérification et d’évaluation (CVE) qui, outre les obligations qui incombent à un CVM, assume des responsabilités liées aux évaluations réalisées dans le cadre de la Politique sur les résultats du CT.

Conformément à son mandat, le CVE doit préparer un rapport annuel sur ses activités et présenter ce dernier à la commissaire. Le présent document a pour but de répondre à cette exigence.

Lois pertinentes et politiques connexes

Le mandat du CVE soutient l’application de la Loi sur la gestion des finances publiques, ainsi que des politiques et directives connexes du CT. Les détails, y compris en ce qui concerne l’application de ces documents au CAL en tant qu’agent du Parlement, sont précisés dans le mandat.

Reddition de comptes du CVE

Le CVE ne doit rendre des comptes qu’à la commissaire. À cet égard, les membres sont responsables de l’objectivité, de la qualité et de l’actualité des conseils qu’ils fournissent et de l’exécution de leurs responsabilités contractuelles.

Responsabilités du CVE

Le CVE assume les responsabilités suivantes :

  • Présenter à la commissaire des recommandations et des avis objectifs en ce qui a trait au caractère suffisant, à la qualité et aux résultats des missions d’audit interne liées à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du CAL;
  • Examiner, au moyen d’une démarche fondée sur les risques, tous les secteurs de gestion visés par le mandat du CVE aux fins d’examen par le Comité. Ces secteurs sont nommés dans la section suivante du présent document;
  • Fournir des avis et des recommandations sur des questions dont la commissaire est responsable à titre d’administratrice des comptes et sur d’autres questions connexes selon les besoins ou à la demande de la commissaire;
  • Formuler des conseils et des recommandations à la commissaire quant au choix des domaines à évaluer ainsi qu’à la portée, à la conduite et aux résultats des évaluations.

Secteurs de gestion visés par l’examen du CVE

Voici les secteurs de gestion visés par l’examen du CVE :

  • Vérifications et évaluations
  • Valeurs et éthique
  • Gestion du risque
  • Cadre de contrôle de gestion
  • Fonction de vérification interne
  • Suivi concernant les plans d’action de la direction, y compris ceux élaborés en réaction aux vérifications faites par le Bureau du vérificateur général ou la Commission de la fonction publique
  • États financiers et rapports sur les comptes publics
  • Rapports de reddition de comptes

Membres

Le président et d’autres membres externes sont choisis par la commissaire. Voici la composition du CVE pour l’exercice 2023-2024 :

Président

Michael Nelson, membre externe

Membres

Nancy Bélanger, commissaire, membre d’office

Basia Ruta, membre externe

Non membre participant régulièrement

Charles Dutrisac, dirigeant principal de la vérification, directeur des Finances et dirigeant principal des finances (DPV/DPF)

Alain Toni Jalkh, DPF en transition

Réunions

Réunions ordinaires

Pendant l’exercice 2023-2024, le Comité a tenu des réunions ordinaires aux dates suivantes :

13 juin 2023

18 septembre 2023

9 novembre 2023

5 février 2024

Réunions spéciales

Des réunions spéciales et des discussions entre la commissaire et les membres du CVE ont eu lieu tout au long de l’exercice, selon les besoins. Pendant l’exercice 2023-2024, les réunions spéciales suivantes ont été tenues :

10 août 2023 (ébauche des états financiers, rapport financier trimestriel du premier trimestre)

19 mars 2024 (évaluation de la fonction de conformité)

Autres réunions

Entre les réunions, les membres externes ont tenu des discussions, généralement par Zoom ou Microsoft Teams, entre eux ou avec la commissaire ou le DPV/DPF, selon les besoins. Dans l’ensemble, les membres externes ont trouvé que les communications avec la commissaire et les autres membres du personnel ont été ouvertes et ont eu lieu au bon moment.

Résumé des points abordés aux réunions du CVE à l’exercice 2023-2024

Une ébauche de plan annuel destinée au CVE a été préparée par le président et a été examinée et approuvée par le Comité au début de l’exercice. Certains points ont été intégrés au plan en vue d’une décision ou d’un avis à la commissaire, ou à titre d’information pour les membres externes.

Les ordres du jour des réunions du CVE étaient préparés par le président et le DPV en suivant le plan et étaient approuvés et modifiés au début de chaque réunion. Voici quelques-uns des points ayant été abordés durant les réunions ordinaires et spéciales du CVE au cours de l’exercice 2023-2024 :

Vérifications internes, évaluations et missions connexes

Une vérification, une évaluation et une mission de surveillance du contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) ont été réalisées durant l’exercice 2023-2024.

Vérification du processus d’approvisionnement : Les objectifs de cette vérification étaient les suivants :

  • Déterminer si les pratiques, les systèmes et les contrôles de gestion permettent l’acquisition de biens et de services conformément aux exigences énoncées;
  • Établir si les pouvoirs délégués de signature des documents financiers appropriés ont été appliqués;
  • Valider la conformité aux politiques et aux lignes directrices;
  • Confirmer que l’on a obtenu une optimisation des ressources.

Les résultats de cette vérification ont été communiqués à la commissaire et au CVE pendant l’exercice 2024-2025. Dans l’ensemble, les résultats étaient positifs. L’équipe de vérification a constaté un cas de non-conformité aux pouvoirs pour un marché non concurrentiel, cas où le CAL a dépassé la limite applicable à la passation des marchés établie dans son tableau de délégation des pouvoirs de signature. Cette limite aurait dû être plus élevée. Depuis, le CAL a pris des mesures pour augmenter la limite à des niveaux adéquats. Un plan d’action visant à prévenir une récurrence a été soumis au CVE.

Évaluation de la fonction de conformité : Les objectifs de l’évaluation portaient sur les activités de la Direction de la conformité, notamment celles liées :

  • aux processus, outils, documents d’orientation et procédures en place pour soutenir la fonction de conformité;
  • à l’approche consignée pour l’exécution des activités d’une manière cohérente, responsable et reproductible;
  • à la capacité du programme à atteindre son objectif de réaliser l’objet de la Loi sur le lobbying.

Le rapport final de cette évaluation a été présenté à la commissaire et au CVE en mars 2024.

Les constatations de ce rapport mentionnent que :

  • La situation observée en matière de dotation nuit à l’efficience et à la rapidité de la fonction de conformité;
  • Les éléments nécessaires sont en place pour optimiser l’efficience de la fonction de conformité.

Aucune recommandation concernant l’efficience de la Direction de la conformité n’a été formulée à la suite de cette évaluation. La commissaire est en accord avec les constatations et conclusions du rapport.

La commissaire a fourni une réponse de la direction au CVE. En résumé, le CAL donnera suite aux conclusions de l’évaluation en :

  • poursuivant ses efforts continus de recrutement, de formation et de maintien en poste du personnel de la Direction de la conformité;
  • mettant en œuvre les améliorations continues prévues pour les processus de conformité, les procédures, les documents de référence, d’autres outils ainsi que le système de gestion de dossiers.

Surveillance des CIRF : La Politique du CT sur la gestion financière exige du CAL qu’il veille à ce qu’un système de contrôle interne en matière de gestion financière (CIGF) fondé sur le risque soit mis en place, surveillé et géré, et qu’il rende compte annuellement des contrôles internes en matière de rapports financiers (un sous-ensemble du CIGF) dans l’annexe de ses états financiers. En tant qu’Agent du Parlement, c’est la commissaire, plutôt qu’un ministre ou que le Bureau du contrôleur général, qui a la responsabilité de veiller à ce que cela soit fait.

Des tests d’efficacité opérationnelle ont été réalisés pour les trois domaines de contrôle suivants :

  • Gestion des actifs et des stocks (un an d’avance par rapport à ce qui était prévu);
  • Budgétisation et prévisions (comme prévu);
  • Approvisionnement en biens et services et paiements aux fournisseurs (un an d’avance par rapport à ce qui était prévu).

Également, la consignation des contrôles au niveau des entités a été finalisée.

Durant l’exercice 2024-2025, le CAL a réalisé un plan d’action de la direction afin de répondre aux recommandations issues de la mission de surveillance du CIRF. Le rapport du CVE de 2024-2025 comprendra les détails de ce plan.

Vérification des états financiers par le Bureau du vérificateur général (BVG)

Le BVG vérifie, chaque année, les états financiers du CAL. En août 2023, le CVE a examiné les ébauches d’états financiers avec le CAL et a fourni des commentaires sur les énoncés et sur l’annexe du CIRF avant la réunion avec le BVG. Le 18 septembre 2023, le directeur principal de l’audit du BVG responsable de la vérification des états financiers du CAL de l’exercice 2022-2023 a présenté les résultats de cette vérification au Comité. Il a indiqué que les résultats de la vérification ne modifiaient pas l’opinion concernant les états financiers. Aucune lettre de recommandation n’a été rédigée. Le personnel du BVG a confirmé que la vérification s’était bien déroulée et a remercié les fonctionnaires du CAL et du fournisseur de services financiers, ainsi que la Commission canadienne des droits de la personne, pour leur entière collaboration. Suivant la recommandation du CVE, la commissaire et le DPF ont signé les états financiers vérifiés.

Budget du CAL/états financiers trimestriels/nouveau financement

Le CVE a examiné et commenté les états financiers trimestriels des premier, deuxième et troisième trimestres. À chaque réunion, les membres ont obtenu un rapport et une analyse du DPF concernant les dépenses et les prévisions.

Plan ministériel (PM) et Rapport sur les résultats ministériels (RRM)

Le CVE a reçu des ébauches du PM et du RRM à des fins d’examen avant leur achèvement. Des commentaires ont été formulés et, lorsque nécessaire, des discussions ont eu lieu avec la commissaire et le DPF.

Profil de risque organisationnel (PRO) et Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques (PVEAR)

Le CAL a réalisé un examen exhaustif du PRO au cours de l’exercice 2021-2022. À la suite de ces activités, le CVE a convenu, en février 2022, que seules des modifications mineures devraient être apportées au PRO au cours de l’exercice 2023-2024. Un examen complet est prévu pour l’exercice 2025-2026, mais pourrait être devancé et débuter à la fin de l’exercice 2024-2025.

Ressources humaines

À chaque réunion, la commissaire renseignait le CVE au sujet des questions liées au personnel du CAL. Ces questions comprenaient :

  • Le modèle de travail hybride – Le CVE a été tenu informé des progrès réalisés dans la transition vers un modèle de travail hybride ainsi que des mesures prises par la direction du CAL pour promouvoir le bien-être en matière de santé mentale et soutenir la productivité du personnel;
  • La dotation des postes vacants – Le CVE était informé à chaque réunion des progrès réalisés pour ce qui est de pourvoir les postes vacants. Les membres du CVE étaient conscients du fait qu’il est difficile de pourvoir des postes spécialisés de TI ou d’enquêteurs sur une base temporaire;
  • La dotation du poste de DPF/DPV – À la réunion du CVE du 13 juin 2023, le Comité a été informé du plan du CAL en ce qui concerne le remplacement du DPF actuel alors de son départ prévu en 2024.

Questions juridiques

Pendant la période visée, aucun dossier ne représentait de risque financier potentiel pour le CAL.

Questions opérationnelles permanentes

Lors de réunions ordinaires et de réunions spéciales (si nécessaire), le CVE a été informé de l’état de questions opérationnelles soulevées pendant la période visée. Les membres ont aimé recevoir ces renseignements, car ils permettent de mettre en contexte leurs conseils à l’intention de la commissaire. Les questions comprenaient ce qui suit :

  • Sécurité de la TI et sécurité physique;
  • Rendement des organisations qui fournissent des services au CAL par l’entremise de protocoles d’entente;
  • Fardeau associé à la production de rapports pour les organismes centraux et son incidence sur la charge de travail du personnel.

Activités d’orientation et d’apprentissage

Les membres du Comité ont participé au symposium virtuel des CMV organisé par le BCG en novembre 2023 et présenté en deux séances. Les séances comprenaient des renseignements utiles sur les questions liées à la cybersécurité et à l’environnement, ainsi que des remarques judicieuses du secrétaire du Cabinet, de la vérificatrice générale, du contrôleur général et d’autres hauts fonctionnaires.

Évaluation des mécanismes de contrôle interne, de gestion du risque et de gouvernance du CAL

Comme mentionné précédemment dans le présent rapport, tous les membres du CVE se sont réunis avec la commissaire et le personnel du CAL (principalement le DPV/DPF) à plusieurs reprises pendant l’année, y compris lors de réunions spéciales et de discussions, selon les besoins. Lors de ces rencontres, le fonctionnement des mécanismes de contrôle interne, la gestion du risque et les processus de gouvernance ont fait l’objet de discussions. De plus, pour accroître la fiabilité des conseils fournis par le CVE à la commissaire, les mesures suivantes ont été prises :

  • Au cours de chaque réunion ordinaire du CVE, on a demandé à la commissaire et au DPV/DPF s’ils souhaitaient signaler des irrégularités, y compris des fraudes ou des oublis de la direction. Il n’y en a eu aucune. Également, tous les participants à chaque réunion du CVE ont été invités à déclarer tout conflit d’intérêts avec les points à l’ordre du jour.
  • À chaque réunion ordinaire du CVE, les membres externes ont tenu des séances à huis clos avec le DPV/DPF et la commissaire, leur donnant une autre occasion de soulever d’autres questions.
  • Au cours de la période visée, le président a maintenu des contacts périodiques avec la commissaire et le DPV/DPF.
  • Les états financiers trimestriels du CAL ont été examinés par des membres externes avant leur publication. On a posé des questions au DPF. Ce dernier a fourni des réponses satisfaisantes lors de chacun de ces examens.
  • Les membres externes ont tenu des réunions à huis clos avec le directeur principal du BVG, qui était responsable de la vérification des états financiers de l’exercice 2022-2023 du CAL. On a noté que la vérification n’a pas permis de relever des inexactitudes ou des préoccupations importantes qui devaient être portées à l’attention du CVE.
  • Bien que la fraude ne soit pas considérée comme constituant un risque élevé au CAL, la commissaire, son équipe de gestion et les membres du CVE y sont toujours attentifs. Pour contribuer à la protection contre la fraude, le CVE a demandé un rapport annuel sur les mesures prises par le CAL pour la prévenir. À l’exercice 2024-2025, ce rapport sera présenté à la réunion du CVE qui aura lieu pendant la période de janvier à mars 2025.

Examen de la capacité et du rendement des fonctions de vérification et d’évaluation internes du CAL

En raison de la taille de son effectif et de son budget, le CAL ne dispose pas d’équipe de vérification ou d’évaluation interne. Les vérifications, évaluations et examens connexes sont réalisés par des consultants externes, sous la direction du DPV.

Le CVE a souligné que, pour soutenir l’exécution des responsabilités du CAL en matière de vérification et d’évaluation, les mesures suivantes ont été établies :

  • Le CVE se réunit régulièrement et dans le cadre de réunions spéciales et dispose d’un président externe, et ses membres font l’objet d’un examen et sont renouvelés fréquemment.
  • Le BVG procède chaque année à une vérification des états financiers du CAL.
  • Un plan pluriannuel de vérification et d’évaluation axé sur les risques a été préparé pendant l’exercice 2021-2022. Le CVE a demandé qu’on mette à jour ce plan.
  • Le CAL a toujours fait en sorte qu’il y ait suffisamment de fonds disponibles pour la réalisation des vérifications, des évaluations et des missions connexes prévues.

À la lumière de ces observations et des travaux réalisés avec la commissaire et le DPV/DPF, le CVE indique à la commissaire que la capacité et le rendement des fonctions de vérification et d’évaluation internes du CAL s’améliorent. Comme il est indiqué à la section 13 du présent rapport, le CVE a remarqué un accroissement de la rigueur dans la planification des vérifications, des évaluations et des missions connexes, ainsi que les plans d’action de la direction qui s’y rattachent, et continuera de suivre les progrès réalisés.

Soutien au comité

Le CVE a reçu des renseignements et du soutien de la direction pour lui permettre de s’acquitter de ses fonctions. Notamment :

  • On a discuté de l’ordre du jour des réunions avec le président avant les réunions ordinaires;
  • Le procès-verbal de chaque réunion ordinaire a été rédigé et fourni aux membres du CVE afin qu’ils puissent l’examiner en temps opportun;
  • Les dispositions pour les réunions virtuelles, lorsque nécessaires, ont donné de bons résultats, permettant la tenue de discussions efficaces et efficientes malgré l’impossibilité de se réunir en personne.

Activités à venir du CVE

Certaines activités du CVE ont lieu chaque année :

  • Fournir des conseils et des recommandations à la commissaire sur les questions liées à la prestation des services, y compris la mesure du rendement et la communication avec les intervenants;
  • Examiner les rapports de vérification et d’évaluation;
  • Assurer le suivi des plans d’action de la direction;
  • Examiner les états financiers trimestriels et formuler des commentaires sur le Plan ministériel et le Rapport sur les résultats ministériels, au besoin;
  • Examiner la déclaration de responsabilité de la direction et des CIGF/CIRF du dossier d’information financière du CAL et formuler une recommandation d’approbation à la commissaire;
  • Participer, s’il y a lieu, à des activités d’apprentissage pour la communauté des CMV afin d’échanger des points de vue avec des membres de comités de vérification provenant d’autres ministères et organismes;
  • Mener d’autres activités présentées dans le plan annuel du CVE.

Au cours de l’exercice 2024-2025, outre ces activités habituelles, les membres externes du CVE se pencheront notamment sur les questions suivantes :

  • Planification et mise en œuvre du PVEAR – Le travail du CVE a pour objectif principal de fournir des conseils sur les vérifications, les évaluations et les examens. Le CAL a récemment apporté des améliorations à la planification des missions et à la consignation et la mise en œuvre des plans d’action de la direction. Le CVE suivra la progression de ces améliorations tout au long de l’exercice.
  • Séances d’information opérationnelle – Le plan annuel du CVE de 2024-2025 comprend un approfondissement de la compréhension de l’administration et des activités du CAL au moyen de séances d’information tenues par des cadres du Commissariat. Ces séances d’information aideront les membres du Comité à formuler des conseils au sujet des risques.
  • Transition potentielle vers un nouveau ou une nouvelle commissaire – Le mandat de la commissaire Bélanger se termine à la fin de la présente année civile. Il se pourrait qu’on nomme un nouveau ou une nouvelle commissaire, ou la commissaire Bélanger pourrait être renommée au poste ou voir son mandat prolongé. Dans un cas ou dans l’autre, le CVE sera prêt à aider le ou la commissaire dans tous les secteurs établis dans notre mandat.
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