Annexe – Évaluation du contrôle interne en matière de rapports financiers pour l’exercice s’étant terminé le 31 mars 2020 (non vérifiée)

1. Introduction

Le présent document est annexé à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers pour l’exercice 2019-2020 du Commissariat au lobbying du Canada. Comme l’exige la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, ce document présente des renseignements sommaires sur les mesures prises par le Commissariat au lobbying (CAL) en vue de maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF). Plus particulièrement, il fournit de l’information sur les travaux réalisés par le CAL au 31 mars 2020, y compris des renseignements sur les progrès, les résultats et les plans d’action connexes, ainsi que les principales données financières permettant de comprendre l’environnement de contrôle propre au CAL.

1.1 Pouvoirs, mandat et activités du programme

Le Commissariat au lobbying a été créé en 2008 en vertu de la Loi sur le lobbying. Le commissaire au lobbying est un agent du Parlement et est chargé de l’application de la Loi sur le lobbying (la Loi). Celle-ci vise à améliorer la transparence et la reddition de comptes à l’égard des communications entre les lobbyistes et les titulaires d’une charge publique fédérale et à accroître la confiance des Canadiens et Canadiennes en l’intégrité du processus décisionnel du gouvernement.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les programmes du CAL sont donnés dans son Rapport ministériel sur le rendement, son Rapport sur les plans et les priorités ainsi que son Rapport annuel.

1.2 Principales données financières

Des renseignements financiers importants pour l’exercice 2019-2020 sont présentés ci-dessous. D’autres renseignements se trouvent dans les états financiers du CAL. Il est également possible d’obtenir de l’information dans les Comptes publics du Canada.

• Les dépenses totales ont atteint 5,3 M$. Les salaires et les avantages sociaux des employés comptent pour la majorité de ces dépenses (62 % ou 3,3 M$ pour 27 employés), suivis des services professionnels et spéciaux (23 % ou 1,2 M$).
• Les immobilisations corporelles représentent 99 % de l’ensemble des actifs du CAL (1,7 M$).
• Les créditeurs et les charges à payer représentent 68 % du total des passifs (0,75 M$), suivis des indemnités de vacances et autres congés (31%).
• Expenditures for the relocation project were $404 000 and all other capitalized expenditures were $228 000. In May 2019, OCL’s office was relocated and disposed all assets ($170 000) that were not transferred. OCL incurred a net book value loss of $6 000.
• Le CAL utilise le système financier GX.

1.3 Ententes de service pertinentes aux états financiers

Le CAL a recours à d’autres organismes pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers.

Ententes courantes

• Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) administre centralement le paiement des salaires et l’acquisition de certains biens et services et fournit des services d’émission de chèques ainsi que de locaux.
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) fournit des renseignements qui sont utilisés pour calculer diverses charges à payer et provisions, comme les cotisations de l’employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires.
• Le Bureau du vérificateur général fournit des services de vérification au CAL.

Ententes particulières

• La Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) fournit la plate-forme du système financier permettant de saisir et de déclarer toutes les opérations financières et effectue le traitement et la déclaration des opérations financières au nom du CAL. La portée et les responsabilités sont traitées dans l’entente inter-organisationnelle signée entre la CCDP et le CAL, ainsi que dans l’attestation et le résumé des résultats préparés par la CCDP dans son contrôle interne des rapports financiers (CIRF) quant aux effets sur ses clients. Le CAL se fonde sur le contrôle interne des rapports financiers de la CCDP et sur le système de gestion financière pour traiter les données financières qui ont été approuvées, autorisées et transmises par le Commissariat. En 2019-2020, la CCDP a engagé des services de vérification pour mettre à jour la documentation et compléter les tests d'efficacité opérationnelle des contrôles des processus opérationnels et des contrôles généraux des technologies de l'information, conformément à son plan de surveillance continue basé sur les risques pour l'exercice 2019-2020. Le CAL doit s’assurer que les rapports financiers sont exacts et qu’ils présentent une image fidèle de sa situation financière et de ses résultats financiers.

1.4 Changements importants pendant l’exercice 2019-2020

Des changements importants, au cours de l’exercice financier 2019-2020 ont eu lieu. En 2019-2020, le CAL a déménagé dans son nouveau bureau. En plus des dépenses de réinstallation, le CAL a disposé des actifs qui n’ont pas été transférés au nouvel emplacement. Les autorisations pour 2019-2020 ont inclus 350 000 $ pour financer le projet de déménagement de bureau, cette autorisation a été pleinement utilisée.

2. Environnement de contrôle du CAL par rapport au CIRF

Le CAL est une petite entité où les risques associés à son système de contrôle interne sont faibles. Il reconnaît l'importance de l'encadrement supérieur pour faire en sorte que le personnel à tous les niveaux comprenne son rôle dans le maintien de systèmes efficaces de CIRF et soit bien équipé pour exercer efficacement ces responsabilités. Le CAL a pour priorité de s’assurer que les risques sont bien gérés grâce à un environnement de contrôle adaptable et axé sur le risque, qui permet une amélioration et une innovation continues.

2.1 Postes, rôles et responsabilités clés

Nous présentons ci-dessous les principaux postes et comités du CAL qui ont la responsabilité de maintenir et d’évaluer l’efficacité de son système de CIRF.

Commissaire (administrateur général) : En tant qu’agente comptable, la commissaire assume la responsabilité générale et le leadership des mesures prises en vue de maintenir l’efficacité du système de contrôle interne. À ce titre, la commissaire préside le Comité de la haute direction et est membre du Comité de vérification et d’évaluation.

Directeur des finances et dirigeant principal des finances : Sous la supervision de la commissaire, le directeur des finances et dirigeant principal des finances (DPF) assume le leadership pour la coordination et la cohérence de la conception et de la maintenance d'un système de CIRF efficace et intégré, y compris son examen et son évaluation annuels. Le DPF est responsable de l’élaboration, de la mise en œuvre et de la maintenance du régime de contrôle financier et comptable du CAL. Le DPF est responsable de la planification opérationnelle, y compris de la coordination et de la mise en œuvre des activités de gestion des risques. Le titulaire du poste est également responsable de la gestion de la planification et des rapports financiers, de la comptabilité et de passation de marchés de l’organisation. Il fournit un soutien à la fonction de vérification interne, ainsi que des conseils financiers d'experts et des recommandations à la commissaire.

Étant donné la taille, le profil de risques et les ressources du CAL, il ne serait pas pratique d’y maintenir en poste un dirigeant principal de la vérification à temps plein. Pour cette raison, ce rôle est exercé par le DPF, qui assume la responsabilité administrative de la fonction de vérification interne. Compte tenu taille et les ressources limitées du CAL, celui-ci doit compléter sa capacité de vérification interne en externalisant la plupart de ses activités de vérification interne. Le DPF se retire des vérifications de la fonction financière.

Comité de la haute direction (CHD) : Ce comité est le principal élément décisionnel du CAL. Il est présidé par la commissaire et comprend également le dirigeant principal des finances, les deux directeurs et l’avocat-conseil principal.

L’objectif premier du CHD consiste à établir et à surveiller les politiques stratégiques du Commissariat et les orientations de la direction. Il sert de tribune pour réfléchir aux décisions à prendre relative aux politiques, les pratiques administratives et les problèmes de gestion. Il veille aussi à ce que la commissaire soit stratégiquement préparée à donner des orientations en ce qui concerne les activités clés du Commissariat, afin de l’aider à remplir son mandat. Le CHD aide la commissaire à prendre des décisions stratégiques en ce qui concerne les grands enjeux relatifs aux politiques et à la planification opérationnelle, veille à l’intégration des décisions transversales et traite des questions ayant une incidence sur les activités du CAL. Il conseille la commissaire et soutient la fonction de surveillance en ce qui a trait à la planification des activités, aux finances, aux ressources humaines, à la technologie de l’information, à la gestion de l’information, aux langues officielles, aux activités de sensibilisation et à la santé et sécurité au travail, et conseille la commissaire au sujet de la répartition des ressources avant la prise de décisions.

Comité de vérification et d’évaluation (CVE) : Le CVE fournit à la commissaire des conseils indépendants et objectifs en matière de vérification interne, d’évaluation des programmes, de gestion des risques, de cadre de contrôle et de pratiques d’établissement de rapports. Il se compose de trois membres externes et de la commissaire, qui est membre d’office. Le comité examine le profil de risque de l’organisation, les états financiers du CAL et son système de contrôles interne, dont les rapports de vérification interne, les évaluations et plans d’action relatifs au système de CIRF. Le CVE rencontre le BVG afin de recevoir les résultats de leur vérification annuelle des états financiers du CAL. Il examine également d’autres rapports de reddition de comptes, comme le RPP et le RMR, et des ébauches de rapports de vérification interne. Le Comité présente ses observations dans un rapport annuel à la commissaire.

2.2 Mesures clés prises par le CAL

Le CAL possède un cadre complet de contrôle interne de la gestion financière qui est harmonisé avec le processus de gestion des dépenses du gouvernement fédéral. Le financement du CAL est contrôlé au moyen d’un processus de contrôle des budgets et des engagements au sein de son système financier intégré. Les dépenses sont approuvées aux étapes de l’engagement des dépenses, du contrôle des engagements, de la passation des marchés, de l’attestation de l’exécution et de l’approbation de paiement. Les résultats financiers sont surveillés au moyen d’un processus d’établissement de rapports financiers mensuels, puis sont validés par la direction.

L’environnement de contrôle du CAL prévoit en outre un ensemble de mesures et des structures visant à aider les employés à gérer efficacement les risques grâce à une sensibilisation accrue, à des connaissances et des outils pertinents ainsi qu’au perfectionnement de leurs compétences. Parmi les principales mesures, mentionnons :

• une structure de gouvernance et une orientation stratégique par l’entremise du Comité de la haute direction (CHD) appuyé par le Comité de vérification et d’évaluation;
• des rapports sur le rendement financier présentés régulièrement au CHD;
• des politiques financières adaptées à l’environnement de contrôle du CAL et aux exigences de la Politique sur le contrôle interne;
• des examens périodiques et des mises à jour de l’instrument de délégation des pouvoirs financiers;
• la documentation des principaux processus financiers et des risques clés liés ainsi que des points de contrôle à l’appui de la gestion et de la supervision du système de CIRF du CAL;
• l’établissement d’un plan de vérification interne pluriannuel fondé sur les risques;
• l’établissement et la mise en œuvre de plans d’action de la direction en réponse aux observations et recommandations formulées au cours de l’examen de l’efficacité des contrôles.

3. Évaluation du système de CIRF du CAL

3.1 Approche à l’évaluation

Le CAL maintient un système de CIRF efficace dans le but de fournir une assurance raisonnable à l’égard des points suivants :

• les opérations sont dûment autorisées;
• les dossiers financiers sont adéquatement tenus;
• les actifs sont protégés;
• les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Au fil du temps, il s’agit d’évaluer l’efficacité de la conception et l’efficacité opérationnelle du système de CIRF afin d’assurer la surveillance et l’amélioration continue du système de CIRF.

L’efficacité de la conception signifie que les principaux points de contrôle sont définis, consignés et mis en place et qu’ils sont adaptés aux risques (c’est-à-dire que les contrôles sont proportionnels aux risques qu’ils visent à atténuer) et que les correctifs nécessaires ont été apportés. Cela inclut, au besoin, la mise en correspondance des processus et systèmes clés de technologie de l’information avec les principaux comptes par emplacement.

L’efficacité opérationnelle signifie que les principaux contrôles ont fait l’objet d’essais au cours d’une période déterminée et que tous les correctifs ont été apportés.

Ces tests couvrent tous les niveaux de contrôle ministériels, tant au niveau corporatif ou de l’entité, qu’au niveau des processus d’affaires et des systèmes généraux informatiques.

Le maintien d’un système efficace de CIRF constitue un processus continu, dont le but est de repérer les risques importants et les contrôles connexes, de les évaluer et d’apporter les correctifs nécessaires, de même que de surveiller le fonctionnement du système lui-même afin de l’améliorer continuellement. Par conséquent, la portée, la fréquence et l’état d’avancement des évaluations relatives à l’efficacité du système de CIRF sont axés sur les risques et tiennent compte de la taille de l’organisation.

3.2 Méthode d’évaluation du CAL

En 2019-2020, le CAL a surveillé ses contrôles financiers internes dans le but de se conformer à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor et de s’assurer que les contrôles en place sont solides et offrent une assurance raisonnable que les opérations financières ont été menées conformément aux règlements et aux politiques et directives applicables.

Le CAL a couché par écrit les importants processus et contrôles suivants : dépenses salariales, approvisionnement et paiement aux fournisseurs, cartes d’achat, cartes de voyages d’affaires, délégation financière, frais d’accueil, frais de voyage, petite caisse, gestion des biens, et téléphones cellulaires et autres appareils sans fil.

La surveillance des processus de contrôle interne a consisté à passer en revue les processus avec divers intervenants.

En tant que petite organisation, le CAL acquiert certains de ses services internes auprès d’autres institutions gouvernementales au moyen de protocoles d’entente visant les technologies de l’information, les ressources humaines et les services financiers. Dans les cas où le CAL fait appel à ces autres entités, celles-ci ont la responsabilité d’évaluer elles-mêmes leurs contrôles internes.

4. Résultats de l’évaluation

La préparation des documents sur les contrôles internes et les évaluations ultérieures de l’efficacité des contrôles font partie d’un processus d’amélioration continue qui permettra au CAL de mettre en œuvre de saines pratiques de gestion financière.

En 2014-2015, une vérification interne de l’approvisionnement et des marchés a été réalisée. Les résultats ont confirmé que le CAL a mis en place des contrôles internes appropriés et a renforcé l’application de ces contrôles au cours du dernier exercice. Les recommandations qui découlent de cette vérification peuvent être consultées à notre site Web.

En 2019-2020, les états financiers du CAL ont été vérifiés par le Bureau du vérificateur général (BVG) pour une neuvième fois. L’information comparative présentée dans les états financiers pour l’exercice ayant pris fin le 31 mars 2019 est vérifiée.

Le CAL a reçu une opinion sans réserve de ses états financiers.

À la lumière des travaux de vérification réalisés, les auditeurs du BVG n’ont cerné aucune possibilité de modifier les procédures qui permettrait d’améliorer les systèmes de contrôle interne, de rationaliser les activités ou d’améliorer les pratiques d’information financière.

En 2019-2020, le CAL a continué à améliorer ses processus de contrôle interne et a vérifié leur efficacité. Au besoin, des modifications mineures ont été apportées aux processus.

Les principales constatations et les modifications importantes requises à la lumière des activités d’évaluation de l’exercice en cours sont résumées ci-après.

Nouveaux contrôles clés ou contrôles grandement modifiés :
En 2019-2020, les processus de contrôle des actifs et des stocks ont été mis en œuvre. Les processus d'inventaire ont été modifiés pour devenir une plate-forme électronique avec des fonctionnalités de contrôle supplémentaires.

Programme de surveillance continue :
Dans le cadre de son plan de surveillance continue, le CAL examine et met à jour chaque année, en collaboration avec la CCDP, ses diagrammes et descriptions de processus, ce qui comprend les contrôles. En 2019-2020, aucun problème de contrôle significatif n'a été trouvé. Des procédures étendues et des rapports détaillés sur les écarts sont en place pour obtenir efficacement une assurance interne supplémentaire sur les rapports financiers.

5. Plan d’action

5.1 Progrès réalisés au 31 mars 2020

Au cours de l’exercice 2019-2020, le CAL a continué à accomplir des progrès sur le plan de l’amélioration de la mise en œuvre de ses contrôles clés. Ces progrès se résument comme suit :

• Il a collaboré avec d’autres agents du Parlement pour élaborer différents contrôles internes et outils de gestion des risques.
• Il a préparé un plan intégré des activités comprenant un plan détaillé de ressources humaines.
• Réalisation d’évaluations des menaces et des risques (EMR) et d’évaluations de l’impact sur la vie privée (PIA) de certains systèmes d’informatiques et
• Il a continué à améliorer les rapports mensuels sur la situation financière afin d’améliorer les prévisions financières, d’aider la direction à prendre des décisions et de renforcer la gestion des projets.

5.2 Plan d’action pour le prochain exercice et les exercices subséquents

Au cours de l’exercice 2020-2021, le CAL continuera à renforcer son cadre de responsabilisation de gestion, y compris ses instruments de planification et de rapport comme le cadre de mesure du rendement. En 2020-2021, le CAL continuera de mettre en œuvre le plan d’action de la direction résultant de l’évaluation du système d’enregistrement des services à la clientèle et des lobbyistes du CAL achevée en 2018-2019.

En collaboration avec d’autres agents du Parlement, des outils ont été élaborés pour évaluer l’efficacité de la conception et l’efficacité opérationnelle des contrôles du CAL au niveau de l’entité et au niveau de la technologie de l’Information (TI) générale. Le CAL entreprendra un examen de son profil de risque organisationnel et mettra en œuvre un cadre de surveillance fondé sur le risque en 2020-2021. En raison de la récente révision de certaines de ses procédures de contrôle interne, y compris la passation des marchés, son instrument de délégation financière, l’évaluation de l’impact sur la vie privée ainsi que les résultats des évaluations des menaces et des risques, le CAL mettra en œuvre les modifications nécessaires pour se conformer aux exigences.

Les cadres supérieurs s’engagent pleinement envers le maintien et l’amélioration continus d’un cadre solide pour un système de CIRF efficace. À cette fin, ils surveilleront de façon continue les contrôles internes pour s’assurer que ces contrôles comblent les attentes de l’administration et des intervenants et atténuent adéquatement les risques associés.

Le CAL mettra en œuvre un plan de surveillance continue en 2020-2021, et ce plan sera fondé sur une validation annuelle des processus et contrôles présentant un risque élevé.