Commissariat au lobbying du Canada

Sélection de la langue

Rapport de vérification interne du processus d’approvisionnement

Juin 2024

Table des matières

Résumé

La commissaire est appuyée dans son travail par le Commissariat au lobbying du Canada (CAL), un agent du Parlement établi en 2008. Elle présente chaque année un rapport au Parlement portant sur l’application de la Loi et du Code. Elle est aussi tenue de présenter des rapports sur toutes les enquêtes conclues relativement au Code.

Le plan de vérification pluriannuel axé sur les risques du CAL prévoyait une vérification des activités d’approvisionnement et de passation de marchés. 

Les objectifs de la vérification sont les suivants :

  1. déterminer si les pratiques, les systèmes et les contrôles de gestion permettent l’acquisition de biens et de services conformément aux exigences énoncées;
  2. vérifier si les pouvoirs délégués de signature des documents financiers appropriés ont été appliqués;
  3. valider le respect des politiques et des lignes directrices;
  4. confirmer que l’on a obtenu une optimisation des ressources.

Également, la vérification a servi à déterminer si les pratiques de gestion, les systèmes et les mécanismes de contrôle respectent les exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques, la divulgation proactive des renseignements sur les marchés et le Cadre fédéral pour le développement économique des Autochtones.

La vérification a porté sur les activités d’approvisionnement et de passation de marchés menées pendant la période visée par l’examen, qui s’étend d’avril 2022 à mars 2024.

Les résultats de la vérification relatifs à la gouvernance, à la gestion du risque et aux contrôles internes sont résumés ci dessous et comprennent trois recommandations :

  1. Au cours de la période visée par notre vérification, nous avons constaté qu’il y avait peu de rapports sur l’approvisionnement présentés à la direction (volumes, types, analyse des tendances). On s’attend à ce que ce point soit corrigé dans les prochains mois ou les prochaines années. La direction devrait veiller à ce que des rapports soient obtenus, conformément à l’accord sur les niveaux de service (ANS).
  2. Également, nous recommandons de mettre à jour le guide d’approvisionnement actuel du CAL et de le distribuer au personnel de ce dernier pour aider à orienter les approvisionnements futurs.
  3. Le CAL devrait veiller à ce que tout approvisionnement soit effectué en respectant son instrument de délégation. L’instrument de délégation devrait être communiqué à ses employés et à la Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC) afin d’éviter que les mêmes erreurs se reproduisent.

Contexte

Le CAL a été créé en 2008 dans le but d’assurer un lobbying transparent et éthique au gouvernement en appliquant la Loi sur le lobbying et le Code de déontologie des lobbyistes. Le CAL est un agent indépendant du Parlement responsable du lobbying au niveau fédéral. Voici son mandat, sa vision et ses valeurs :

Mandat – Encourager la sensibilisation et la conformité à la Loi sur le lobbying et au Code de déontologie des lobbyistes et maintenir un système d’enregistrement des lobbyistes afin d’accroître la transparence des activités fédérales de lobbying.

Vision – Les Canadiens et Canadiennes ont accès à l’information sur les activités fédérales de lobbying et savent qu’elles sont exercées en conformité avec la Loi sur le lobbying et le Code de déontologie des lobbyistes, ce qui contribue à accroître leur confiance envers les institutions démocratiques du gouvernement fédéral.

Valeurs – En tant que fonctionnaires fédéraux, les employés du CAL respectent le Code de valeurs et d’éthique du secteur public et les valeurs qu’il promeut, soit le respect de la démocratie, le respect des personnes, l’intégrité, l’intendance et l’excellence. En outre, compte tenu de la nature de notre travail, les valeurs suivantes revêtent une importance particulière pour nous :

  1. Indépendance
  2. Transparence
  3. Impartialité
  4. Équité

Le CAL a établi les résultats ministériels clés suivants : les lobbyistes et les titulaires d’une charge publique comprennent les exigences de la Loi sur le lobbying et du Code de déontologie des lobbyistes; les lobbyistes s’enregistrent et déclarent leurs activités de lobbying conformément à la Loi sur le lobbying.

Conformément à la politique du Conseil du Trésor, le CAL a mis en place un instrument de délégation qui comprend des délégations pour les transactions financières et de passation de marchés qui portent sur l’acquisition de biens et de services. L’instrument :

  1. est signé par le ministre responsable (le président du Conseil du Trésor);
  2. renferme des délégations appropriées pour les postes au sein du CAL et, le cas échéant, pour les postes des organisations gouvernementales qui fournissent des services au CAL.

Le CAL est une petite organisation qui n’a pas de personnel dédié à l’approvisionnement. Depuis plusieurs années, l’approvisionnement est assuré par un employé occasionnel de niveau PG 05 au CAL et par du personnel à la Commission canadienne des droits de la personne (CCDP). À l’automne 2023, la CLCC est devenue le fournisseur de services du CAL pour l’approvisionnement.

Le CAL a fait appel à Aniko/Samson pour réaliser une vérification de son processus d’approvisionnement conformément au plan de vérification annuel de son Comité de vérification et d’évaluation. La vérification portait sur les domaines clés (gestion du risque, contrôle et gouvernance) ainsi que sur la démonstration de l’efficience et de l’efficacité de ses processus en place.

Analyse des données

Le CAL ne prépare pas de renseignements sur les activités de passation de marchés entreprises que nous pourrions utiliser aux fins d’analyse et d’échantillonnage. Cependant, en passant en revue les transactions financières de la période visée par notre vérification (avril 2022 à mars 2024), nous avons été en mesure de résumer les dépenses en les classant par méthode d’approvisionnement et le nombre de contrats se rattachant à ces dépenses (voir ci dessous). Il est important de noter que les dépenses ne représentent pas la valeur des contrats. Elles représentent les montants engagés dans un certain contrat durant la période visée par la vérification. Ces chiffres nous fournissent de l’information utile sur le domaine que nous devrions privilégier dans notre vérification.

Exercice 2022-2023 Exercice 2023-2024 Total de la période visée par la vérification
Concurrentiel 27 454 868 $ 34 1 307 803 $ 61 1 762 671 $
Non concurrentiel* 29 305 091 $ 28 331 579 $ 57 636 660 $
56 2 490 544 $ 62 438 672 $ 118 2 399 341 $

*Les marchés non concurrentiels englobent également les marchés prescrits conclus par l’entremise d’un arrangement en matière d’approvisionnement et les offres à commandes établies par l’entremise d’un processus concurrentiel.

Objectifs, portée et critères de la vérification

Objectifs

Les objectifs de la vérification sont les suivants :

  • Évaluer l’équité, la transparence et l’optimisation des ressources des activités d’approvisionnement;
  • Évaluer la conformité aux politiques, aux lignes directrices et aux pratiques exemplaires en matière d’approvisionnement du gouvernement.

Portée

La vérification portait sur les activités d’approvisionnement et de passation de marchés menées pendant la période allant du 1er avril 2022 au 31 mars 2024.

La vérification ne portait pas sur les éléments liés au contenu ou au caractère adéquat de la prestation de marchés ou des biens et services acquis par l’entremise de protocoles d’entente avec d’autres ministères ou organismes.

Critères

Les critères ont été élaborés pour traiter de l’efficacité et du bien‑fondé des principaux contrôles de gestion qui devraient être en place dans les organismes du gouvernement fédéral, notamment un agent indépendant du Parlement comme le CAL.

Secteur d’examen

  1. Secteur d’examen 1 – Gouvernance : Le CAL dispose d’une structure de gouvernance efficace afin de surveiller, de recevoir des rapports et de prendre des décisions au sujet des activités d’approvisionnement et de passation de marchés.
  2. Secteur d’examen 2 – Gestion du risque : Le CAL prend en considération les risques d’une façon systématique afin d’atténuer les risques émergents et de déterminer les possibilités d’amélioration tout au long du cycle de vie de l’approvisionnement et de la passation de marchés.
  3. Secteur d’examen 3 – Contrôles internes : Les processus d’approvisionnement et de passation de marchés du CAL démontrent un ensemble efficace de contrôles ainsi que la conformité aux politiques et aux lignes directrices pertinentes, aux exigences juridiques et à la promotion d’une optimisation des ressources, notamment en favorisant un processus ouvert, équitable et transparent s’il y a lieu.

Des critères ont été élaborés pour chaque secteur d’examen. Ils sont présentés à l’annexe A.

Stratégie et méthode de vérification

L’étape de réalisation de la vérification consistait en une évaluation des contrôles, des procédés et des pratiques en vigueur pour l’examen, la sollicitation, l’adjudication et la gestion des marchés, y compris les modifications.

La vérification était axée sur le cadre politique adopté par le CAL pour l’approvisionnement, cadre qui inclut les exigences en matière d’approvisionnement et de passation de marchés au sein du gouvernement du Canada.

Nous avons interviewé le personnel directement concerné par le succès ultime du processus de passation de marchés et examiné la documentation utilisée pour examiner et approuver les exigences, faire des appels d’offres et approuver les modifications à la lumière des politiques et des lignes directrices en vigueur.

Nous avons examiné un certain nombre de dossiers contractuels en fonction de la taille de l’échantillon statistique. Les dossiers ont été sélectionnés au moyen d’une approche axée sur le risque qui laissait une place au jugement, afin de confirmer si les demandes de marchés ont été assujetties à un examen approprié et aux exigences d’approbation, si les appels d’offres ont été sollicités, adjugés et modifiés en vertu des politiques et lignes directrices en vigueur et en tenant compte d’une optimisation des ressources. L’échantillon de vérification sélectionné et la couverture connexe sont les suivants :

Population Échantillon
Concurrentiel 61 1 762 671 $ 20 355 148 $
Non concurrentiel* 57 636 660 $ 9 83 523 $
118 2 399 341 $ 29 438 671 $

*Les marchés non concurrentiels englobent également les marchés prescrits conclus par l’entremise d’un arrangement en matière d’approvisionnement et les offres à commandes établies par l’entremise d’un processus concurrentiel.

Énoncé d’assurance

Selon notre jugement professionnel, des procédures suffisantes et appropriées ont été suivies, et des données probantes ont été réunies afin de soutenir l’exactitude des conclusions de la vérification. Les constatations et les conclusions de la vérification sont basées sur une comparaison des conditions qui existaient au moment de la vérification selon des critères établis convenus avec la direction. De plus, les éléments de preuve ont été recueillis conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne.

Observations, conclusions et recommandations

Gouvernance

Comme le CAL est une petite organisation, l’approvisionnement se fait par l’entremise d’un ANS conclu avec la CLCC. Avant cela, c’est la CCDP qui soutenait le CAL, d’une manière similaire. Nous considérons que c’est une approche responsable pour s’assurer de faire appel à une expertise en approvisionnement adéquate.

Dans le cadre de notre vérification, nous avons examiné les éléments suivants pour évaluer l’efficacité de la gouvernance :

  1. Rôles et responsabilités clairement définis : Il y a quelques documents qui présentent les rôles et les responsabilités du domaine de l’approvisionnement. Nous croyons comprendre que la CLCC a elle aussi des lignes directrices. Tous ces documents fournissent des détails et les précisions nécessaires sur les rôles et les responsabilités du personnel qui joue un rôle dans l’approvisionnement et la passation des marchés. Grâce à cette clarté, chaque membre de l’équipe connaît avec précision ses fonctions. Cela contribue à un flux de travaux cohérent et efficace. Bien qu’il soit encore à l’état d’ébauche, le document semble suffisant et amélioré par rapport à la version précédente. Toutefois, nous avons constaté que le guide d’approvisionnement du CAL n’avait pas été mis à jour depuis 2015.
  2. Production régulière de rapports : Nous avons constaté qu’il n’y avait pas de rapports périodiques sur l’approvisionnement présentés à la direction durant la période visée par notre vérification en ce qui concerne les volumes de transactions par types, par tendances ou par efficacité du processus. Notre discussion avec la CLCC indique que quelques rapports seront préparés dans l’avenir, en veillant à ce que tout problème ou tout point pouvant être amélioré soit relevé et traité.
  3. Processus décisionnels : Les décisions prises au chapitre de l’approvisionnement et de la passation de marchés sont guidées par les instruments de délégation de pouvoirs mis en place.

Globalement, la structure de gouvernance du CAL pour l’approvisionnement et la passation de marchés est caractérisée par la petite taille de l’organisation.

Recommandations

  1. Au cours de la période visée par notre vérification, nous avons constaté qu’il y avait peu de rapports sur l’approvisionnement présentés à la direction (volumes, types, analyse des tendances). On s’attend à ce que ce point soit corrigé dans les prochains mois ou les prochaines années. La direction devrait veiller à ce que des rapports soient obtenus, conformément à l’ANS.
  2. Également, nous recommandons de mettre à jour le guide d’approvisionnement actuel du CAL et de le distribuer au personnel de ce dernier pour aider à orienter les approvisionnements futurs.

Gestion du risque

Le CAL est une petite organisation dont les dépenses d’attribution des marchés sont inférieures à 0,5 million de dollars par année. Selon nous, ce pouvoir a été délégué en tenant compte, de façon appropriée, du risque au sein de l’organisation.

Le CAL a établi un protocole d’entente avec plusieurs entités afin de fournir un soutien administratif. En ce qui concerne les services d’approvisionnement et de passation de marchés, cela inclut un ANS conclu avec la CLCC (auparavant avec la CCDP) pour la prestation d’un processus d’examen et d’opérations pour les marchés par les PG principaux.

Également, le CAL a élaboré des documents d’orientation internes ou a choisi d’adhérer aux politiques ou aux manuels existants. Il y a des politiques individuelles pour les cartes d’achat, les bons de commande, les marchés à fournisseur unique, les marchés concurrentiels et les préavis d’adjudication de contrat.

Les activités d’approvisionnement et les rôles sont documentés dans le guide d’approvisionnement du CAL (le guide).

Contrôles internes

Nous sommes fiers d’annoncer que notre vérification n’a révélé aucun écart important. Cela indique un excellent niveau de conformité et de diligence de la part du CAL sur le plan des procédures d’approvisionnement.

Gestion des dossiers et de l’information

Notre vérification a confirmé que les dossiers et l’information sur les activités d’approvisionnement étaient gérés assidûment conformément aux politiques, lois et règlements prescrits.

Répartition des tâches

Nous avons observé une répartition appropriée des tâches dans le cadre d’approvisionnement, ce qui est crucial pour éviter les conflits d’intérêts potentiels et maintenir l’intégrité du processus. Grâce à cette répartition, aucune personne n’a un pouvoir non contrôlé sur des décisions d’approvisionnement critiques. Cela accroît la responsabilisation et la surveillance.

Processus d’approvisionnement et de passation de marchés

La direction a mis en place des processus qui englobent l’ensemble du cycle de vie de l’approvisionnement, qui va de la demande de soumissions à la gestion des marchés. Dans l’ensemble, ces processus sont suffisants pour assurer l’efficience, l’efficacité et la conformité aux exigences réglementaires, ce qui réduit les risques et optimise la valeur pour l’organisation.

Toutefois, nous avons relevé quelques confusions sur le plan des instruments de délégation de pouvoirs. Le CAL avait l’impression que dans certaines circonstances justifiables, la commissaire pouvait acquérir des services d’une valeur supérieure à 40 000 $ par l’entremise d’un processus non concurrentiel. Or, l’instrument de délégation de pouvoirs limite cette valeur à 40 000 $. Nous avons trouvé un marché conclu avec une raison valable par l’entremise d’un processus non concurrentiel qui dépassait la limite établie par l’instrument de délégation de pouvoirs signé par la ministre du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) en octobre 2023. Ce marché visait l’obtention des services d’un membre du Comité de vérification et d’évaluation du Commissariat. Nous croyons comprendre que d’autres agents du Parlement ont une délégation de pouvoirs dépassant les 40 000 $ dans bon nombre de cas. Ainsi, il semble que les politiques et la directive du SCT pourraient permettre aux agents du Parlement comme le CAL des dépenses dépassant les 40 000 $ actuels permises au chef de l’organisation. Nous comprenons que, depuis que l’on a pris acte de notre conclusion, le CAL a demandé que cette limite soit portée à 200 000 $, de manière à cadrer avec les autres agents du Parlement et les autres délégations de pouvoir du Ministère.

Selon nous, le marché de services dépassant la limite de la délégation de pouvoir a été conclu par erreur, car le personnel du CAL avait l’impression que le marché respectait sa délégation.

Prise en compte de l’optimisation des ressources

La direction a mis en place des processus pour tenir compte de l’optimisation des ressources tout au long du processus d’approvisionnement. Ces ressources comprennent notamment le temps et les efforts consacrés à la passation de marchés. L’accent a été mis sur le respect des exigences politiques, l’ouverture et la transparence. Cette approche fait en sorte que les décisions d’approvisionnement cadrent avec les objectifs de l’organisation, tout en optimisant l’utilisation des ressources.

Recommandations

  1. Le CAL devrait veiller à ce que tout approvisionnement soit effectué en respectant son instrument de délégation. L’instrument de délégation devrait être communiqué à ses employés et à la Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC) afin d’éviter que les mêmes erreurs se reproduisent.

Annexe A : Critères de vérification

Secteur d’examen 1 : Gouvernance : Une structure de gouvernance efficace est en place afin de surveiller, de recevoir des rapports et de prendre des décisions au sujet des activités d’approvisionnement et de passation de marchés
Gouvernance et responsabilisation
Les pouvoirs, les responsabilités et les obligations redditionnelles sont clairs et sont communiqués.
Une structure organisationnelle claire et efficace est établie et consignée.
Gouvernance, politique et programmes
Les politiques et les lignes directrices des programmes existent et font l’objet d’un examen de façon régulière et opportune afin de guider le personnel de l’approvisionnement et les utilisateurs du système dans le cadre de leurs activités quotidiennes.
Secteur d’examen 2 : Gestion du risque : Les organismes examinent les risques d’une façon systématique afin d’atténuer les risques émergents et de cerner les secteurs à améliorer tout au long du cycle de vie de l’approvisionnement et de la passation de marchés.
La direction détermine et évalue les contrôles mis en place pour gérer les risques.
Secteur d’examen 3 : Contrôles internes : Les processus d’approvisionnement et de passation de marchés démontrent la présence d’un ensemble efficace de contrôles ainsi que la conformité aux politiques pertinentes, aux exigences juridiques et à la promotion d’une optimisation des ressources.
Les dossiers et les renseignements sont tenus conformément aux politiques, aux lois et aux règlements.
Les tâches sont réparties de façon appropriée.
Les rapports financiers et non financiers sont examinés et approuvés en ce qui concerne l’approvisionnement.
La direction compte des procédés établis afin d’examiner, d’approuver, de soumissionner, d’adjuger et de gérer les activités d’approvisionnement et de passation de marchés, notamment des cartes d’achat.
La direction a établi des procédés afin d’assurer que l’on tienne compte de l’optimisation des ressources (équité, ouverture et transparence) en plus des exigences politiques.
Date de modification :