Annexe - Évaluation du contrôle interne en matière de rapports financiers pour l’exercice ayant pris fin le 31 mars 2023 (non vérifiée)

1. Introduction et contexte

Le CAL maintient un système de CIRF efficace dans le but de fournir une assurance raisonnable à l’égard des points suivants :

• les opérations sont dûment autorisées;
• les dossiers financiers sont adéquatement tenus;
• les éléments d’actif sont protégés;
• les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Ce document présente des renseignements sommaires sur les mesures prises par le Commissariat au lobbying (CAL) en date du 31 mars 2023 en vue de maintenir ce système. Il fournit de l’information sur les progrès, les résultats et les plans d’action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat, les activités de programme et les finances du CAL sont fournis dans son rapport sur les résultats ministériels pour l’exercice 2022-2023, son Plan ministériel pour 2023-2024 et ses états financiers pour 2022-2023.

2. Système organisationnel de contrôle interne en matière de rapports financiers

Le CAL est une petite entité et les risques associés à son système de contrôle interne sont faibles. Il reconnaît l’importance du leadership affiché par la haute direction pour faire en sorte que le personnel à tous les niveaux comprenne son rôle dans le maintien de systèmes efficaces de CIRF et soit bien outillé pour exercer efficacement ces responsabilités. Le CAL a pour priorité de s’assurer que les risques sont bien gérés grâce à un environnement de contrôle adaptable et axé sur le risque qui permet une amélioration et une innovation continues.

2.1 Cadre de gestion en matière de contrôle interne

Le CAL est doté d’une structure de gouvernance et de responsabilisation bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre de gestion du contrôle interne est instauré et englobe :

• des structures de responsabilisation organisationnelle en vue d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et responsabilités des cadres supérieurs;
• un code de valeurs et d’éthique;
• activités de communication et de formation continues pour les gestionnaires et les employés du CAL concernant les exigences législatives, les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et un contrôle efficace des finances;
• la surveillance de la gestion du contrôle interne et des comptes rendus périodiques à cet effet, ainsi que la communication des résultats de l’évaluation connexe et des plans d’action à la commissaire de même qu’à la haute direction du CAL et, s’il y a lieu, au Comité de vérification et d’évaluation (CVE) du CAL.

Le CVE conseille la commissaire au sujet de l’adéquation et du fonctionnement des cadres et processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du CAL.

Le cadre de contrôle interne en matière de gestion financière (CIGF) du CAL est harmonisé avec le processus de gestion des dépenses du gouvernement fédéral. Le financement est contrôlé au moyen d’un processus de contrôle des budgets et des engagements. Les dépenses sont approuvées aux étapes de l’engagement des dépenses, du contrôle des engagements, de la passation des marchés, de l’attestation de l’exécution et de l’approbation de paiement. Les résultats financiers sont surveillés au moyen d’un processus d’établissement de rapports financiers mensuels, puis sont validés par la direction.

L’environnement de contrôle du CAL prévoit, en outre, un ensemble de mesures et de structures visant à aider les employés à gérer efficacement les risques grâce à une sensibilisation accrue, à des connaissances et des outils pertinents ainsi qu’au perfectionnement de leurs compétences. Les principales mesures sont les suivantes :

• une structure de gouvernance et une orientation stratégique par l’entremise du Comité de la haute direction (CHD) appuyé par le Comité de vérification et d’évaluation (CVE);
• des rapports sur le rendement financier présentés régulièrement au CHD;
• des politiques financières adaptées à l’environnement de contrôle du CAL et aux exigences de la Politique sur la gestion financière;
• des examens périodiques et des mises à jour de l’instrument de délégation des pouvoirs financiers;
• la documentation des principaux processus financiers et des risques clés liés ainsi que des points de contrôle à l’appui de la gestion et de la supervision du système de CIRF du CAL;
• l’établissement d’un profil de risque organisationnel permettant d’établir le plan de vérification interne pluriannuel fondé sur les risques;
• l’examen du cadre de CIRF et un suivi régulier des contrôles de base et, le cas échéant, des examens plus approfondis fondés sur l’évaluation des risques;
• l’établissement et la mise en œuvre de plans d’action de la direction en réponse aux observations et recommandations formulées au cours de l’examen de l’efficacité des contrôles.

2.2 Ententes de services relatives aux états financiers

Le CAL a recours à d’autres organismes pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers, soit les suivantes :

Ententes courantes

• Services publics et Approvisionnement Canada administre centralement :
  • le paiement des salaires;
  • l’acquisition de certains biens et services;
  • la fourniture des services d’émission de chèques;
  • la fourniture des services de gestion des locaux.
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) fournit des renseignements qui sont utilisés pour calculer diverses charges à payer et provisions, comme les cotisations de l’employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires.
• Le Bureau du vérificateur général fournit des services de vérification au CAL.

Ententes particulières

• La Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) fournit la plate-forme du système financier (GX) permettant de saisir et de déclarer toutes les opérations financières et effectue le traitement et la déclaration des opérations financières au nom du CAL. La CCDP fournit également des services de rémunération. La portée et les responsabilités sont traitées dans l’entente inter-organisationnelle signée entre la CCDP et le CAL, ainsi que dans l’attestation et le résumé des résultats préparés annuellement par la CCDP concernant le CIRF des opérations réalisées pour le compte de ses clients. Le CAL se fonde sur les contrôles internes en matière de rapports financiers et de gestion financière de la CCDP pour traiter les données financières qui ont été approuvées, autorisées et transmises par le Commissariat. La CCDP surveille ces contrôles au moyen d’une approche axée sur le risque. Le CAL doit s’assurer que les rapports financiers sont exacts et qu’ils présentent une image fidèle de sa situation financière et de ses résultats financiers.
• Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) héberge, sur son infrastructure de technologie de l’information, le Système d’enregistrement des lobbyistes du CAL, son site Web, ses ordinateurs de bureau, ses serveurs et ses systèmes de soutien.

3. Évaluation du système de CIRF du CAL

3.1 Évaluation du CIRF pour 2022-2023

Le maintien du système de CIRF du CAL repose sur un processus continu de détermination et de hiérarchisation des risques et des contrôles visant l’atténuation de ces risques, ainsi qu’un suivi des résultats afin d’assurer une amélioration continue. Par conséquent, la portée, la fréquence et l’état d’avancement des évaluations relatives à l’efficacité du système de CIRF sont axés sur les risques et tiennent compte de la taille de l’organisation.

Ce processus comprend au fil du temps une évaluation périodique approfondie de la conception et de l’efficacité opérationnelle de diverses composantes du système de CIRF, ce qui assure une surveillance continue et renforcée ainsi que l’amélioration continue.

L’évaluation 2022-2023 du système de CIRF du CAL comprenait les éléments suivants :

• une évaluation des processus de CIGF et de CIRF par une partie externe afin de mettre à jour la documentation et d’effectuer une revue étape par étape des contrôles au niveau de l’entité, des contrôles généraux de TI et des contrôles des processus opérationnels, et de formuler des recommandations le cas échéant;
• une évaluation du CIRF et une attestation fournies par la CCDP en ce qui concerne les services financiers fournis au CAL;
• la transmission de renseignements sur le CIRF au Comité de vérification et d’évaluation du CAL aux fins de discussion par ce dernier.

La section suivante présente les résultats de ces évaluations pour l’exercice 2022-2023 et de plus amples renseignements sur ces dernières.

3.2 Résultats et renseignements relatifs à l’évaluation pour 2022-2023

Examen externe des contrôles et processus clés

Comme mentionné précédemment, le CAL a confié à une partie externe le soin d’évaluer ses processus opérationnels de CIGF et de CIRF pour l’exercice 2022-2023. L’évaluation comprenait un test de l’efficacité de la conception (TEC) de sept processus opérationnels de gestion financière, ainsi qu’un test de l’efficacité opérationnelle (TEO) de la gestion de l’accès des utilisateurs aux contrôles généraux de la technologie de l’information (CGTI). Un troisième élément du contrat consistait à élaborer un plan de suivi renforcé.

L’évaluation a conclu qu’en raison de la petite taille du CAL et de la proximité du dirigeant principal des finances (DPF) avec les différents groupes de processus opérationnels, ainsi que des contrôles en place au niveau des processus et des acteurs concernés, on dispose d’éléments solides prouvant que les activités liées aux processus sont exécutées conformément aux politiques et procédures de gestion financière du SCT. En outre, de nombreux contrôles compensatoires garantissent le bon fonctionnement de l’ensemble des contrôles clés au niveau des processus.

Deux recommandations ont été formulées :

• La première est liée à l’étendue de la capacité nécessaire pour assurer à la fois une fonction efficace de remise en question et une fonction de soutien au DPF.
• La seconde recommande que des procédures bureautiques avec contrôle des versions soient officialisées et publiées pour le traitement des opérations au titre des articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), afin de garantir l’efficacité de la reproductibilité des activités liées aux processus, de faciliter la formation interne, le cas échéant, et de permettre à la haute direction du CAL d’avoir une vue directe sur les activités de contrôle clés.

La direction du CAL étudiera la meilleure façon de donner suite à ces recommandations au cours de l’exercice 2023-2024.

Évaluation et attestation de la CCDP

La Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) fournit des services dans les domaines de la gestion financière et de la technologie de l’information, un accès au système de ressources humaines, des conseils en matière de passation de marchés et la plate-forme du système financier permettant de saisir et de déclarer toutes les opérations financières. La CCDP est chargée de vérifier et de traiter les informations financières reçues du CAL et saisies dans le système financier. Par conséquent, le CAL s’appuie sur les contrôles internes de la CCDP en matière de rapports financiers pour le traitement des données financières ayant été approuvées, autorisées et transmises par le Commissariat.

Au cours de l’exercice 2022-2023, la CCDP a procédé à une évaluation de son CIRF. Cette évaluation s’est penchée sur contrôles en place à la CCDP pour la prestation de services à divers clients, dont le CAL. Ainsi, les tests des contrôles internes en matière de rapports financiers ont compris des opérations traitées pour le compte du CAL. Les principales conclusions de l’évaluation sont les suivantes :

• L’ensemble des processus opérationnels relatifs à la passation des marchés, à l’administration de la paye, à la budgétisation et aux prévisions ainsi qu’à l’établissement des rapports financiers sont rigoureux et fonctionnent efficacement.
• Dans l’ensemble, la vérification a permis de constater que les principaux contrôles internes des processus opérationnels visés par la vérification fonctionnaient efficacement, mais que certains éléments ayant recours au système Phénix nécessitaient encore des améliorations.
• Les contrôles généraux de la TI relatifs aux systèmes de la CCDP sont généralement appropriés et fiables.

La CCDP a fourni au CAL une attestation de son évaluation des contrôles internes du CAL pour l’exercice 2022-2023.

Examen et discussions du Comité de vérification et d’évaluation

En 2022-2023, le CVE du CAL a mené les activités suivantes liées au fonctionnement des contrôles internes, à la gestion des risques et aux processus de gouvernance :

• Lors de chaque réunion régulière du CVE, la commissaire et le dirigeant principal de la vérification (DPV) ou le DPF ont été invités à divulguer, le cas échéant, les irrégularités, y compris les fraudes ou les dérogations de la part de la direction. Aucune irrégularité n’a été déclarée.
• Au cours de la période de référence, le président a été en contact régulier avec la commissaire et le DPV ou le DPF.
• Les états financiers trimestriels du CAL ont été examinés par des membres externes avant leur publication. Des questions ont été posées au DPF et des réponses ont été fournies.
• Des membres externes ont rencontré à huis clos le responsable principal du BVG chargé de la vérification des états financiers de l’exercice 2022-2023 du CAL.
• Le CVE a été informé des travaux du consultant ayant réalisé l’examen externe relatif au CIGF et au CIRF mentionné précédemment.

Le CVE continuera à suivre de près les travaux du CAL relatifs à l’évaluation et au contrôle de ses processus de CIGF et de CIRF.

Autres considérations – Vérification des états financiers du CAL par le Bureau du vérificateur général

Les états financiers du CAL pour l’exercice 2022-2023 ont été vérifiés par le Bureau du vérificateur général du Canada. Bien que la vérification n’ait pas porté expressément sur les contrôles internes du CAL, les vérificateurs du BVG n’ont pas fait état de modifications aux procédures susceptibles d’améliorer les systèmes de contrôle interne. Le CAL a reçu une opinion sans réserve de ses états financiers pour 2022-2023.

5. Plan d’action

5.1 Progrès réalisés en date du 31 mars 2023

Au cours de l’exercice 2022-2023, le CAL a réalisé des progrès continus dans l’amélioration de son système de CIRF, qui sont résumés ci-dessous :

• Le CAL a mis à jour ses systèmes et pratiques de contrôle pour les harmoniser avec les nouvelles exigences du Conseil du Trésor (celles qui s’appliquent au CAL en tant qu’agent indépendant du Parlement) et s’est engagé à améliorer sa surveillance continue et à adopter une approche cyclique pour la vérification des processus de CIGF et de CIRF à compter de l’exercice 2023-2024. .
• Le CAL a aussi continué à améliorer ses rapports sur la situation financière, produits mensuellement pour renforcer les prévisions financières, le processus décisionnel de la direction et la gestion des projets.

5.2 Plan d’action pour le prochain exercice et les exercices suivants

Au cours de l’exercice 2023-2024, le Commissariat continuera à renforcer son cadre de gestion du contrôle interne par les moyens suivants :

• achever les tests de l’efficacité opérationnelle de ses contrôles de base réalisés par une tierce partie;
• mettre en place des capacités permettant de mettre en œuvre un suivi cyclique efficace du CIGF et du CIRF;
• évaluer comment le CAL peut appliquer l’outil d’auto-évaluation des contrôles de base pour ministère de petite taille, un outil conçu par le Bureau du contrôleur général pour fournir à la direction un moyen d’évaluer et d’améliorer un sous ensemble de contrôles de gestion financière par le biais d’un examen cyclique.

5.3 Plan de surveillance du CIGF pour le prochain exercice et les exercices suivants