Réponse de la direction et plan d’action – Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du système de gestion de l’information de la Direction des enquêtes
Décembre 2020
Contexte
En décembre 2019, le commissariat au lobbying (CAL) a retenu les services du groupe RHEA afin de mener une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) du système de gestion de l’information de la Direction des enquêtes (SGIDE). Le rapport a été complété en mai 2020.
Objectif
L’objectif de ce document est de présenter la réponse de la direction et le plan d’action qui a été fondée sur les recommandations faites dans l’EFVP effectuée pour le SGIDE.
Recommandation #1:
Mettre à jour l’ordonnance de délégation des pouvoirs pour la protection des renseignements personnels.
| Action | Haut fonctionnaire responsable | Date d’achèvement ciblée |
|---|---|---|
| Réviser l’ordonnance de délégation des pouvoirs de la protection des renseignements personnels afin d’indiquer le titre actuel de la personne qui, au sein de l’organisation, a la délégation des pouvoirs conformément à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. | Commissaire au lobbying | Complétée le 30 octobre 2020 |
Recommandation #2:
Mettre à jour les liens vers les fichiers de renseignements personnels se trouvant sur le site Web.
| Action | Haut fonctionnaire responsable | Date d’achèvement ciblée |
|---|---|---|
| Communiquer avec le SCT afin que leur site Web soit mis à jour afin que nous puissions réparer les hyperliens brisés. | Directrice, Politiques, planification et affaires publiques | Complétée le 6 juillet 2020 |
Recommandation #3:
Clarifier s’il est permissible d’étendre l’utilisation du SGIDE afin de récolter des renseignements qui ne sont pas recueillis dans le cadre d’une enquête.
| Action | Haut fonctionnaire responsable | Date d’achèvement ciblée |
|---|---|---|
| Communiquer avec le commissariat à la protection de la vie privée afin d’obtenir des clarifications en lien avec l’utilisation spécifique des renseignements recueillis des appels reçus par les services à la clientèle qui seraient inscrits dans le SGIDE. | Directeur, Services intégrés | 31 mars 2021 |
Recommandation #4:
Fournir de la formation à la Division des enregistrements et des services à la clientèle sur la manière de concilier avec des individus qui pourraient faire l’objet d’une évaluation préliminaire ou d’une enquête (anticipatoire).
| Action | Haut fonctionnaire responsable | Date d’achèvement ciblée |
|---|---|---|
| Développer et fournir une formation spécifique pour les agents des services à la clientèle par rapport à l’utilisation de l’information recueillie dans le SGIDE. | Directeur, Services intégrés | La formation sera fournie si le CAL prend la décision de connecter son système de gestion des appels au SGIDE. |
Recommandation #5:
Compléter une évaluation de la menace et des risques du SGIDE.
| Action | Haut fonctionnaire responsable | Date d’achèvement ciblée |
|---|---|---|
| Compléter une évaluation de la menace et des risques du SGIDE. | Directeur, Services intégrés | 30 juillet 2021 |
Recommandation #6:
Inclure les résultats de cette évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) dans le Rapport annuel sur la protection des renseignements personnels du CAL et publier l’EFVP sur le site Web du CAL.
| Action | Haut fonctionnaire responsable | Date d’achèvement ciblée |
|---|---|---|
| 1. Inclure les résultats de cette EFVP dans le Rapport annuel sur la protection des renseignements personnels 2020-2021 du CAL. | Directeur, Services intégrés | 1. Pendant les 15 premiers jours de séance de la Chambre des communes ayant lieu après le 1er septembre 2021. |
| 2. Mettre à jour le site Web avec les résultats de cette EFVP. | 2. 13 avril 2021 |
Approbation
La réponse de la direction et plan d’action a été approuvé par les membres du comité de la haute direction le 3 décembre 2020.
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