Commissariat au lobbying du Canada

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Comité de vérification et d'évaluation — Mandat (Révisé le 28 juin 2022)

Table des matières

INTRODUCTION

Selon la Loi sur la gestion des finances publiques, les administrateurs généraux doivent établir un comité de vérification pour leur ministère. La Politique sur la vérification interne et la Directive sur la vérification interne du Conseil du Trésor (CT) étoffent la Loi en exigeant l’établissement de comités de vérification ministériels qui comprennent une majorité de membres de l’extérieur de la fonction publique fédérale (membres externes).

Bien que l’audit et l’évaluation fassent l’objet de politiques distinctes au gouvernement fédéral, la gestion de ces fonctions s’effectue sans dissociation, particulièrement dans les petits organismes. Par souci d’efficacité, le Comité de vérification et d’évaluation (CVE) du Commissariat au lobbying (Commissariat) a également des responsabilités liées à des évaluations menées aux termes de la Politique sur les résultats du Conseil du Trésor.

Comme le Commissariat est un agent indépendant du Parlement, la commissaire au lobbying (commissaire) est aussi l’administratrice générale de l’organisme. Le présent document précise les responsabilités et les modalités opérationnelles établies par la commissaire pour le CVE du Commissariat.

DATE D’ENTRÉE EN VIGUEUR

Le mandat du CVE a été examiné lors de la réunion du CVE du 28 juin 2022 et a ensuite été approuvé par la commissaire. Il remplace toutes les versions précédentes des mandats ou des chartes du CVE.

LOIS PERTINENTES ET POLITIQUES CONNEXES

Le mandat du CVE appuie l’application de la loi et des politiques suivantes :

Loi :

Loi sur la gestion des finances publiques, articles 16.2, 16.21 et 42.1

Politiques et directives du Conseil du Trésor :

Politique sur l’audit interne (avril 2017)

Directive sur l’audit interne (avril 2017)

  • Annexe A : Procédures obligatoires régissant l’audit interne au sein du gouvernement du Canada
  • Annexe B : Attributs obligatoires de la composition et des activités des comités ministériels de vérification

Politique sur les résultats (juillet 2016)

Directive sur les résultats (juillet 2016)

APPLICATION DE LA POLITIQUE SUR L’AUDIT INTERNE DU CT AU CAL

Les principes de la Politique sur l’audit interne du Conseil du Trésor et ses instruments s’appliquent aux bureaux des agents du Parlement, sauf dans des cas particuliers précisés dans la Politique.

  • La commissaire n’informe pas le ministre concerné des questions découlant de l’audit interne qui méritent son attention; (4.1.3)
  • La commissaire n’est pas tenue de veiller à ce que les rapports d’audit interne achevés soient publiés sur les plateformes prescrites par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada; (4.1.6)
  • La commissaire n’est pas tenue de veiller à ce que le contrôleur général du Canada ait accès en temps opportun à l’ensemble de l’information, des documents et des explications exigés ou demandés par le contrôleur général du Canada; (4.1.7)
  • Le dirigeant principal de la vérification (DPV) n’est pas assujetti aux exigences en matière de qualification définies dans la politique; (4.2.1.1 et 4.2.1.2)
  • La commissaire n’est pas tenue de soumettre au contrôleur général du Canada la version approuvée du plan ministériel d’audit axé sur les risques; (4.2.5)
  • La commissaire n’est pas tenue de consulter le contrôleur général du Canada concernant la mise sur pied d’un comité ministériel d’audit. (4.2.8)

En plus des exceptions, la Politique précise que la commissaire est l’unique responsable des activités suivantes :

  • Diriger le plan de vérification du Commissariat;
  • Assurer la surveillance et le respect de cette politique au sein du Commissariat;
  • Mettre sur pied et maintenir un comité de vérification; Les membres de ces comités ne sont pas nommés par l’entremise du processus de nomination du Conseil du Trésor dirigé par le contrôleur général du Canada;
  • Déterminer les mesures supplémentaires qui permettraient de préserver l’intégrité de la fonction d’audit interne si le dirigeant principal de la vérification n’est pas titulaire d’une accréditation en audit interne ou d’un titre de comptable professionnel reconnu au Canada.

REDDITION DES COMPTES DU CVE

Le CVE ne doit rendre des comptes qu’à la commissaire. À cet égard, les membres sont responsables de l’objectivité, de la qualité et de l’actualité des conseils qu’ils fournissent et de l’exécution de leurs responsabilités contractuelles.

RESPONSABILITÉS DU CVE

Le CVE assume les responsabilités suivantes :

  • Présenter à la commissaire des recommandations et des avis objectifs en ce qui a trait au caractère suffisant, à la qualité et aux résultats des missions d’audit interne relativement à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Commissariat;
  • Examiner, au moyen d’une démarche fondée sur les risques, tous les domaines de gestion désignés par le contrôleur général du Canada aux fins d’examen par les comités. Ces domaines sont énumérés à la section suivante du présent document.
  • Fournir des avis et des recommandations sur des questions dont la commissaire est responsable, à titre d’administratrice des comptes, et sur d’autres questions connexes selon les besoins ou à la demande de la commissaire;
  • Formuler des conseils et des recommandations à la commissaire quant au choix des domaines à évaluer ainsi qu’à la portée, à la conduite et aux résultats des évaluations.

SECTEURS DE GESTION VISÉS PAR L’EXAMEN DU CVE

Les principaux secteurs de gestion visés par l’examen du CVE sont les suivants :

VALEURS ET ÉTHIQUE

Examiner les systèmes et les pratiques établis par la commissaire pour surveiller la conformité aux lois, aux règlements, aux politiques et aux normes en matière d’éthique, donner des conseils à ce sujet, et déterminer et corriger toute violation des lois et des règles d’éthique au sein du Commissariat. Cet examen peut également porter sur les procédures et les mécanismes de rétroaction mis en place pour surveiller la conformité au code de conduite et aux politiques liées à l’éthique du Commissariat, ainsi que sur la manière dont les processus favorisent le maintien de normes élevées en matière d’éthique.

GESTION DES RISQUES

Examiner les outils et les processus de gestion des risques mis en place et mis à jour par le Commissariat, et prodiguer des conseils à ce sujet.

CADRE DE CONTRÔLE DE LA GESTION

Examiner les mesures de contrôle interne du Commissariat et donner des avis à ce sujet. Être informé des questions importantes découlant des travaux réalisés par d’autres certificateurs qui remettent des rapports à la haute direction et à la commissaire.

FONCTION DE VÉRIFICATION INTERNE

  • Examiner périodiquement la politique de vérification interne du ministère et recommander son approbation à la commissaire.
  • Fournir à la commissaire des conseils sur le caractère suffisant des ressources affectées à la fonction de vérification interne.
  • Examiner un plan pluriannuel de vérification interne et d’évaluation fondé sur les risques et recommander son approbation.
  • Surveiller et évaluer le rendement de la fonction de vérification interne.
  • Fournir des conseils à la commissaire en matière de recrutement et de nomination, de même que sur le rendement du CVE.
  • Examiner et recommander aux fins d’approbation les rapports de vérification interne et les plans d’action de la direction correspondants qui donnent suite aux recommandations.
  • Examiner les rapports périodiques faisant état des progrès réalisés en fonction du plan de vérification interne fondé sur les risques.
  • Se tenir au courant des missions ou des tâches de vérification interne qui n’entraînent pas la présentation d’un rapport au CVE, et être informé de toutes les questions importantes associées à ces travaux.

CERTIFICATEURS EXTERNES

Être au courant de la réponse de la direction du Commissariat à l’égard des rapports des certificateurs externes (dont le Bureau du vérificateur général et la Commission de la fonction publique) et conseiller la commissaire à l’égard de cette réponse et fournir des conseils à propos des questions et des priorités liées à la vérification soulevées par ces certificateurs externes.

SUIVI DES PLANS D’ACTION DE LA DIRECTION 

Examiner les rapports périodiques sur la progression de la mise en œuvre des plans d’action de la direction approuvés, qui donnent suite aux recommandations issues de vérifications internes antérieures, ainsi que les plans d’action qui découlent des travaux des certificateurs externes.

ÉTATS FINANCIERS ET RAPPORTS SUR LES COMPTES PUBLICS 

Examiner les principaux rapports et les renseignements à présenter du Commissariat qui sont liés à la gestion financière, notamment les rapports financiers trimestriels, les états financiers annuels et les comptes publics, et donner des avis à ce sujet à la commissaire.

Examiner la Déclaration annuelle de responsabilité de la direction, y compris le contrôle interne en matière de rapports financiers, et donner des conseils à la commissaire au sujet des plans d’évaluation axés sur les risques et des résultats connexes associés à l’efficacité du système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers.

En ce qui concerne la vérification annuelle des états financiers du Commissariat qu’effectue le Bureau du vérificateur général (BVG) du Canada, le CVE examinera :

  • les états financiers, en collaboration avec le vérificateur externe et les cadres supérieurs, puis discutera des estimations comptables importantes et des ajustements s’y rapportant et des ajustements devant être apportés à la suite de la vérification ainsi que des difficultés ou des différends survenus avec la direction au cours de la vérification;
  • les lettres de la direction découlant de la vérification externe;
  • les constatations et les recommandations du vérificateur au sujet des contrôles internes mis en place pour la production de rapports financiers, ainsi que leurs répercussions sur les processus de contrôle, de gestion des risques et de gouvernance.

RAPPORTS SUR LA REDDITION DE COMPTES

Le CVE recevra des copies du Plan ministériel, du Rapport sur les résultats ministériels et d’autres rapports de reddition de comptes importants avant leur présentation au Secrétariat du Conseil du Trésor, et formulera des conseils sur demande. Ces rapports servent de fondement aux délibérations du comité ainsi qu’aux conseils formulés à la commissaire.

ÉVALUATION

En ce qui a trait aux évaluations menées conformément à la Politique sur les résultats du Conseil du Trésor, le CVE aura les responsabilités suivantes :

  • donner des conseils à la commissaire, au moyen de l’examen du plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques du Commissariat, au sujet des programmes et des opérations du Commissariat qui devraient faire l’objet d’une évaluation;
  • examiner le cadre de référence, la portée et le calendrier de toute évaluation prévue et donner des conseils à cet égard;
  • examiner les conclusions des évaluations effectuées et assurer la surveillance des plans d’action de la direction subséquents.

MEMBRES

Composition

Le CVE est composé :

  • de la commissaire (membre d’office);
  • d’un président, désigné par la commissaire parmi les membres externes;
  • d’au moins un membre externe désigné par la commissaire, en plus du président.

La commissaire peut nommer d’autres membres du Comité. Cependant, il doit toujours y avoir une majorité de membres externes. À la discrétion de la commissaire, on peut envisager des candidats externes figurant sur la liste de membres possibles du comité de la vérification qui est tenue à jour par le contrôleur général du Canada.

La composition du CVE doit comporter les caractéristiques suivantes :

Diversité – Au fil du temps, la composition du CVE devra refléter la diversité canadienne sur le plan du genre, des langues officielles, des peuples autochtones du Canada, des groupes de minorités et de la représentation régionale.

Compétence collective – Au moment de nommer les membres du CVE, la commissaire s’assurera que ses membres possèdent les compétences, les connaissances et l’expérience collectives pour lui permettre d’assumer ses responsabilités avec compétence et efficacité.

Absence de conflit d’intérêts – Au moment de leur nomination, les membres doivent être exempts de tout conflit d’intérêt réel ou apparent. De plus, les membres doivent divulguer toutes les nouvelles activités, tous les nouveaux intérêts et toutes les nouvelles nominations pour que le Commissariat puisse évaluer s’ils peuvent nuire, ou être perçus comme pouvant nuire, à la capacité des membres de s’acquitter de leurs fonctions de manière indépendante et objective. Cette activité doit se faire au moins une fois par an et durant tout le mandat de chacun des membres.

Attestation de sécurité – Les membres doivent être disposés et aptes à obtenir l’attestation de sécurité appropriée.

Connaissances financières – Les membres doivent bien connaître les rapports financiers ou acquérir ces connaissances au cours de la première année de leur nomination. Au moins un membre externe du CVE doit détenir un titre professionnel comptable en règle.

Durée du mandat

Un membre externe du CVE ne servira pas plus de deux mandats et siégera pour une période maximale de six ans. La durée maximale d’un mandat est de quatre ans. Par exemple, si le premier mandat d’un membre dure quatre ans, son deuxième mandat final ne peut pas dépasser deux ans. La commissaire peut décider de prolonger le mandat d’un membre externe pour assurer la continuité au sein du CVE.

Divulgation proactive

Le Commissariat doit divulguer de manière proactive la valeur du contrat et les dépenses (y compris les voyages et l’accueil) des membres individuels externes du CVE. Ces renseignements seront affichés sur le site Web du Commissariat.

RÉUNIONS

Fréquence

Les membres du Comité se réuniront au moins trois fois par exercice financier, et ce de façon virtuelle ou en personne. La commissaire peut, à sa discrétion, convoquer d’autres réunions.

Quorum

Pour qu’il y ait quorum, le nombre de membres externes présents doit constituer une majorité.

Activités

Par souci d’efficacité, les travaux du Comité peuvent s’effectuer par voie électronique, notamment par courriel, par téléphone ou par télécopieur, ou bien par l’acheminement de documents par la poste, pourvu que les exigences de la politique sur la sécurité soient respectées.

Participation des non-membres

Le DPV/DPF assistera à toutes les réunions. La commissaire peut également inviter à une réunion d’autres employés du Commissariat, des représentants de fournisseurs de services au Commissariat, des personnes qui ont préparé les documents qui font l’objet de discussions ou toute autre personne appropriée.

Des représentants du BVG seront invités aux réunions afin de discuter de vérifications prévues du BVG, de vérifications du BVG en cours ou de vérifications du BVG terminées. À la discrétion de la commissaire, les représentants du BVG peuvent être invités à participer à d’autres travaux du CVE.

Séances à huis clos

À chaque réunion, des séances à huis clos se tiendront entre les membres externes et, individuellement, la commissaire, le DPV et le DPF. Si un représentant du BVG est présent, on offrira aux membres externes de tenir une séance à huis clos. Les membres externes peuvent demander la tenue de réunions à huis clos avec d’autres employés du Commissariat.

Procès-verbal

On rédigera un procès-verbal pour chaque réunion du CVE et on indiquera les présences dans ce document. Les procès-verbaux des réunions du CVE pour chaque exercice financier seront résumés dans le rapport annuel du CVE.

ACCÈS AU PERSONNEL DU COMMISSARIAT ET AU CVE

Tous les membres du CVE ont pleinement accès à la commissaire, au DPV et au DPF.

Les membres peuvent avoir accès aux autres employés du Commissariat et à la documentation (sous réserve des exigences législatives de confidentialité et de vie privée applicables) dont le CVE a besoin pour s’acquitter de ses responsabilités. Cependant, le président en demandera préalablement la permission à la commissaire, à moins qu’il existe des raisons impérieuses de ne pas le faire.

La commissaire, le DPV et le DPF ont pleinement accès aux membres externes du CVE. Les autres membres de l’équipe de direction du Commissariat peuvent demander une séance à huis clos avec le président ou d’autres membres externes si les circonstances l’exigent.

PLANIFICATION ET ÉTABLISSEMENT DE RAPPORTS

Plan annuel

Le président, en collaboration avec d’autres membres du CVE, du DPV et du DPF, préparera chaque année un plan visant à assurer que les responsabilités du CVE sont déterminées et examinées. Ce plan sera présenté à la commissaire aux fins d’approbation.

Rapport annuel

Le président, en collaboration avec d’autres membres externes, préparera un rapport annuel et le présentera à la commissaire à la fin du mois de juin de chaque année. Le rapport comprendra les renseignements suivants :

  • un résumé des procès-verbaux des réunions et autres activités tenues par le CVE au cours de l’exercice;
  • toute préoccupation sur les cadres ou les processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance;
  • une évaluation de la capacité, de l’indépendance et du rendement de la fonction de vérification interne;
  • des recommandations concernant les points mentionnés précédemment;
  • les priorités du CVE pour la prochaine année.

Séparément, le président, en collaboration avec d’autres membres externes, fournira à la commissaire l’évaluation du rendement du dirigeant principal de la vérification et de la fonction de vérification du CVE.

ÉVALUATION DU CVE

Le CVE effectuera une auto-évaluation de son rendement chaque année et discutera de cette évaluation avec la commissaire.

SOUTIEN AU COMITÉ

Le DPV veillera à ce que le soutien administratif et opérationnel nécessaire soit apporté au CVE, notamment  :

  • la préparation en temps opportun de tous les avis et ordres du jour des réunions;
  • la coordination des présentations et la distribution de rapports et/ou d’autres documents connexes préparés à l’intention du Comité aux fins d’information ou d’examen;
  • la préparation et la diffusion en temps opportun des procès-verbaux des réunions;
  • toute autre tâche qui pourrait lui être confiée.

EXAMEN DU MANDAT DU CVE

Le mandat du CVE sera examiné tous les deux ans, ou plus tôt si des changements considérables sont apportés aux politiques du Conseil du Trésor, au mandat ou à la structure de gouvernance du Commissariat ou aux lois s’appliquant à celui-ci.

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